業務効率化とは、無駄な作業や業務プロセスを排除する取り組みのことです。作業の見直しや改善、ITツールの導入、アウトソーシングなどを活用し、業務効率化を図ります。
この記事では、業務効率化の意味やメリット、企業が業務効率化を実現するアイデア、おすすめのツールや成功事例について紹介していきます。業務効率化にお悩みの際は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
業務効率化の意味とは何？
業務効率化とは、業務を洗い出して無駄を見つけて削減したり、ツールの活用で業務を自動化したりすること。業務効率化によって、生産性や収益力の向上につながります。
業務分析により関連する作業を棚卸して必要性を検討し、見直しが必要と判断された業務から、不要な業務を排除します。必要に応じてツールやアウトソーシングの活用を検討し、導入することで業務効率化を実現しやすくなるでしょう。
長年同じ業務を繰り返していると、「このやり方で問題ない」という固定観念が生まれてしまいます。そこで客観的に分析し、不要な業務を見つけることが大切です。
業務効率化が注目されている理由
業務効率化が注目されている理由として、コストの上昇や人手不足などが挙げられます。
現在、原油や原材料の高騰、円安などが原因で、企業活動においてコストが上昇し、利益が圧迫される傾向にあります。さらに人手不足で労働力が足りず、生産性の維持も難しくなっている状況です。
企業は対応策として、製品とサービスの値上げや経費削減に加えて、業務効率化に取り組むことで収益を改善する必要があります。
生産性向上との違い
業務効率化と似た概念に、生産性向上があります。
業務効率化は、プロセスの見直しなどを通して、業務にかける時間やコストを削減することです。対する生産性向上は、人や時間などの投入する資源を減らしつつ、成果を最大化することです。
効率化に取り組むことで、投入する資源（労働時間やコストなど）が減るため、業務効率化は生産性向上を実現する手段の一つといえます。
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業務効率化のメリット・必要な理由
業務効率化のメリットとして、主に次の3つが挙げられます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
コスト削減につながる
業務効率化はコスト削減につながります。作業の無駄がなくなることで残業時間も削減され、人件費の負担が軽減されるからです。
例えば業務効率化に取り組む一環としてペーパーレス化を推進すると、紙の保管場所や印紙代、コピー代や郵送代などのコスト削減にも効果的でしょう。
利益が増加する
業務効率化に取り組むことで、利益増加も期待できます。上述したコスト削減のほか、残業費などの人件費も圧縮できるからです。
他にも、チャットやオンラインストレージなどは情報のやり取りにかける「時間」を削減できます。結果、少ない時間で多くのアウトプットを得られます。
製造業の場合、少ない資源や少ない工程でより多くの生産が可能になるため、結果として利益増加に貢献できます。
働きやすい職場づくりに役立つ
業務効率化によって無駄な作業や残業時間が減ると、働きやすい職場づくりに役立ちます。
職場環境が改善されることで、社員のモチベーションも向上します。長く働けるようになることで、長期的なキャリアを築きやすくなるという好循環が生まれます。
業務効率化を図るための手法・アイデア
次に、業務効率化を図るためのアイデアを紹介します。
それぞれの内容を見てみましょう。
アウトソーシングを利用する
アウトソーシングは、最も一般的な業務効率化の方法の一つです。
経理や総務などの定型化しやすいバックオフィス業務をアウトソーシングで外部委託することで、社員をコア業務に配置できるようになります。
繁忙期のみ依頼し、業務効率化やコスト最適化を図ることも可能です。
ChatGPTなどのAIを活用する
ChatGPTなど生成AIの活用で仕事のスピードが上がり、業務効率化が促進されます。
ChatGPTはOpenAI社が提供するAIチャットツールで、メールの文章作成や資料作成などの時間短縮、効率化につながります。定型のプロンプト（質問）を用意しておくと、さらに効果的です。
ただし、常に正確な情報が生成されるわけではありません。業務で使用する際は、ルールを設けて研修を行うなどの対策が必要です。
無駄な会議を削減する
無駄な会議の削減も、業務効率化に有効です。
結論が出ないような会議を頻繁に開催していると、時間を浪費して業務効率の低下につながってしまいます。このような会議を思い切って削減、廃止していくことも大切です。
会議を開く際は、時間意識や目的意識を持つことで無駄な時間を排除できます。
業務フローを改善する
業務効率化を推進するには、定期的な業務フローの見直しも欠かせません。
業務フローのなかには無駄な手順や、陳腐化して今の状況にはそぐわないものが含まれていることも多々あります。
押印が必要で承認までの待ち時間が長い、部署間で用語が統一されていないなど、業務フローの課題を洗い出し、改善することが大切です。
マニュアルを作成して標準化を図る
仕事のマニュアルを作成して、業務の標準化や効率化を図りましょう。
マニュアル作成で業務標準化が実現すればミスが減り、属人化の防止にもつながります。さらに、引継ぎや新人教育にも活用が可能です。
ITツール・システムを導入する
自社の課題に応じたITツールやシステムを導入すると、業務効率化に役立ちます。
なお、導入の際には、社員のITリテラシーに合った使いやすいツールを選ぶことが大切です。具体的なツールやシステムの例は、次の章で詳しく解説します。
業務効率化に役立つおすすめのツール・システム
ここでは、業務効率化に役立つ5つのツールやシステムを紹介します。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、仮想空間に設けられたオフィススペースにアバターが出社することで、コミュニケーションを図るツールです。
バーチャルオフィスの活用で、リモートワークでもコミュニケーション環境が改善され、業務効率化につながります。
バーチャルオフィス「ovice」には、生産性の高いリモートワークを実現できるコミュニケーション強化機能が用意されています。アバターの距離に応じて同僚の音声会話がよりクリアに聞こえるなど、実際にオフィスにいるかのような体験を得られる点が特徴です。
リモートワークによって生じる孤独感を解消でき、コミュニケーションが活発化することで生産性向上も実現できるでしょう。
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クラウドストレージ
クラウドストレージは、クラウド上にデータを保存、管理、共有するためのサービスです。
ファイルやデータをクラウド上にアップロードすると、インターネット経由でどこからでもアクセスできる点が特徴です。セキュリティ対策が強化されたサービスを利用すれば、不正アクセスから自社データを保護できます。
クラウドストレージのサービス例として、DropboxやBox、Google Driveなどが挙げられます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、社内外のメンバーとやり取りができるコミュニケーションツールです。グループチャットや個別チャットで進捗状況を報告すれば、リアルタイムで情報を共有できるようになります。
ツールによってはタスクやプロジェクト管理機能もあり、業務が整理され効率化につながります。
顧客管理・営業支援ツール
顧客管理システム（CRM）や営業支援ツール（SFA）も業務効率化に有効です。
CRMシステムには、顧客情報の管理やマーケティングキャンペーンの実施機能など、様々な機能が含まれます。SFAは営業活動を効率化するためのシステムです。営業活動やタスク管理、営業成績の分析やレポート作成などが可能です。
CRMやSFAを活用すると、エクセルで顧客情報などを個別に管理する必要がなくなり、可視化や分析、情報の共有がしやすく、業務効率化につながります。
RPA
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上の作業をロボットが自動化する技術のことです。
ルーティン業務を自動化でき、ロボットによる作業でヒューマンエラーが減らせるため、業務効率化につながります。大量の業務を短期間でこなせる点もメリットです。
業務効率化の進め方【3ステップ】
ここでは、業務効率化の進め方を、次の3つのステップに分けて紹介していきます。
①現状の課題を把握する
まずは現状における課題を把握しましょう。
業務を棚卸して、無駄な作業や重複しているワークフローや、時間がかかりすぎている業務などを洗い出し、課題を抽出します。
②改善策を立てて実行する
自社の課題を特定できたら、改善策を立てて実行しましょう。以下の表に、課題と改善策の例をまとめました。
| 課題 | 改善策の例 |
| 承認までの待ち時間が長い | ワークフローシステムの導入で、紙の押印作業を省く |
| 業務が多くて整理できない | タスク管理ツールを使って仕事の優先順位を決める |
| 必要なデータが見つからない | クラウドストレージの導入で、必要なデータを検索しすぐにアクセスできる環境を整える |
| 作業ミスが発生する | RPAの導入で定型業務を自動化しミスを減らす |
| 顧客の引継ぎがうまくいかない | CRMやSFAに最新情報を記録し、正確な情報を引継ぐ |
③施策を改善する
施策を実施した後は、担当者に新たな課題が発生していないかを確認し、改善を繰り返しましょう。PDCAを回すことで、さらなる業務効率化が実現します。
業務効率化の成功事例
続いて、業務効率化が成功した企業事例を紹介します。
スピーディなコミュニケーションが実現｜キヤノンマーケティングジャパン株式会社
キヤノンマーケティングジャパン株式会社では、ビジネスメタバース「ovice」を導入し、全国の営業支援チームと営業チームのコミュニケーションを効率化しました。
ovice導入前には、リモートワーク時の生産性向上と、部署間の連携に課題がありました。従来使用していたツールでは課題解決に限界があると感じ、oviceを導入。
oviceに営業支援部門が常駐し、営業部の人員がいつでも相談できる体制を構築したところ、リモート環境でもスムーズに営業支援ができるようになったといいます。
同じ拠点内にいる感覚で話しかけられるようになり、密なコミュニケーションが実現しました。
参考：
“密でスピーディなコミュニケーション”が実現 バーチャルオフィス導入で事業推進力を高めるキヤノンマーケティングジャパン｜ovice活用事例
事務作業の脱エクセル化｜早稲田大学
早稲田大学では、学内で必要な情報を集約したWebデータベースを構築し、業務効率化に成功しています。
Webデータベースの導入前は、学内で使用する情報機器の問い合わせや対応状況について、複数のチームがExcelやAccessに記録していました。しかし過去情報をすぐに参照できず、対応に手間取る点が課題でした。
そこで、複数のチームが連携して情報を一元管理できるWebデータベースを構築したところ、リアルタイムで問い合わせ状況を把握できるようになったといいます。また集計や分析も容易になり、脱エクセル化が実現しました。
参考：共有データベースで問い合わせ対応を迅速化現場との共同作業がシステム開発のイメージを変える｜UnitBase
業務効率化の注意点と成功させるためのポイント
業務効率化を図ると様々なメリットがある一方で、次のような注意点もあります。
- 手間やコストがかかる場合がある
- 手段が目的にならないよう注意する
- 施策が中途半端にならないようにする
それぞれについて、成功させるポイントとともに紹介します。
手間やコストがかかる場合もある
業務効率化の施策によっては、手間やコストがかかる場合もあります。例えば、使いにくいITツールを導入すると慣れるまでに時間がかかり、教育コストがかさむ恐れがあります。
導入前に無料版を利用して使用感を確かめるなど、事前にチェックすることが大切です。また、小規模のチームのみで試しておけば、ノウハウを全体に共有しやすくなります。
手段が目的にならないよう注意する
業務効率化の手段が「目的」にならないよう注意しましょう。
例えば、CRMを導入した場合、CRMを活用することが目的になってしまうと、CRMで何を実現したいかがわからなくなってしまいます。
実現したいことを見失わないためにも、あらかじめゴールを設定し「どのような課題の解決に向けてCRMを活用するのか」を明確にすることが大切です。
施策が中途半端にならないようにする
施策が形骸化し、中途半端な結果に終わることのないよう意識しましょう。
アイデアや施策をすべて一度に実行しようとすると、中途半端に終わってしまうことがあります。目的や課題に応じて優先順位をつけ、取り組みやすい施策からスタートすると良いでしょう。
まとめ
コストの増加や人手不足が深刻化する現状では、企業は早急に業務効率化に取り組む必要があります。業務効率化が実現すると、コスト削減や利益増加、職場環境の改善にもつながります。
バーチャルオフィス「ovice」は、働く場所を問わず活発な交流を促すコミュニケーションツールです。まるで同じオフィス内で顔を合わせているような感覚で、気軽に話しかけられます。
Web会議ツールのように都度URLを発行する必要がないため、業務効率化や生産性向上にも寄与します。業務効率化に役立つツールを導入したい場合、oviceの活用をぜひご検討ください。
