Slack、Zoom、LINE…チャットコミュニケーションにおける暗黙のルールとは？

Written by YUI SASANO - November 14, 2021

オフィス勤務が通常だった頃にも暗黙のコミュニケーションルールがあった。

もし、この後にクライアントとのミーティングがあるとしたら、質問はできる限り簡潔にする。締切に追われ殺気を放ちながら作業している人がいたら、なるべく話しかけず、彼らの集中力を乱すような行為をしない。など、気配りというのだろうか、私たちには「空気を読む」という礼儀があった。

テレワーク推奨になった今、新卒社員に暗黙のルールを理解させることは難しい

Zoom等でのビデオ会議、SlackやChatworkなどでのIM (インスタントメッセンジャー)、Email、テキスト（LINE等の主にプライベートで使われるコミュニケーションアプリ・SNS）…世の中にはたくさんのコミュニケーションツールがあり、新卒社員はこれらをうまく使いこなしている印象だ。

しかし、個人がツールをうまく使いこなせているかどうかと、ツールを使ってチーム内でのコミュニケーションが円滑に行えているかは別問題である。

テレワーク推奨前に同じオフィスで働いていた者は、互いの性格を何となく知っている場合が多い。

しかし、現在はテレワークしか経験したことのない新卒社員も多く、阿吽の呼吸的な気遣いを彼らに求めることは、とても酷な話である。

筆者はフリーランスのため、契約している会社毎に使われているコミュニケーションツールをダウンロードしているが、大抵の企業が共通して使っているツールは Slack、Zoom、Emailだ。

Harvard Business Reviewの記事「Did You Get My Slack/Email/Text? （私のスラック/ メール/テキスト(LINE) 受け取りましたか？）」で紹介されているように、各ツールのルール・指標を明らかにしておくことは、チーム内でタスク管理・リマインドフォローをする上でも非常に重要である。

大体の返信時間等のルールが定められていれば、その後（返信を受け取った後）の自身のタスク管理の見通しも立てやすく、コミュニケーションミスも減らすことができるだろう。

以下、記事で紹介されている簡単な指標を紹介する。

使うとき	緊急事態、短くてシンプルな内容
返信時間	できるだけ早く
ポイント	・６人以下のチームで使うことをお勧めする（返信をなるべく早くするという観点から）・複雑且つ、ビジュアル的な説明が必要な時は避ける

使うとき	直接的に送りたい、重要な内容（契約書など）、履歴を残したい時
返信時間	24時間以内（他にあるタスクの優先度によって多少前後する）
ポイント	・緊急ではないが需要な内容・おしゃべりや雑談は避ける

使うとき	・社外の方を含んだコミュニケーションを取りたいとき・視覚的な情報が必要なとき、プロジェクト開始時などメンバー紹介をしたいとき
時間	事前にスケジュールを設定しておく必要がある
ポイント	・自身が話していない時は基本的にマイクをミュートにしておく・ミーティング主催者は参加者にビデオをONしてもらう必要があるかを知らせる・参加できない人のために会議をレコードしておく

便利さや気軽さから、Slack等のメッセージツールの使用頻度が最も高い場合が多いが、いかに慣れて使いこなすかが、チーム内のコミュニケーションを円滑にするかに役立つだろう。

コミュニケーションのズレによるミスは、これらのメッセージツールである程度防ぐことができる。また、チームワーク力を高める上で「報・連・相（ほうれんそう＝報告、連絡、相談）」をいかに小まめにSlackで行うかが新入社員の育成の鍵にもなりそうだ。