オンライン商談とは？メリット・デメリットと準備の流れを紹介

新型コロナウイルスの影響で近い距離で話すことが憚られるようになった今、多くの企業で注目を集めている「オンライン商談」。単純にウイルスの感染を防げるだけでなく、ビジネス上でも様々なメリットがある一方で、課題を感じている企業も少なくありません。

今回はオンライン商談について、メリットや注意点、スムーズに行うためのヒントを紹介します。

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オンライン商談とは

オンライン商談とは、オンラインツールを活用して直接顧客と対面することなく商談を行う営業手法のこと。コロナ禍で企業の営業活動が制限されている中、取り入れる企業が急速に増えています。

オンライン商談は従来の対面営業のノウハウがそのまま通用するとは限らないため、新しくノウハウを確立するのに四苦八苦している企業も少なくありません。一方で、ノウハウを確立できた企業の中には、業績を大きく伸ばしている企業も存在します。

オンライン商談のメリット

オンライン商談をすることでどんなメリットがあるのか見ていきましょう。

感染症のリスクがない

オンライン商談が普及した最大の要因とも言えるメリットが、感染症のリスクを抑えられること。ウイルスがまん延している中、対面営業をするのは感染リスクを高めるだけでなく、相手への気遣いがないと企業の印象も損ねてしまいます。

営業先と対面する必要のないオンライン商談は、コロナ禍で必須の営業手法となりました。

移動時間がなくなる

コロナ禍以前から、オンライン商談の大きなメリットとして挙げられていたのが移動時間の削減です。ツールを立ち上げるだけで商談が始められるオンライン商談は、移動がないため交通費と時間を大きく節約できます。

また、先方の住所を調べて駅からのルートを調べる必要もなければ、5分前に営業先のビルに着いて時間を潰す必要もありません。移動時間だけでなく、それに付随する時間も節約できるため、仕事の生産性を上げられるでしょう。

商談数を増やせる

移動時間を減らせるということは、それだけ一日の商談数を増やせるということ。従来の対面営業では、営業先を同じエリアにまとめ、うまいこと時間を調整できても、1日に5～6件商談するのが限界でした。

しかし、オンライン営業なら営業先の住所を気にすることも必要なく、営業と営業の間の移動も計算する必要がないため、1日に10件以上の商談をすることも可能です。

また、対面営業では商談に1時間とるのが一般的でしたが、モニターの前で行うオンライン商談は集中力が続かないという理由で30分に収めることも一般的になっています。商談時間が短くなったことも、商談数を増やす大きな要因となりました。

天候に左右されない

従来の対面営業では、商談が天候に左右されることもありました。例えば天候が悪ければ電車が停まるかもしれませんし、車が渋滞する可能性も高くなります。

その点、オンライン営業では天気を気にする必要もありません。移動のことを気にする必要もなければ、資料やPCが雨で濡れる心配もいらないので、商談に集中できるでしょう。

資料を見せやすい

営業で資料を見せながら商談を進める方も多いと思いますが、対面に座っていると自分の位置から資料の向きは反対になります。その点、オンライン商談用のツールでは自分も正しい向きで資料が見られるので、商談に集中しやすくなります

また、自分の画面にだけ資料の次のページを表示させられたり、自分に見える資料にだけ重要なポイントを表示させたりもできるのです。資料をうまく活用できることで、より効率的に商談を進められるでしょう。

商圏を広げられる

対面営業では、営業できる範囲は限られます。新幹線に乗って営業に向かうこともできますが、そう気軽にはできませんし、移動時間も長くなります。その点、オンライン商談はどこでも同じように商談ができるため、世界中どこにでも営業をかけられるのです。

ものを扱う場合は、最終的に訪問しなければいけないかもしれませんが、オンラインで内容を詰めてから最後だけ訪問することもできるので、無駄な遠征も減らせるでしょう。

どこでも商談ができる

オンライン商談なら自分がどこにいても商談が可能です。例えば地方に住みながら、東京の会社の商品やサービスを営業することもできますし、逆に東京にいながら地方の会社で働くことも可能です。

また、リモートワークが難しいとされていた営業職も、オンライン商談なら自宅にいながら働けます。単に効率性が上がるだけでなく、働き方や生き方の選択肢が広げられるでしょう。

商談に同席してもらいやすくなる

営業の際に上長や開発部の人に同席してもらうというシーンは決して珍しくありません。しかし、対面営業では同席してもらう人にも移動してもらったり、1時間の営業全てに同席してもらわなければいけなくなります。

一方でオンライン商談なら、重要な部分だけ同席してもらうことができるため、同席する人の負担も軽くてすみます。これまで同席の負担が大きくて、他の部との連携が難しかった会社もオンライン商談なら気軽に連携できるでしょう。

商談の様子を共有できる

オンライン商談なら、その様子を録画して共有することも可能です。商談の様子を見ながら、営業部全体で対策を練ることもできますし、営業の改善点も見つかりやすくなります。

また、商談の記録にもなるので、お客さんがどんなニーズを抱えているのか後から見返すこともできるでしょう。

教育がしやすい

録画機能を使えば、部下の教育も効率的に行なえます。マネージャーは部下の商談の様子を倍速で聞くなどすれば、効率的にフィードバックできるでしょう。

また、従来は属人化しやすかった営業手法もそのまま見せることが可能です。例えばトップセールスの商談を新人に見せれば、それだけ戦力化するまでの時間も短縮できます。

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オンライン商談の注意点

多くのメリットがあるオンライン商談ですが、準備を怠ると思わぬ事態にもなりかねません。注意点についても見ていきましょう。

安定した通信環境が必要

オンライン商談は当然ながらオンライン環境が必要です。特に顔を見ながら話す場合は、通信の負荷も高く、通信環境が貧弱だと映像が途切れ途切れになってしまうことも。自社の通信環境は大丈夫でも、先方の通信環境が弱ければ、それだけで商談はしづらくなってしまいます。

営業先の通信環境は相手任せになってしまいますが、少なくとも自社の通信環境は盤石な状態にしておきましょう。また、中には通話は電話回線を使い、資料の共有だけオンラインで行うツールもあるので、通信に心配のある方はそのようなツールもおすすめです。

情報の扱いに注意が必要

資料の共有がしやすくなったオンライン商談ですが、一方で情報漏洩のリスクも高まりました。例えば営業資料を共有するつもりが、間違えて社外秘のデータを共有してしまえば大問題です。

また、オフィスでオンライン商談をする場合は背景にも気をつけなければいけません。背景の壁に大事な情報が載っていたり、別の社員が後ろを通った際に情報が見えてしまうことも。心配な方は背景をぼかしたり壁紙を設定して見えないようにしましょう。

商品を手に取ってもらえない

サービスではなくものを扱っている企業にとっては、手にとってもらえないオンライン商談は相性が悪いかもしれません。ものの特性を分かってもらえるように、映像などを用意しておくといいでしょう。

もしくはオンライン商談で「あとは手にとって確認するだけ」という状態まで商談を詰めて、最後だけ訪問するのも効率的な方法です。

静かで背景に人が映らない場所が必要

商談中に後ろに人が映っていると、それだけで集中力が途切れてしまい、会話が耳に入ってきません。ただし、営業マンが多い会社では、みんながオンライン商談をして人がいない環境を探すのが難しいかもしれません。

そのような会社が最近よく取り入れているのが、商談用の個室です。防音設計になっているため、隣の部屋で商談をしていても邪魔にはなりません。本格的にオンライン商談を取り入れるなら、環境づくりも検討しましょう。

商談相手と信頼関係を築くのが難しい

対面営業では、空間を共有しているというだけでも、少しは信頼関係の構築に役に立っていました。しかし、オンライン商談では距離が離れていますし、集中力も持続しづらいので長々とアイスブレイクをしている余裕もありません。

これまでゆっくり信頼関係を構築していく営業スタイルだった方にとっては、苦戦を強いられるかもしれません。これまでの営業ノウハウを活かしながらも、オンライン商談での営業スタイルも確立していきましょう。

得られる情報に限りがある

営業先のオフィスや個人宅を訪問すると、それだけでもたくさんの情報が得られます。例えばオフィスなら、どれくらいの人がどんな服装で働いているのかわかりますし、オフィスの様子がアイスブレイクに使えることもあります。個人宅なら玄関を見ただけでも、生活の様子がわかるもの。

オンライン商談ではそれらの情報が得られないため、別の方法で情報を補わなければいけなくなります。

オンライン商談の準備の流れ

オンライン商談を取り入れるにはどうすればいいのか、その流れを見ていきましょう。

安定した通信環境

どんなツールを使うにしても、安定した通信環境は欠かせません。社内に通信環境がない会社はもちろんのこと、既に社内に通信環境がある会社でも、通信速度などに問題がないか見直してみましょう。

ツールの選定

通信環境の整備と同時に、ツールの選定も行いましょう。既に社内でオンライン会議ツールを利用している会社は、まずはそれで代用してみてもいいかもしれません。問題なく商談できるならそのまま使い続けられますし、不都合があるならそれを解決できるツールを選びます。

今は様々な機能を搭載した商談ツールがあるため、自社の営業スタイルや組織の大きさに適したツールを選んでください。

インサイドセールスやマーケティング活用によるリードの獲得

ツールを導入したからといって、すぐにオンライン商談を始められるわけではありません。オンライン商談をするには、営業先となるリードを獲得する必要があります。テレアポやマーケティングで商品やサービスに興味のある方を集め、URLなどを共有して初めてオンライン商談が可能になります。

その際にポイントになるのが、マーケティング部と営業部の連携です。どんなマーケティング方針をしているのか、どんなスクリプトで営業をしているのか共有することで、より効率的なオンライン商談が可能になるでしょう。

トークスクリプトと営業資料の整理

オンライン商談を始めるにあたって、改めてトークスクリプトや営業資料を見直してみましょう。例えば、対面営業では前置きが長かった場合は、オンライン商談ではできるだけ早く本題に入ります。モニターの前では集中力があまりもたないため、短い時間で商談を進める必要があるからです。

また、営業資料に関しても見直しが必要です。対面営業では直接商品を見せていた会社も、オンライン営業では映像などを駆使しなければいけません。対面営業とオンライン営業では全く別の営業手法だと思って、ゼロから営業ノウハウを確立していきましょう。　

チームでオンライン商談をするならoviceがおすすめ

今や多様なオンライン商談ツールが存在しますが、チームで営業したい方にはバーチャルオフィスツールのoviceがおすすめです。oviceならURLさえ共有しておけば、普段メンバーが出社しているオフィスに入ってきてもらえます。

ovice上には会議室があるため、商談の様子を他の人に聞かれる心配もありませんし、会議室に鍵をかけることもできます。商談の流れによっては上長や他部署の人を気軽に呼んでくることもできるため、チームで商談しやすいのが特徴です。

もちろん、普段のオフィスとしても活用できるので、テレワークやハイブリッドワークを取り入れている会社はぜひ検討してみてください。

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