新型コロナウイルスの影響で、多くの企業が取り入れたテレワーク。中には「afterコロナもテレワークを続けるか」「オフィス出社に戻すか」と悩んでいる企業も少なくないでしょう。
そんな中、第三の選択肢として注目を浴びているのが、テレワークとオフィス出社を選択できる「ハイブリッド勤務」です。2つの働き方のいいとこ取りをすることで、様々なメリットを享受できます。
しかし、2つの働き方を混在させるのは決して容易ではありません。「テレワークの環境は整備したから大丈夫」と高を括っていては、思いもよらぬトラブルに悩まされてしまうしょう。
今回はハイブリッド勤務が注目されている背景に加え、メリットと注意点を紹介するので、afterコロナの働き方に悩んでいる企業は参考にしてください。
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ハイブリッド勤務とは
ハイブリッド勤務とは、オフィスに出社して働く「オフィスワーク」と場所を選ばず働ける「テレワーク」を柔軟に組み合わせた働き方のこと。
組み合わせ方にはいくつかパターンがあり、例えば毎日オフィスに出社する人もいれば、毎日テレワークの人がいるなど「人」によって選択できるパターン。他にも週に2日以上は出社して、残りはリモートワークができるなど「日」によって選択できるパターンなど。
いずれにしても、社員の事情や考え方によって働き方を選べるのがハイブリッド勤務の基本的な考え方です。
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ハイブリッド勤務が注目されている背景
なぜ、近年ハイブリッド勤務が注目されるようになったのでしょうか。その背景を見ていきましょう。
感染症対策
最も大きな要因は、新型コロナウイルスの感染拡大により、人との接触を避けなければいけなくなったこと。全ての業務をリモートで行える会社がある一方で、どうしてもオフィスに出社しなければできない業務を抱えている企業もあります。
そのような企業では、出社を最低限にして極力テレワークを推奨するなどの対策が行われています。結果的にハイブリッド勤務を取り入れたと言えるでしょう。
テレワークの欠点が露呈されてきた
次世代の働き方として大きな注目を浴びた「テレワーク」ですが、大きなメリットを感じている人がいる一方で、デメリットを感じている人もいます。例えば「ちょっとした相談がしづらくなった」「雑談が減ってチームの一体感が希薄になった」と感じている人もいるのではないでしょうか。
そのようなデメリットを解消するために、企業によっては定期的にオフィスワークする日を設けるなどの対策を立てています。定期的に顔を合わせて話すことで、テレワークの生産性も上がることでしょう。
クラウドサービスの発達
ハイブリッド勤務を実現するにはクラウドサービスの活用が欠かせません。コミュニケーションツールに始まり、勤怠管理ツールなど様々なツールが必要なものの、以前はそれらのツールが未発達なためにハイブリッド勤務を実現できませんでした。
しかし、近年の技術の発達により多様なツールが登場しています。それもまたハイブリッド勤務の機運が高まっている要因の一つと言えます。
働き方の多様化
少子高齢化により労働力不足が懸念される日本では、かつてのように「フルタイムの正社員」だけを雇用していては競争力を失います。多様な人材・働き方を受け入れなければ企業の成長は期待できないでしょう。
育児や介護で毎日出社するのが難しい方でも、働ける環境を作れないか。そのような想いでハイブリッド勤務を取り入れている企業もあります。働き方に柔軟性を持たせることで、より多くの方に活躍できる場を用意できるでしょう。
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低い生産性への危機感
デジタル化の波に乗り遅れ、世界での競争力を失った日本。少しでも生産性を高めるためにハイブリッド勤務を取り入れている企業もあります。「2025年の壁」と言われるように、早急に働き方を変えなければ、取り返しのつかない大損害を被るリスクを抱えているのです。
例えば新型コロナウイルスが感染拡大した際に「はんこのためだけに出社する」という話が話題になり、日本企業の生産性の低さを如実に表した現象として話題になりました。テレワークを選択できるという面で、ハイブリッド勤務は生産性向上の手段としても期待されているのです。
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ハイブリッド勤務のメリット
ハイブリッド勤務を取り入れることで、どのようなメリットを享受できるのか見ていきましょう。
多様な働き方に対応できる
テレワークを選択できることで、社員の様々な状況の変化にも対応できるようになります。例えば妊娠した女性は、テレワークに切り替えることで身体の負担を減らして働けますし、育児をしたい男性も週に何度かテレワークを組み込むことで仕事と育児を両立できます。
逆に家では仕事がしづらい方や、オンとオフが切り替えられなくて疲れが溜まりやすいという方もいます。そのような方に働きやすい環境を提供できるのも。ハイブリッド勤務のメリットと言えるでしょう。
優秀な人材を確保しやすくなる
多様な働き方に対応できるということは、働き方が問題で人材が離れることを防げるということ。例えば家庭の事情で引っ越さなければいけない方も、テレワークを選択できれば働き続けることができます。採用面においてもリモートワークが選べるなら地理的な制限を設ける必要がありません。
そして、優秀な人の中には完全テレワークな働き方に疑問を抱いている方もいるでしょう。ハイブリッド勤務ならテレワークが都合がいい方も、オフィスワークを大事にしている方にも採用の枠を拡げられます。
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生産性の向上
生産性を上げるためにテレワークに切り替えた企業もいるかもしれませんが、必ずしもテレワークがオフィスワークよりも生産性が高いとは限りません。例えば通信環境によっては、リモートでの会議がしづらいケースなどもあるでしょう。
大事なのは、仕事の内容によって働き方を選べること。一人でする仕事ならテレワークでも構いませんが、人と意見を交わすならオフィスで対面するなど、選択肢を用意することが生産性を大きく上げる秘訣です。
働きやすいオフィスを構築しやすくなる
ハイブリッド勤務を取り入れれば、全員が出社する日がほとんどなくなるため、全員分の席を用意する必要はありません。それぞれの席を用意しない代わりに「機能」に特化したオフィスを取り入れる企業が増えています。
例えば「一人で集中しやすいブース」や「顧客とリモートで打ち合わせるするためのブース」など、仕事に合わせてブースを変えられるような設計です。オフィスが変わることで、出社する人たちの生産性も上げられるでしょう。
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主体的に働きやすくなる
働き方を選択するということは、仕事に対して主体的に向き合うということです。その日の仕事によって働き方を選ぶため、どうすれば仕事を効率的に行えるか考える仕事が身につきやすくなります。
「今日は一人でやる作業ばかりだからテレワーク」「今日はMTGがあるから出社しよう」など、主体的に仕事に向き合うようになります。受動的に出勤していたころに比べて、積極的になる社員もいるかもしれません。
ハイブリッド勤務の注意点
様々なメリットのあるハイブリッド勤務ですが、導入するには様々な注意点があります。
テレワークを導入した企業は、勤怠管理やマネジメントの仕組みを大きく見直したことでしょう。しかし、ハイブリッド勤務はリモートワークよりもマネジメントが複雑になるので、改めて仕組みを見直さなければなりません。
リモートワークでは基本的に自宅で仕事をしていることが前提ですが、ハイブリッド勤務になると働き方の幅が大きく広がります。例えば「〇〇さんが出社すると思ったら、今日に限ってリモートだった」「○社との打ち合わせがリモートだと思ったら、訪問だった」というケースもありえます。
ツールや仕組みを見直して、誰がどこでどれくらい仕事をしているのか共有しやすい環境を整えましょう。
注意点① コミュニケーション・情報共有の仕組みを整える
いくらコミュニケーションツールを取り入れても、ルールが整っていなければ情報共有が漏れ、トラブルの種になりかねません。リアルな場で話したことをテレワークの人に伝え忘れたり、逆にチャットルームに何でも情報を載せることで大事な情報を見逃したり。
生産性を上げるにはツールを導入するだけでなく、どんな働き方をしている人でも瞬時に必要な情報にアクセスできる仕組みが欠かせません。働いていて不具合を感じたら、すぐにルールを見直せるようにしておきましょう。
注意点② 突発的な業務にも対応できる体制
会社によっては、オフィスでしか行えない業務が突発的に発生する場合もあります。もしもそのような業務が発生した場合、担当部署が全員テレワークだと即座に対応できません。
急なトラブル対応が発生するような部署は、働き方を選べるようにしながらも、最低限の人数は出社するようにするなど、シフトの仕組みを整えましょう。
注意点③ 評価制度の見直し
管理職からすると「テレワーク」は仕事ぶりが見えづらく、出社している人に比べて評価しづらい、もしくは評価が低くなる可能性があります。そのような状況になってしまうと、結局テレワークを選ぶ人がいなくなり、ハイブリッド勤務が形骸化してしまいます。
ハイブリッド勤務を効果的に導入するには、働き方に関わらず適切に成果を評価できる仕組みも必要です。メンバーそれぞれの仕事が、どのような成果に繋がっているか把握できるよう、ツールなどを使って可視化しましょう。
注意点④ メンバーに上下関係が生じないよう気をつける
ハイブリッド勤務をしていると、どうしても出社している人同士のコミュニケーションが、テレワークの人に比べて密になりがちです。近くにいる人のほうが仕事もお願いしやすいため、無意識のうちにテレワーク派の人たちと差別が生まれることも。
そのような状況が続くと「メインの仕事はオフィスワークの人に、テレワークの人はそのサポート」という雰囲気が出来上がってしまうリスクも生じてしまいます。働き方に関わらず、メンバー全員がフラットな立場で働けるよう意識しましょう。
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ハイブリッド勤務をスムーズに実現するために
ハイブリッド勤務には様々な注意点がありますが、スムーズに導入するためにも次の2点を特に意識してください。
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最初からルールを細かくしすぎない
ハイブリッド勤務はまだ日本でもあまり浸透していない働き方です。導入してからどんな問題が生じるか完全に予測するのは難しいでしょう。
ある程度、問題を予測して対策しておくのは大事ですが、あまりに最初からルールを細かくしすぎると柔軟性が失われるリスクもあります。最初は余裕を持ったルールを作り、運用しながら徐々にルールを決めていくことで、結果的に速く生産性を上げられるはずです。
働く人達にもルールが未完成であることを理解してもらうことで、不満を溜めずに改善策を提案してもらいやすくなるでしょう。
セキュリティ教育の徹底
ハイブリッド勤務を始めるにあたって最初から注意したいのはセキュリティ対策です。オフィス外で仕事をするということは、それだけ情報漏洩のリスクも高まるということ。
自宅や外で仕事をする際にどのようなリスクがあるのか、どうすればリスクを防げるのか導入前にしっかり教育しましょう。セキュリティ問題は自社の経営だけでなく、顧客の経営にも影響を与える可能性もあるため慎重に対策してください。
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