oviceでニューノーマルな入社式を！運営のポイントや事例を紹介します
ニューノーマルが浸透してきた昨今でも、入社式などのイベントをどのように開催すればよいか悩んでいる方は多いはず。Candee社の調査によると、半数以上の大手企業が入社式の「オンライン配信」を検討しているそうです。また、タメニー社の調査では、2021年には約4割の企業がオンライン入社式を実施したことがわかっています。
＜参照＞
2023年卒業予定の新入社員の入社式、53.3%の大企業が「オンライン配信」を検討
2021年の入社式、約4割がオンラインを活用 2019年の8.1％から約5倍に拡大
安全面のメリットが大きいオンライン開催。しかし、オフラインと比べると単調になりやすいというデメリットも。入社に胸を躍らせている新入社員を迎え入れるのですから、工夫して盛り上げていきたいところです。
一味違うオンライン入社式にしたい。そんな方にオススメしたいのが、メタバース（仮想空間）の活用です。メタバースでは、アバターを操作しながら同じ空間にいる人たちと交流することができます。そのため、一人が複数人に発信してコミュニケーションが一方通行になりやすいオンライン会議ツールよりも、オフラインに近い体験を提供できるのです。
今回は、ビジネスメタバースoviceを活用し、思い出に残るオンライン入社式を開催するポイントをご紹介します。
目次
オンライン入社式のメリット・デメリット
コロナ禍で増えているオンライン入社式。そもそも、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。両方理解したうえで企画し、新入社員の思い出に残る体験を提供しましょう。
オンライン入社式のメリット
①感染リスクを抑えられる
オンライン入社式は、会場に集まることなく自宅から参加することができます。移動の必要もなく三密が避けられるので、感染リスクを最小限に抑えることができます。
新入社員はもちろん、そのご家族も安心した状態で入社式を迎えられるでしょう。
②運営コストが抑えられる
オフラインで入社式を開催する場合、会場利用費や移動交通費、ホテル滞在費など多くの費用がかかるものです。自宅から参加できるオンライン入社式であれば、こういった費用を抑えることにも繋がります。
注意が必要なのは、入社式の開催方法を急遽オフラインからオンラインに変更せざるを得なくなったときです。
すでに入社式会場を予約していた場合、キャンセル料が発生します。オンライン入社式を少しでも検討しているのであれば、リスクを抑えるためにも早めの判断が必要です。
オンライン入社式のデメリット
①通信環境を整える必要がある
通信環境が不安定な新入社員がいた場合、うまく入社式に参加できず孤立感を抱いてしまう可能性があります。
オンライン入社式の開催が決まったら、会社用パソコンの手配方法・通信環境の確認・パソコンのセットアップ方法などを検討し、新入社員が安心して参加できる状態を作りましょう。
②会社の雰囲気が十分に伝わらない・交流機会や一体感に欠ける
画面越しのコミュニケーションになるため、実際に顔を合わせるオフラインと比べると交流が生まれにくく、会社や社員の雰囲気も感じ取りにくくなります。視聴するだけの式は単調な印象を与えてしまうため、内容の工夫をすることが重要です。
こうしたデメリットを解消するためには、社員の紹介動画を流したり、式中に参加者のアクションを促す場面を入れたりすることがおすすめです。一体感を演出できます。式次第にメリハリをつけることはもちろん、活用するツールを理解することでテンポよく進行できます。oviceであれば、新入社員に主体的にリアクションをとってもらえるので一体感もより強まるでしょう。
【開催前】オンラインならではの準備を念入りに
入社式は、新入社員が「会社の一員」として参加する初めてのイベント。期待と不安が入り混じり、緊張感で溢れていることでしょう。そんな新入社員たちは、オンライン入社式に自宅から一人で参加することになります。そのため、直接顔を合わせられるオフライン以上に新入社員たちの心をほぐせるような準備と工夫が必要です。
主にoviceを活用した準備方法についても紹介しますが、どんなツールでも活用できる内容なので、ぜひ参考にしてみてください。
準備① 入社式の目的を明確にする
入社式を終えたとき、新入社員にどんな状態になってもらいたいのか。その目的を明確にすることで、式の内容が決まっていきます。
＜例＞
目的：会社の雰囲気を知ってほしい
→ 内容：先輩社員やオフィスの紹介パートを設ける
目的：会社の一員になった自覚を強く持ってほしい
→ 内容：デジタル版入社証書を授与し、全員が決意表明をする
入社式の目的を明確にすることは、運営メンバー全員が共通認識を持って取り組むことにもつながります。
準備② 運営メンバー同士の役割・手順の明確化
まずは運営リーダー、そして運営メンバーそれぞれの役割を明確にしましょう。必要な役割は、司会進行・タイムキーパー・トラブル対応担当・トラブル時のアナウンス担当・コメントや質問のピックアップ担当などが想定されます。
ここで注意したいのが、開催時の各自の動き。リーダーは全体の運営指揮をする必要があるため、当日のサポートには入らないようにします。
＜役割の例＞
運営リーダー：入社式の運営指揮者。進行やトラブルに関する最終的な意思決定を行う役割。
司会進行：式の内容に合わせ、スムーズに進行し場を回す役割。
タイムキーパー：式の進行時間を管理し、必要に応じてアラートを出す役割。
トラブル対応担当：参加者の個別のトラブルに対応する役割。
アナウンス担当：進行の変更やトラブル時に、参加者全員に向けてアナウンスする役割。
ピックアップ担当：話者がチャットで流れる質問やコメントに反応できるよう、ピックアップして伝える役割。
その他、以下についても運営メンバー同士で相談して決めておくとよいでしょう。
- 誰が運営メンバーなのかがひと目でわかるように、絵文字アイコンやアバター画像を揃える
- イベント当日、準備など、どの担当がどんな動きをするかをまとめた工程表
- トラブル時のアナウンス方法のパターン
- oviceに入れなくなった人に対しての連絡方法
準備③ 入社式用レイアウトの用意
式中のプログラムや入社式の目的にあわせて固定オブジェクト※を用意し、スペース内の動線や用途がわかるようにしておきましょう。
oviceの仕様上、入室時はスペースの左上にアバターが現れます。そのため、入り口や受付のスペースは左上に設けておくと自然な動線を作りやすくなります。
※oViceでは、oviceレイアウトのオーダーメイドも承っております。
※固定オブジェクトとはスペースに常設で看板などを設置することができる機能です。詳しくはovice ヘルプセンター オブジェクトとは をご参照ください
準備④ 通信環境整備は念入りに
入社式開催日までに、新入社員の自宅の通信環境やPCのセットアップ状況を確認しましょう。通信環境に懸念がある方のために、ポケットwifiを用意しておくと安心です。
また、事前に運営メンバー同士で当日の進行を想定したリハーサルも必須。起こり得るトラブルの対応フローを用意しておくとよいでしょう。運営人数に余裕があれば、入社式中のトラブル対応担当を決めておくと当日の運営がよりスムーズになります。
準備⑤ ovice基本操作のレクチャー
新入社員に対して、事前にoviceの基本操作方法を共有しておきましょう。マイクの設定、アバターの動き方などについてはoVice社がYouTube上で提供する「使い方ガイド」を共有するだけでOKです。
前日までに確認しておいてもらうことで、オンライン入社式に対する不安を和らげ、ovice上での交流に専念してもらうことができます。
まずは運営メンバーが基本操作をマスターできるようにしましょう！
【開催本番】双方向のコミュニケーションで一体感を醸成
入社式は、新入社員が「会社の一員」としての自覚を持つ最初のイベント。そのためには会社の雰囲気を感じ、その仲間になったと思えるような体験が必要です。
しかし、オンラインでは一方的な配信になりやすく、参加者の一体感が生まれにくいというデメリットがあります。そのため、参加者全員が双方向のコミュニケーションが取れるような工夫が必要です。
そこでカギとなるのが、新入社員が「リアクション」をしやすい環境を作ることです。次に、oviceを活用してリアクションを促すポイントを2点、紹介します。
ポイント① 必ずリアクションポイントを作る
式の進行の中でリアクションを取るポイントを明確にし、その方法と併せて新入社員に共有しておきましょう。そうすることで、新入社員がは「こういうタイミングでこの反応をすればいいのだな」と理解し、さらには「タイミングを逃すまい！」と前のめりに参加してくれるはずです。
式中、新入社員はどうしても聞き手としての時間が長くなってしまいます。特にオンラインの場合、オフラインと違って目線や頷き、どよめきや歓喜など参加者同士の反応を感じじる場面が少なく、一体感が得られにくくなります。そのため、オンラインで一体感を醸成するには、オフライン以上に「リアクション」が大切になってくるのです。
とはいえ、どんな場面でどのようにリアクションしたらいいのかわからない。浮いてしまいたくない。そんな不安もあることでしょう。こういった不安を取り除くためにも、リアクションポイントの設定は有効です。
例えばoviceには、ブラウザを開いている状態で文字を打ち込むと、音と一緒に絵文字が出てくるリアクション機能というものがあります。clap（拍手）やhand（挙手）など入社式中でも使えるリアクションが豊富です。
式の進行や内容に合わせて、「この場面でclapする」「挨拶中に問いかけをする（チャットで新入社員に回答してもらう）」などの機会を設定しておくことで、物理的に同じ空間にいるかのような感覚が得られます。
例えば…
- 決意表明後に必ずclapをする
- 社長の挨拶中に新入社員への問いかけを入れ、新入社員たちがチャットで回答する
ポイント② リアクションの練習をする
入社式が始まる前に、リアクションの練習をする時間を設けましょう。
まずは運営メンバーと新入社員だけの場で練習することをオススメします。はじめに、同期同士の気を使わない環境で、交流を楽しんでもらうことでリアクションに慣れてもらい、「反応しやすい環境」を作ることが大切です。
例えば…
- clapやloveなどのリアクション機能を使ってみる
- アイスブレイクとして、今日の朝ごはんをチャットに投稿してもらう
oviceを活用した入社式事例をご紹介！
続いて、oviceを活用して入社式を開催された実際の事例を2つご紹介します。
株式会社マツモトキヨシグループ
2021年4月1日に、oviceを活用したオンライン入社式を実施していただきました！入社式では役員からのお祝いメッセージや新入社員の宣誓、祝電の披露などを実施されました。
PRTIMES｜マツモトキヨシグループがオンライン入社式をバーチャル空間「ovice」で開催します
株式会社TimeTree
カレンダーシェアアプリを提供するTimeTree様には、Zoomでの挨拶後の歓迎会でoviceをご活用いただきました！
【応用編】入社式後の研修・懇親会にも活用可“ovice宴会”もオススメ
入社後の研修や懇親会にoviceを活用した事例もあります。入社式のあとも、活発な交流が実現するoviceを使って、メンバーの相互理解を促進できます。
- 株式会社オークン／社員研修：メガホンやリアクション機能などを駆使し、効率的に研修を運営しながら盛り上げられたそうです。
- 朝日インタラクティブ株式会社／社員懇親会：ovice宴会を利用したコンテンツで社員とコミュニケーション。
- 株式会社ユー・エス・イー／内定式・交流会：内定式から交流会までoviceをご利用いただきました。コンテンツの内容も参考になります！
＜参照＞
note｜「格付けチェック」で社内懇親会（Ozeki Michihiko）
note｜2021年度オンライン内定式、オンライン交流会レポート（USE オープン社内報 編集部）
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