テレワーク環境を整えるには、通信機器や備品、ツール導入などの費用が発生します。これらの費用を考慮しなければ、テレワークに移行してから思わぬ出費を強いられてしまうことになるため、あらかじめ発生する費用をチェックしておきたいところです。
そこで今回は、テレワークで新たに発生する費用と削減できる費用について解説します。あわせて、テレワークに最適なバーチャルオフィスの費用と活用方法についてもあわせてご紹介します。
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目次
テレワークで発生する費用
テレワークで発生する費用には、通信機器や通信回線、備品のほか、導入するビジネスツールの利用料などがあります。
通信機器に関する費用
通信機器としてはパソコンやスマホ、タブレット、携帯電話などが考えられます。テレワークでは自宅等で作業することになるため、使いやすいパソコンや、すぐに連絡が取れるよう携帯電話などを揃える必要があります。
テレワークでは従業員が所有するパソコンで作業する場合と、会社が業務用に購入したパソコンで作業する場合があります。当然、従業員のパソコンであれば費用はかかりませんが、OSやスペックの違いによりやり取りにコストが発生するリスクも考慮しなければなりません。
また、従業員のパソコンを使ってオフィスのパソコンを遠隔操作することも可能ですが、その場合遠隔操作をするために認証キーを購入する必要があります。
通信回線に関する費用
テレワークでは常時通信回線を使用するため、通信環境の整備は必要不可欠です。
個人負担の会社もありますが、環境整備のために一部費用を手当として負担する会社もあります。
日頃IT機器をあまり使わない従業員がいる場合、Wi-Fiルーターの貸し出しや回線の新規設置工事など、比較的時間やお金がかかることもあります。
個人の負担を抑えるため、「仕事に必要な部分だけ負担する」という方法が現実的でしょう。
備品や消耗品に関する費用
日頃オフィスで使っていた備品や消耗品の一部は、テレワークにおいても必要なケースがあります。
例えば、決められた書類や文房具、封筒などは会社が負担しなければならない費用です。
とは言え、わざわざ会社が各従業員の家庭に備品や消耗品を送るのは非効率です。従業員が支払いを立て替えて、後から清算する方が現実的でしょう。
テレワーク時の備品や消耗品の立て替えは、あらかじめ社内でルールを整備しておくと良いでしょう。
ビジネスツールに関する費用
テレワークでは、コミュニケーションツールやタスク管理ツール、勤怠管理ツールなどを導入し、働きやすい環境を整えることが必要不可欠です。
コミュニケーションツールとしてはSlackやChatworkに代表されるチャットツール、Zoomなどに代表されるWeb会議ツールなどがあげられます。これらのツールは日々高頻度で使用するため、不慣れな従業員へのレクチャーなども必要です。
タスク管理ツールとしては、Trelloやnotionのようなツールが考えられます。これらのツールはタスクやスケジュールを管理でき、他のツールと連携することでさまざまな業務を自動化できます。タスクをチームで共有できるため、情報の集約先としても便利です。
勤怠管理ツールは、テレワークでも正確に勤怠を把握できるツールを選びましょう。
テレワークで削減できる企業の費用
テレワークは上手に導入するとさまざまな費用を削減できるため、効率的な企業運営が可能です。ここでは特に交通費、採用に関する費用、オフィス賃料、光熱費について見ていきましょう。
交通費
テレワークになり在宅勤務になると、当然これまでかかっていた通勤手当などの会社の費用を削減できます。
完全なテレワークだけでなく、特定の部署へのテレワークの適用や、出勤日数を減らすなどの取り組みでも多くの費用を削減できます。
採用や育成に関する費用
テレワークを導入することで、採用や育成にかかる費用も抑制できる可能性があります。
テレワークにより在宅勤務が可能になると、従業員はより自分のライフスタイルに合わせた働き方が可能になります。子育てや介護などを抱える従業員が自宅で働けるようにすることで、離職してしまうリスクを抑えることができます。
株式会社リクルートが公表している「就職白書」によると、雇用形態別1人あたりの採用コストの平均額は、新卒採用で53万円、中途採用で62万円、アルバイト採用で5万円かかっていることがわかります。
離職を防ぐことで、これらの余計なコストを削減し、従業員に長く働いてもらうことができるでしょう。
オフィス賃料
ビルディンググループが公表している2021年7月度調査レポート「全国6大都市圏オフィスビル市況調査」によると、東京全体のオフィス賃料推定成約金額は22,920円（坪単価）となっています。
オフィス賃料は地域によって大きく相場が異なりますが、東京、大阪、名古屋、横浜などの大都市圏では高額になる傾向にあるため、広いオフィススペースを用意すればそれだけ毎月の固定費が発生します。
テレワークによりオフィススペースの縮小や安価な地域への移転などができれば、固定費を大幅に削減することができるでしょう。
光熱費
リアルなオフィススペースのでは日々電気代やガス代、水道代などの光熱費が発生しています。特に多くの従業員が過ごすスペースでは光熱費が高額になるケースがあります。
また、光熱費は夏場に特に高額になることが多く、従業員が長い間オフィス内で過ごせばそれだけ夏場の電気代が跳ね上がってしまいます。
テレワークに移行すれば、オフィスで過ごす人数や時間を減らすことができるため、その分だけ光熱費が削減できます。
バーチャルオフィスは費用削減にも役立つ
バーチャルオフィス（仮想オフィス）は、導入コストを抑えながらチームのコミュニケーションを円滑にするツールです。バーチャルオフィスを上手に活用することで、テレワークでもチームワークを保ちながら効率的に仕事ができます。
「ovice」は、これまでに多くの企業に導入されている人気のバーチャルオフィスです。oviceを使うことでチームのコミュニケーションや部下へのフォロワーなどさまざまな課題を解決することが可能です。
oviceを実際に利用する際は、人数やスペースのサイズによって料金が変わってきます。
少人数の利用であれば、税込み5,500円で使うことができるため、「まずは特定の部署だけでやってみたい」という企業様でも低コストで運用できます。
都心部など特にオフィス賃料が高い場所に拠点を構える企業様は、これを機にオフィスの縮小など、固定費の削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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