テレワーク導入のメリットを徹底解説！成功させるためのポイントも
働き方改革の推進やコロナの影響で、テレワークは急速に普及し、緊急事態宣言解除後も引き続きテレワークの継続やハイブリッドの導入を望む声が多いようです。WeWork Japanが希望の働き方を調査したところ、約4割の人が「オフィスと自宅の選択制」を希望すると回答し、8割を超える人が「場所や時間を自身で選択する方が仕事の生産性が上がる」と考えてます。
テレワークは、時間や場所に捉われない柔軟な働き方です。ICTの活用により、生産性や効率もアップしています。テレワークを導入する組織は、期待できる効果を仮定しゴール設定することで、導入後の社内浸透や運用がスムーズになるでしょう。
本記事では、企業や従業員にとってのテレワークのメリットと、効果的に進めるためのポイントについて解説します。
目次
テレワーク導入は、企業と従業員それぞれの立場でメリットがある
テレワークのメリットは、ライフステージに合わせた働き方の実現や通勤ストレスの軽減など従業員が得られるものから、人材確保や競争力強化など企業にとって望ましい効果までさまざまです。
まず、企業目線のメリットについて解説します。
- 生産性向上・デジタル化の促進
- 売上拡大や顧客満足度の向上
- 通勤費用やオフィスコストなどの固定費削減
- 多様な人材の採用力強化・離職防止
- リスク分散による事業継続性の確保
- ステークホルダーとの関係値向上
メリット①生産性向上・デジタル化の促進
通勤の負荷や職場での対人関係ストレスが軽減され、勤務状態の健全化が図れます。また、テレワークへの移行が業務プロセスを見直すきっかけとなり、無駄な作業や運用を見直し、業務を効率化できます。紙では困難であったリアルタイムな情報共有もデジタル化で実現でき、他組織や他拠点のメンバーとのスムーズな連携が可能です。
メリット②売上げ拡大や顧客満足度向上
訪問中心の営業から、Web会議や商談ツールによるオンライン営業にシフトすることで移動時間が大幅に削減できます。空いた時間をアポイント数増加や新規顧客開拓の戦略検討、既存顧客のサポート品質向上に費やせるため、売上げ拡大や解約率低下が見込めます。
メリット③通勤費用やオフィスコストなどの固定費削減
従業員の仕事場所を確保する必要が無くなり、光熱費や賃料のコストダウンが可能です。また、定期代や出張費など移動に伴う出費や印刷コストも圧縮されます。都心にオフィスを構える必要性の低下や面積縮小などを理由に、低賃料の郊外へ移転する事例もあります。
メリット④多様な人材の採用力強化・離職防止
出社が前提の働き方では就労が難しかった、遠方の居住者や障がいをもつ方、高齢者についても採用可能となり、高い意欲やスキルを持つ幅広い人材の活用が進みます。また、育児や介護に携わる人も、自宅での仕事や勤務時間の調整ができることで離職する必要が無くなります。ワークライフバランスを実践する企業は新卒採用でも選ばれやすい傾向にあります。
メリット⑤リスク分散による事業継続性の確保
ICT環境が整備され、場所に捉われず業務を遂行する働き方が定着すれば、自然災害やウィルス感染拡大などの非常事態時も業務継続が可能となり、サービス停止を回避できます。総務省の「通信利用動向調査」によると、テレワーク導入企業の7割が、非常時における事業継続に備えてテレワークを導入したと回答しています。
メリット⑥ステークホルダーとの関係値向上
テレワークの導入は、従業員の仕事と私生活のバランスを尊重し、労働環境の改善や人権保護に貢献するCSR活動として対外的に示すことにつながります。その結果、ステークホルダーとの関係向上が期待できるでしょう。
従業員におけるメリット
続いて、従業員目線で得られるメリットについて説明します。
- 勤務場所や時間の柔軟化でパフォーマンス向上
- 子育てや介護との両立が可能
- 仕事で住む場所が左右されない
- 通勤で発生する心身への負担軽減
メリット①勤務場所や時間の柔軟化でパフォーマンス向上
自宅やサテライトオフィス、コワーキングスペースなど、快適な場所や集中できる場所を選択できるため業務効率が上がります。また、通勤時間をスキル習得や副業など、ステップアップに費やせるようになり、仕事外で培った知識や経験を本業に生かすことも可能です。対人ストレスを受けにくくポジティブに仕事ができ、会社への貢献意欲が高まります。
メリット②子育てや介護との両立が可能
育児における急な看病や、介護における日中帯のケアなどと両立した働き方が実現できます。東京都の「多様な働き方に関する実態調査（テレワーク） 」によると、テレワーク経験者の半数が、育児や介護と両立できる点をメリットとして挙げており、今後の高齢化社会や女性活躍推進を見据えた有効な取組みと言えます。また、短時間勤務や分断勤務など、家庭とのバランスを保ちながら無理なく働けることも、ストレス軽減につながります。
＜参照＞東京都｜多様な働き方に関する実態調査（テレワーク）結果報告書
メリット③仕事に住む場所を左右されない
通勤の利便性を重視した住居選びから、住み心地や気候、実家との距離など、優先したい条件で住居を選べるようになります。配偶者の転勤があった場合も、退職や単身赴任を選ばず、帯同した上で転勤先から業務継続が可能です。
メリット④通勤で発生する心身への負担軽減
電車の遅延や通勤ラッシュ時の混雑によるストレスから解放され、外的要因で予定が狂うことは少なくなり、計画通りに仕事が進められます。
また、天候により移動に遅れが出ることも避けられるので、安定した業務進行が保てるでしょう。
仕事前後の通院や子どもの送迎といった予定があっても、移動に焦る必要がなくなります。
テレワークを成功させるためのポイント
テレワークでは従業員一人ひとりに目が届きにくくなるため、オフィスと同じ運用では生産性低下や仕事の成果が把握しづらいといった側面があります。事前に整理すべきことや、テレワークの効果を最大化するためのポイントを説明します。
ポイント①ツール導入
タスク進捗や従業員の状態を可視化するツールを利用すると、問題の有無を早期発見でき、生産性を高められます。また、希薄になりがちな従業員同士のコミュニケーションを活性化させるツールの導入も重要です。
勤怠管理
在席を目視確認できないため、勤怠管理やログ管理システムの活用で状態把握すると良いでしょう。勤怠管理システムは、業務開始や終了時間を正確に把握でき、残業の長時間化を抑制できます。また、ログ管理システムでは、パソコンの操作ログから業務内容が把握でき、タイムマネジメントや従業員の効率化への意識を高めることにもつながります。
タスク管理
従業員同士の会話やチーム内の会話、対面での定期的な会議でスムーズに行えていたタスク進捗の確認ですが、テレワークではツールで可視化すると便利です。エクセルを作成したり、チャットツールで共有する方法もありますが、プロジェクト管理ツールを利用すれば、タスクの関連性や優先順位が可視化でき、必要な人に漏れなく共有できます。
ナレッジ共有
テレワークは、業務で得た知識やノウハウが個人に閉じやすくなる傾向があるため、ナレッジを蓄積できるツールを利用すると、業務精度の向上や育成に効果的です。紙で保管していたマニュアルや書類をオンライン上に保存することで、情報が整理され、検索しやすくなります。ナレッジ共有は従業員の成長速度を左右するため、仕組み作りが大切です。
コミュニケーション
メールに替わるコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットがおすすめです。形式的なやり取りや一方通行の連絡ではなく、実際に会話するようにコミュニケーションを図れます。リアルタイム性が高いため意思決定の早期化につながり、フラットなやり取りでコミュニケーションが活性化されるでしょう。
Web会議ツールはお互いの顔を見ながら議論や資料共有ができ、場所問わず会議に参加できるため重宝します。また、仮想空間上にオフィスを構え、従業員同士のコミュニケーションを高めるバーチャルオフィスツールは、近い距離にいる感覚で気軽に会話でき、孤独感の解消やチームワーク形成に効果的です。
ポイント②マネジメント方法や評価基準の明確化
テレワークでは、上司は部下の様子を間近で見られないため、日々の進捗確認や成果の把握に工夫が必要です。例えば、業務開始時はその日に進めるタスクや成果物を報告し、修了時につまづいた点を共有するといったルールを策定するのも良い案です。チームで適切な業務配分になっているかや、生産性が落ちていないかなどを把握できるようになります。
評価については、業務態度などテレワーク環境下で見えづらいものを基準にせず、スキルや成果物を対象にすると明確化されます。月単位など定期的に達成度を把握する場として1on1を導入するのもおすすめです。お互いの信頼関係構築にもつながるでしょう。
ポイント③セキュリティ対策
オフィス外で仕事をするため、オフィス内よりもセキュリティリスクが高くなります。使用するパソコンのセキュリティ対策や、運用ルールの徹底が必要不可欠です。パソコンのパスワードロックやセキュリティソフトの適用、クラウド上へのデータ保存のほか、外部とのデータ授受に関するルールやアクセス権限の方針などを策定すると良いでしょう。情報セキュリティ研修などで、従業員のセキュリティに対する知識を定着させることも大切です。
テレワークのコミュニケーションを加速させるバーチャルオフィス「ovice」
テレワークには生産性向上や採用力強化、コスト削減などさまざまなメリットがあり、最大化することは企業の成長を加速させます。一方で、コミュニケーション不足や企業への帰属意識低下など懸念点もあります。
oviceは、離れた場所にいるメンバー同士のコミュニケーションを活性化させ、オフィスと同様の感覚で、会社や組織とのつながりを感じられるツールです。相手に声をかけやすい特徴から、入社して間もない社員でも馴染みやすかったり、上司部下間も気軽に会話できたりと、関係値を構築しやすいのもメリットです。
チャットや通話、Web会議、イベント開催など充実した機能でテレワークをサポートし、さらに、通信の暗号化やログイン制限で安心して利用できます。テレワークの導入を検討中の企業や、テレワークにおけるコミュニケーションに課題を感じる企業は、一度oviceを体験すると、リアルに近い距離感で働く感覚が味わえます。
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