テレワークでのコミュニケーションを促進させるバーチャルオフィスは、導入費用も安価でこれまでのようにチャットやビデオ会議も可能なため、すぐに活用できるのが魅力です。
今回はそんなバーチャルオフィスの導入までの流れについて詳しくご紹介します。
＼今なら仮想オフィス（バーチャルオフィス）の費用が削減可能！／
テレワークの導入/拡大費用を、最大75％削減！ 厚労省 人材確保等支援助成金の活用【2024年度最新情報も】
目次
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスは現在、主に2つの意味で用いられています。
1つ目の定義は「レンタルオフィス」を意味する言葉として使われており、WeWorkのようなサービスを指して用いられています。レンタルオフィスは、契約することで実際に提供されているオフィスを利用できるため、自分用のプライベートオフィスのほか、会社のオフィスとしても重宝されています。
バーチャルオフィスの2つ目の定義としては、インターネット上でリアルなオフィスのような体験ができる「仮想オフィス」があります。
仮想オフィスには例えば、「ovice」があります。oviceではオンライン上のスペースでアバターを動かしてオフィス内を自由に移動できます。操作が直感的であることや相手の状況が可視化されているため、チームでスムーズにやり取りすることができます。
oviceは2020年8月にサービスをリリースしてからこれまでに2,300社を超える利用実績があり、バーチャル空間に存在するオフィスとしては日本で最も利用されているサービスです。
oviceのような仮想オフィスでは、チャットや音声通話、Web会議など様々な方法でコミュニケーションが可能なため、複数のツールを用意する必要もありません。
関連記事
バーチャルオフィスとは？メリットや費用について徹底解説
バーチャルオフィスを導入する際の注意点
バーチャルオフィスは低コストで導入できるものの、既存の働き方からの移行にはある程度労力が必要です。そこで、バーチャルオフィスの導入に失敗しないために注意すべき点をいくつかご紹介します。
注意点①バーチャルオフィスを導入する目的を社内で共有しておく
バーチャルオフィスを導入する際は、目的を社内のメンバーと共有しておきましょう。すでにテレワークを進めていた場合、従業員はなぜ別のツールを利用することになったのか知りたがります。
バーチャルオフィスの導入目的や活用方法について共有することで、新たなツールについても受け入れてもらいやすくなります。
また、バーチャルオフィスはテレワーク用の共有スペースというだけではなく、バーチャル飲み会や説明会、各種イベントとしても活用することができます。どのようなシーンで活用可能か社内で話し合っておきましょう。
関連記事
地域横断でチーム編成 バーチャルオフィスならメンバーが「今、どの仕事をしているか」見える｜ovice活用事例
内定式や懇親会…広がる「ovice宴会」活用法！
注意点②バーチャルオフィスを利用する対象者を選んでおく
バーチャルオフィスを導入する際は、どの部署、どの従業員が利用するのか考えておきましょう。
例えば、企画部門や営業部門などコミュニケーションが重要な要素となる特定の部署、特定のメンバーだけを対象にすることもできます。
また、先に特定の部署だけ試験的にバーチャルオフィスを活用し、その後徐々にメンバーを追加しても良いでしょう。
oviceや他のバーチャルオフィスツールを導入する際は、利用する人数によって月々の費用が異なります。費用と実務の両方を考慮し、ベストな条件を考えましょう。
注意点③他部署との連携に支障がないように配慮する
バーチャルオフィスを利用する部署と利用しない部署が社内に混在している場合、部署間のコミュニケーションがかえって難しくなってしまう恐れがあります。
特に関連性の強い部署や、普段やり取りの多い部署同士は一緒に仕事ができる状態にしておくのがベストでしょう。
関連記事
“テキスト”よりも“会話”で業務を効率化する秘訣【イベントレポート】
注意点④従業員を過剰に管理しないように配慮する
テレワークでは従業員の顔が見えず、コミュニケーションが難しいことが課題でした。バーチャルオフィスを利用すれば従業員の動向が見えやすくなり、管理するコストを減らすことができます。
一方で、従業員は常に監視されているとストレスを感じてしまいます。あまり過剰な監視をせず、従業員同士の議論や雑談が自然に発生する環境をつくる必要があります。
関連記事
テレワークで生産性はどう変わる？生産性を上げる方法も併せて紹介
リーダー必見！ハイブリッドワークにおける6つの心得
注意点⑤導入効果の検証方法について決めておく
バーチャルオフィスを導入することで、企業は次のような効果を期待できます。
- 業務に関する生産性の向上
- 従業員同士のコミュニケーション量の増加
- テレワークにおけるストレスの減少（孤独感等）
生産性の向上はバーチャルオフィスを導入してからの成果物などで検証することが可能です。
コミュニケーション量の増加やストレスの減少については、従業員へのヒアリングやバーチャルオフィス上での日々の仕事ぶりなどからある程度変化を確認できるでしょう。
また、従業員のストレスについてはストレスチェックなどで量的に確認することも可能です。
いずれにせよ、バーチャルオフィスは導入後も効果を随時検証していく必要があるでしょう。効果をうまく検証できれば、検証結果をもとにバーチャルオフィスの活用方法を改善することができます。
関連記事
テプコシステムズでのバーチャルオフィス全社導入。“新しい働き方”にoviceが役立つ理由｜ovice
バーチャルオフィス「ovice」を導入するまでの流れ
バーチャルオフィスは通常のオフィスやレンタルオフィスを契約するよりもコストパフォーマンスに優れています。しかし、ある程度の費用はかかるため、導入までにできるだけデモ版を試してみることをおすすめします。
oviceの場合、導入までの流れは以下の通りです。
ステップ①2週間の無料トライアルに申し込む
oviceでは2週間の無料トライアルを提供しています。
◆2週間の無料トライアル：申込フォーム
また、oVice株式会社の公開デモスペース（バーチャルオフィス）にアクセスし、実際の空間や機能を体験いただけます。
◆ご体験のためのバーチャルオフィス：公開デモスペース入口
バーチャルオフィスではアバターの移動や音声通話、ビデオ会議などさまざまな機能を利用できます。無料トライアル期間中には、使い勝手についてぜひしっかりと確認してください。
ステップ②ovice社員と面談（利用人数による）
バーチャルオフィスのお試し利用中にはメールでのサポートが配信されます。また面談の予約を入れていただければ、バーチャルオフィスの活用方法の相談や契約の案内についての話をスタッフから聞くこともできます。（※面談のご予約には人数に制限がございます）
導入にあたっては、社内で活用方法やバーチャルオフィス上でのルールなどを決めておくと既存の働き方からスムーズに移行することができます。
ステップ③バーチャルオフィスの契約
実際に契約する際は、人数やスペースのサイズによって料金が変わってきます。oviceの料金プラン一覧から実際の価格を確認できます。
少人数の利用であれば、1スペース税込み6,650円/月あたり* で使うことができるため、「まずは特定の部署だけでやってみたい」という企業様でも低コストで運用できます。（*年間契約の税抜金額を月換算した場合の金額。企業・団体の規模により料金プランが異なります）
テレワークでのコミュニケーションに課題をお持ちの場合、ぜひ無料トライアルから試してみてください。
