オフィスDXとは？必要なステップや推進する際のポイントを解説
今や国をあげて推進しているDX。その必要性を感じている企業は多いものの、具体的なアクションを起こせている企業はどれくらいいるでしょうか。中にはなんとなくツールを導入したことで、DXした気になっている企業もあるかもしれません。
今回はDXの中でも、特にオフィス内の業務や勤務のあり方を変革して生産性を上げる「オフィスDX」について、その必要性や最初の数ステップを紹介していきます。「DXはしたいけど何から始めたらいいかわからない」といった悩みを解消したい方は、ぜひご一読ください。
目次
DXに欠かせないデジタル化とは
まずはDXと混同されがちな「デジタル化」について説明します。DXを進めるにはデジタル化は欠かせませんが、デジタル化だけではDXは完結しません。ここでは、デジタル化を「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」に分けて紹介します。
デジタイゼーション
デジタイゼーションとは、特定のアナログ業務をデジタル化すること。たとえば手紙をメールやチャットツールに変えたり、紙の書類をデータベースで共有してペーパーレス化することが挙げられます。
部分的かつ最低限のデジタル化を行うだけなので「守りのデジタル化」とも言われています。ただし、バックオフィス業務などのルーティンワークをデジタル化するだけでも、大きな効率化が期待できます。
デジタライゼーション
デジタライゼーションとは、個別の業務・製造プロセスをデジタル化すること。デジタイゼーションが個別の「業務」をデジタル化するのに対し、デジタライゼーションは「プロセス全体」をデジタル化によって変革します。
たとえば「ビデオチャットを導入して営業をオンライン化する」はデジタイゼーションです。「商談」という業務はデジタル化されましたが、営業プロセスは商談だけではありません。
「オンライン営業の映像を保存、分析して営業戦略や社員教育に活かす」まで行うことは、営業プロセス全体をデジタル化によって変革しています。つまり、デジタイゼーションの次のステップがデジタライゼーションです。
DXとの違いとは
デジタイゼーションとデジタライゼーションを併せてデジタル化と定義されていますが、業務プロセスを変革しただけではDXとはいえません。DXが変革するのは「組織」や「ビジネスモデル」「顧客に提供される価値」です。
たとえば空調機メーカーのダイキン工業はDXによって、ビジネスモデルを変革した一例です。かつてはエアコンの「売り切り型」のビジネスをしていたダイキンですが、アフリカではデジタル化を通じて「サブスクリプションモデル」のビジネスを展開しています。低所得でエアコンの購入に手の届かなかった消費者が、ビジネスモデルの変革によってエアコンを利用できるようになったのです。ダイキン工業はDXにより新たな市場を獲得しました。
このように、デジタル化が既存の事業、組織のまま業務プロセスを変革するのに対し、DXでは事業そのもの、組織全体を変革していきます。
参照：協創イノベーションでアフリカに健康で快適な空気・空間を提供｜ダイキン工業株式会社
オフィスDXとは？
たとえば、ダイキン工業はデジタル化を通じて消費者に新たなサービスを提供し、新たな市場を生み出すことに成功した、市場におけるDXの事例です。他方、ワークプレイスであるオフィスにかかわる様々な手続きや存在のデジタル化を通じ、変革するDXが昨今増えています。こうした取り組みは「オフィスDX」と呼ばれています。
2023年現在、「オフィスDX」という言葉には単一の定義は存在しませんが、この記事では「オフィス内の業務をデジタル化し、効率化等の変化が生まれることによって企業の競争力を高めること」と定義します。
一例を挙げると、オンライン会議システムを導入して、業務進行に支障のないリモートワーク環境を整備するのはコミュニケーションのデジタル化です。オフィスDXは環境整備の先に、これまでにはなかった結果を生み出します。
一方、「オフィスにセンサーを設置してバーチャルオフィスとオフィスを連動させ、出社した人もリモートワークの人も同じ環境にいるように働ける」まで実現した状態はオフィスDXの一例です。このような状況であれば、予定していなかった相手との会話から、偶然着想を得て新製品を企画する、膠着状態の案件の突破口を見つけるといった出来事が起こります。デジタル化が勤務体験とアウトプットに変化をもたらしているといえるでしょう。
働く場所やコミュニケーションが変われば、自然と組織のあり方も変わります。単にコミュニケーションの手段を変えるだけでなく、組織そのものを変革して競争力に寄与するのがオフィスDXの本質です。
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なぜオフィスDXが必要なのか
日本でオフィスDXが必要な理由は、大きく分けて4つあります。
人材不足を補うため
少子高齢化が進む日本では労働人口も減少すると言われており、これまでのように労働力を確保することはできなくなります。アナログな業務のままでは、労働力の減少がそのまま企業の衰退に直結するのです。
一人ひとりの生産性を高めると同時に、AIなどの最新技術を応用し、より一層の生産性とこれまでになかった価値を創出するオフィスDXが人材不足の解決策となります。
働き方の多様化に対応するため
リモートワークの普及や非正規雇用の増加など、日本の働き方は多様化しています。働く場所や時間にかかわらず、組織としてのパフォーマンスを上げる方法が必要とされています。オフィスDXは柔軟な働き方を可能にするだけでなく、就業体験の変化をもたらし、組織としてのアウトプットを高めたり働く体験を豊かにできたりということが期待できます。
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2025年の崖を避けるため
2025年の崖とは、レガシーシステムを維持し続けることで2025年までに最大25億円もの経済損失が生まれるという課題のこと。レガシーシステムは作業の属人化やセキュリティリスクに繋がり、維持するだけでも大きな損失を発生させてしまうのです。
DXを通じたレガシーシステムの廃止は、こうした経済損失を回避することにつながります。こうした背景もあり、国も本腰を入れてDX推進に取り組んでいます。
新たな価値を生むため
人々の価値観や生活スタイルが非常に速いスピードで変わっています。これまでと同じような商品・サービスを提供し続けても事業の成長はありません。継続的に事業を成長させるには、新たな価値を創造し続ける必要があります。オフィスDXは、こうした非連続な成長や新たなアイデアをもたらす可能性を持っています。
オフィスDXの最初の6ステップ
オフィスDXを進めていくには、その第一歩としてデジタル化を実現しなければなりません。ここではデジタル化を成功させるための6ステップを紹介していきます。
ステップ①業務を棚卸しする
「デジタル化＝デジタルツールの導入」と考えている方もいますが、ツールの導入はデジタル化の手段であって目的ではありません。まずは現在の業務を棚卸しして、現状を分析しましょう。
現在のアナログ業務を分析することで、どれくらいのムダが発生しているのか可視化され、デジタル化を実現した場合のあるべき姿が見えてきます。
ステップ②非効率な業務を洗い出す
現状を洗い出したら、非効率な業務がないか洗い出してみましょう。非効率な業務をデジタル化によって解決できるのか、その場合はどのようなツールが有効なのか考えていきます。アナログな業務が必ずしも非効率とは限りませんし、逆にツールを使っていても非効率な場合も考えられます。アナログかデジタルかにこだわらず、非効率な業務に注目しましょう。
ステップ③課題に優先順位をつける
課題が複数見つかった場合、優先順位をつけながら進めていきましょう。一度に複数の課題に取り組んでも、全てが中途半端に終ってしまうかもしれません。場合によっては、一つのツールを使うだけで複数の課題が一気に解決してしまうこともあるため、近しい課題をグルーピングしてみて特に深刻な課題から取り組んでください。
ステップ④ツールを選ぶ
解決すべき課題を絞り込んだら、いよいよツールを選定していきます。ここで改めてオフィスDXの目的を再確認してください。たとえば業務効率化を目的としているのに、操作性が悪くて効率が落ちてしまっては本末転倒です。また、コスト削減が目的なのに、導入コストや運用コストが高くては意味がありません。
目的が明確になっていれば自ずと重要視するポイントがみえてくるため、スムーズにツールを選べるでしょう。
ステップ⑤セキュリティ対策を行う
ツールを導入する際は、必ずセキュリティ対策も忘れずに行いましょう。特に忘れてはならないのが人的リスクを最小限に抑えること。どんなにセキュリティを強化しても、利用者のセキュリティ意識が低ければ全てが台無しです。
セキュリティ研修を開催するなどして、情報漏えいのリスクやツールの取り扱いなどを徹底して伝えましょう。
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ステップ⑥効果測定しながら改善していく
オフィスDXはツールを導入して終わりではありません。導入してから期待していた効果が出たのか効果検証していきましょう。期待していた効果が出ないのであれば、使い方を変えたり、別のツールに切り替えるなどの対策が必要になります。
オフィスDXを進めるために有効なツール
オフィスDXを進めるために、どのようなツールが有効か紹介していきます。
情報共有・管理ツール
業務を円滑に進めるには、社内の情報共有や管理をスムーズにするツールを活用しましょう。タスク管理やスケジュール共有、チャット機能を搭載したBIツールや、社外からも必要なデータにアクセスできるオンラインストレージを導入することで、働く場所に関係なくスムーズに業務を進められます。
バックオフィスツール
バックオフィスの業務を効率化するツールを導入することで、社員のDXへの姿勢を前向きにしたり業務プロセスを簡略化できるなど組織の変革を起こすこともできます。採用業務を効率化する「採用管理ツール」や、会計業務を効率化する「会計ソフト」、紙の請求書なしに経費データを管理できる「経費精算システム」など多岐に渡ります。自社のバックオフィスに非効率な業務があれば導入しましょう。
コミュニケーションツール
コミュニケーションをリッチにすることで、組織の繋がりが強まり生産性の向上にも寄与します。チャットツールのほか、社内SNSや社内Wiki、バーチャルオフィスなど多種多様なコミュニケーション環境を用意しましょう。単にツールを導入するだけでなく、1on1やシャッフルランチなどコミュニケーションを促す取り組みも併せて行うことで効果を倍増できます。
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DXを進めるポイント
最後に、デジタル化を効果的に進めるためのポイントを紹介します。
スモールスタート
いきなり全社でDXを進めても、全員がすぐに対応できるわけではありません。従来の方法に慣れている方の中には、いくら組織の変革のためとは言え、強い抵抗を感じる方もいるでしょう。
そこでおすすめなのがスモールスタート。まずはDXに関連した部署でDXをはじめ、小さくてもいいので成功事例を作りましょう。その成功事例をもとに、他の部署に横展開できれば、全社で一斉にDXをはじめるよりもスムーズに進められるはずです若く順応力のあるチームから導入し様子を見ます。効果が出れば周りからも注目が集まり「自分たちも使いたい」というチームが現れはじめるでしょう。やる気になったチームから随時導入していくことで、無理なく全社に広げられます。
トップダウン
ツールを導入したり新しい制度を始めただけではDXは実現しません。新しい取り組みを成功させるには、会社トップのコミットが必要です。DXを経営の柱に置き、経営陣が中心となって強力に推進していきましょう。ツールを導入したら、まずは経営層やリーダーたちが率先して活用し、メンバーの手本になりましょう。デジタル化のメリットを体現することで、自然とメンバーにも広がっていくでしょう。
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メリットを伝える
DXが社内で広がらない大きな理由の一つが、DXの意義がわからないというもの。新しい業務フローでの仕事や、新しいツールを使いこなすのは担当者にも負担がかかるため、ただ上司から命令されてもモチベーションは高まりません。DXによるメリットを根気強く伝える必要があります。
投資の必要性を伝える
デジタル化を進めるには、ツールの導入や専門部署の創設などのコストが発生します。DXに乗り気ではない経営者にとっては「できるだけコストを抑えてほしい」と言われるかもしれません。
しかし、中途半端な投資でDXが実現しなければ意味がありません。なぜDXが必要なのか、実現のためにはどれくらいの予算が必要なのか、根拠を示して説明しましょう。
フローやマニュアルをつくる
新しいツールを導入しても、使い方がわからなければ使いこなせません。特に全社員が使うようなツールの場合、毎回担当者に質問がくるようではかえって効率が落ちてしまいます。新しくツールを使う人がすぐに使いこなせるようなマニュアルを作成しましょう。
常に社員の声を聞きながらマニュアルをブラッシュアップしていけば、よりスムーズにDXを進められるでしょう。
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ビジネスメタバースoviceは、オフィスDXを起こした結果何が得られたのかを紹介する資料の公開や、事例共有イベントの開催をしています。DXの先進事例を知ることができるので、変化の速い現代で市場競争力を高めたい、企業を成長させたいと考えている場合にはぜひ参考にしてみてください。
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