企業のセキュリティ基準をみたし、リモートワークの業務効率を最大化するには

リモートワークはすっかり社会に浸透し、勤務地の指定がなくフルリモートといった求人も珍しくなくなってきました。リモートワークを組み合わせた勤務スタイルは大手企業でも見られ、中には「原則リモート」の取り組みも見られます。

多くの企業がリモートに必要な業務環境を整えつつありますが、当然重要視されているのがセキュリティです。総務省もテレワークにおけるセキュリティ確保を呼びかけています。しかし、リスクを排除するための対策は、しばしば不便さにつながります。例えば、セキュリティを強化することでアクセスできるウェブサービスが限定的になってしまい、結果として使いにくさが生まれてしまうこともあるでしょう。

リモート環境での業務は、集中して作業できることによる業務の効率アップや、ワークライフバランスの向上によりモチベーションが向上するといったポジティブな効果が期待できます。業務効率改善の効果が最大限発揮されるよう、リモートワークを支えるツールが大切になってきます。

便利さと利用可能性を両立するツールが、リモートワークには必要

リモートワークにおいて、情報の共有は重要なタスクの一つです。情報共有にはオンラインツールを活用することがほとんどだと思いますが、当然ながらこうしたオンラインツールは、情報漏洩などのリスクを最大限排除したものであることが求められます。基準をクリアしないツールである場合、そもそも勤務環境からアクセスできないこともあり、情報共有という目的が機能しなくなってしまいます。

また、社外のメンバーを含む範囲で考えた場合、コミュニケーションツールに招待することが難しいということも珍しくありません。社内ルールによるものだったり、先方がアカウントの取得に積極的でなかったりという事態があり得ます。リテラシーによっては取り組んでもらえないといったケースも考えらるでしょう。

こういった事態に対応するためには、オンラインコミュニケーションツールが、社内外のメンバーが参加できるものであることや会員登録不要のツールであることが必要となります。

セキュリティチェックの厳しい企業にも認められるバーチャルオフィス“ovice”

バーチャルオフィス“ovice”はリモート勤務をスムーズに行うためのツールとして多くの企業に導入されています。ツールの選定を比較的慎重に行う大手企業でも数多くの利用実績があります。

選ばれている理由は、リモート環境でもコミュニケーションが取りやすくなるといった特長だけではありません。大手企業の基準をパスするセキュリティ面の仕様や安心感も大きな要因となっています。

例えば、

• データの送受信機能がついていない
• 会話のログが残らない
• ユーザーのホワイトリスト設定が可能
• スペースのパスワード設定が可能

といった特長があり、オンラインコミュニケーションにおける懸念事項をクリアする仕様となっています。

その結果、社内だけでなく取引先や顧客など、外部の人とのやり取りでも安心して使えると評判です。実際に導入いただいている企業の事例をご紹介します。

事例1. キヤノンマーケティングジャパン株式会社

キヤノングループのキヤノンマーケティングジャパンでは、同社の営業支援チームと営業チームのコミュニケーションの場としてバーチャルオフィスのoviceを利用しています。

セキュリティ要件を満たしつつ、リモートでの業務の生産性向上とコロナ禍における連携対応力低下の課題をクリアすること、その上で、対面できめ細やかな営業支援がリモートでもできる体制を作るために『ovice』を導入。ビデオ会議ツールの場合は、会議設定のリンクを共有し開催するため、早くても一分程度の時間を要していたそうですが、バーチャルオフィスを利用することでこうした手順も不要になりました。

oviceでは同じバーチャル空間にいる相手を見つけて近寄ればよいので、声がけやコミュニケーションを数秒でできるようになったそうです。あらかじめ部門ごとの座席ゾーンを明確にする運用で、相談や連携したい部門・相手をすぐ探し出せるような空間設計の工夫もしています。

キヤノンマーケティングジャパンでのovice活用の詳細はこちら➤“密でスピーディなコミュニケーション”が実現 バーチャルオフィス導入で事業推進力を高めるキヤノンマーケティングジャパン

事例2. 住友三井オートサービス株式会社

住友三井オートサービス株式会社の人事部は、oviceがウェブブラウザでのみ利用できる仕様が、同社で導入する決め手の一つとなったと話します。

oviceはブラウザを使用するため、オンライン上でソフトウェアをダウンロードする必要がありません。そのため、導入時のセキュリティチェックにかかる工数も抑えられたそうです。

また、oviceは日本のサービスということでサポート面でも安心できる点も判断材料として大きかったとのこと。

住友三井オートサービスでのovice活用の詳細はこちら➤人事部でのovice活用 オンライン時代の採用や研修をバーチャルオフィスでアップデート

事例3. 株式会社テプコシステムズ

株式会社テプコシステムズでは、2022年9月から全社でoviceを利用しています。きっかけはリモートワークに移行して直面したコミュニケーション不足です。

部下が今どんな仕事をしているのか、行き詰まっていないかなど、どういう状態にあるのか見えなくなったことから、ビデオ会議ツールも導入したものの、会議の時以外の通常業務については引き続きあまり様子がわからない状態が続いたそうです。

コミュニケーション不足の課題をどう解決するか、というテーマで毎週ディスカッションを重ね「仮想オフィス」が選択肢となりました。その中でもoviceを選んだ理由として、同社の情報システム部門にあたるICT推進室は以下2点を挙げます。

• 各種暗号化などの技術的な情報がoviceのウェブサイトで提供されていたので確認をしやすいこと
• ファイルアップロードなどはできない仕様だったため、自社で取り扱う情報の機密性が保たれると判断できたこと

担当者は「もしもoviceにファイル送受信の機能があったならスムーズに導入できなかったと思います」と語ります。

テプコシステムズでのovice活用の詳細はこちら➤テプコシステムズでのバーチャルオフィス全社導入。“新しい働き方”にoviceが役立つ理由

リモート環境に「万が一」がそもそも起こらないツールという選択肢

感染症の流行が収束を迎え、オフィス出社への回帰も見られます。一方で、業務のパフォーマンスや、求める人材を組織のメンバーに迎えるという観点からは、リモートワークは今後も取り入れるべき働き方として残り続けるでしょう。そして、リモートワークにおいて、リアル出社以上の成果や体験をもたらしてくれるのが、バーチャルオフィスをはじめとするテクノロジーを活用したオンラインツールです。

セキュリティリスクはネットワーク・使用するデバイスやソフトウェア・利用者などさまざまな所に潜んでいます。万が一問題が起きてしまったときに、重大な事故にならないようなツールを選ぶことが、まず何よりのリスクヘッジになるでしょう。

セキュリティ面や操作の簡易さから、oviceは社外メンバーとの交流・協業の場面にも活用が広がっています。リモート環境を整備したくともセキュリティの面で心配事があるという場合には、バーチャルオフィス“ovice”を検討してみてはいかがでしょうか。

oviceの特徴や機能について詳しく見る

---