社内のオンラインイベントを盛り上げるには。準備の流れやコツを紹介
新型コロナウイルスの蔓延でリモートワークが主流になった今、多くの企業が取り入れ始めた「オンラインイベント」。しかし、思ったように盛り上がらず、2回目が開催されないケースも珍しくありません。
社内のコミュニケーションを活性化するために、どうにかオンラインイベントを続けたいと頭を抱えている方も少なくないでしょう。実はツールの選び方やコツを掴めば盛り上がるイベントは作れるもの。
今回はオンラインイベントを成功させるために、どのような準備が必要なのか、どんなコンテンツが有効なのかを紹介します。
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社内オンラインイベントのメリット
まずは社内でオンラインイベントを開催するメリットについて見ていきましょう。
コミュニケーションを活性化できる
まずはなんと言っても社内コミュニケーションの活性化。リモートワークでは、オフィスのように気軽に話しかけづらい上に、ミーティングなど仕事の用事がなければ話しかけるのも気がひけます。その上、仕事の話だけではなかなか距離が縮まらず、新しく入った方といつまでも敬語が抜けないことも。
イベントを開催すれば、自由にプライベートの話もできるので普段は知らないメンバーの顔も見られるでしょう。共通の趣味などがあれば話も盛り上がりますし、一気に距離が縮まります。メンバーのことをよく知れば、日々の業務でもコミュニケーションがしやすくなり、パフォーマンスも高まるはずです。
ただし、全員が同じ場所で話すようなオンライン会議ツールを使っていると、一人ずつしか話せません。話したい人がいても、場の空気を読んで結局話せずに終わってしまうこともよくあります。イベントでコミュニケーションを活発化したいなら、話したい人と自由に話せるツールを利用しましょう。
オフラインに比べて予算を抑えられる
予算を抑えられるのも見逃せないメリットです。リアルでイベントを開催するとなれば会場代から食事代など、多額の費用がかかります。オフィスで開けば会場代は抑えられるものの、コロナ禍でオフィスは縮小した企業も少なくありません。社員全員が集まれるスペースがオフィスにない企業もあるはずです。
オンラインなら会場代がかかりませんし、仕事でも利用しているツールを利用すればツール代も実質無料。浮いた会場代は食事に充ててもよし、ゲームの景品代に充ててもよし。オンラインよりも参加者の満足度を高められるでしょう。
場所を問わず参加できる
場所に制限されないのもオンラインイベントのいいところ。メンバーが全員近くに住んでいる会社であればいいですが、最近はリモートで遠く離れた場所で働いているケースも少なくありません。また、支社があるような会社の場合、全社で集まるのは至難の業です。
オンラインイベントなら、普段は参加が難しい方も気軽に参加できますし、出張や旅行中に顔を出すなんてことも。全国から参加するのであれば「今どこにいるんですか」なんて話題でも盛り上がれます。
服装や帰宅時間などを気にせず参加しやすい
オンラインイベントなら、カメラをオフにしておけば見た目を気にする必要もありません。服装はもちろん、女性の場合はメイクをする必要もないため、イベント参加のハードルがぐっと下がります。見た目を気にせずに話せると、会話もよりラフに楽しめるでしょう。
また、移動時間なども気にする必要もないため、家事や育児などがある方も参加しやすいです。リアルイベントには家の事情でなかなか参加できなかった方も楽しめますし、時には子供が画面に映って盛り上がることも。場を自由に開放しておけるツールを使えば、幹事が終わりの時間を気にする必要もありません。
社内オンラインイベントのデメリット
たくさんのメリットがあるオンラインイベントですが、いくつかデメリットもあるので気をつけましょう。
リアルに比べてコミュニケーションしにくい
コミュニケーションを活性化するためのオンラインイベントですが、どうしてもリアルのイベントに比べればコミュニケーションはしづらいです。会話の間も取りづらければ、音声以外の情報を読み取りづらい。ネット環境が悪ければ、通信が切断されたり、音声が入らないことも。
また、先ほども言ったようにオンライン会議ツールなど、全員が同じ画面に映されるようなツールの場合、一人が話すと他の全員は聞き手にならなければいけません。それでは話せる人が限られますし、話す方も全員に向かって話すのは気が引けます。中にはオンライン会議ツールでイベントを開いたものの、一回で終わってしまった企業も少なくありません。
オフラインに比べて盛り上げるのが難しい
コミュニケーションがしづらいということは、盛り上げるのも難しいということ。リアルイベントなら自由に話相手を選べるのでいいですが、オンラインイベントでは特定の人たちだけで盛り上がってしまうことも珍しくありません。
また、リアルイベントはみんなで同じ空間を共有するので、それだけでもイベントに参加した感覚を味わえます。オンラインイベントでは空間を共有できない分、盛り上げるための仕込みを用意しましょう。
参加率が悪くなることも
人によってはまだまだオンラインイベントに抵抗を持っている方も少なくありません。「どんなものかわからない」と一歩目を踏み出せない方もいれば「一回参加したけど面白くなかった」と思っている方も。
そのため、リアルイベントではみんな集まっていたのに、オンラインイベントでは参加率が悪くなるケースもあります。幹事をする方は、事前に面白いイベントになるとアピールする力も求められるでしょう。新しいツールを使うことで、目新しさから参加をする方もいるのでおすすめです。
食事の手配が面倒
イベントをするなら、全員で同じ食事を共有したいという企業も少なくありません。しかし、参加者全員の家に食事を届けるのは至難の業。参加者全員から住所を確認しなければならない上、それぞれの支払いにした場合、料金の徴収も面倒です。
スムーズに食事を手配したい場合は、ケータリングサービス付きのバーチャルオフィスを活用しましょう。ovice宴会なら、フォームに住所を入力してもらうだけで食事を手配できますし、支払いも簡単に行なえます。
社内オンラインイベントの活用事例
どのようなシーンで社内のオンラインイベントが開催されているのか、活用事例を見ていきましょう。
社内のオンライン飲み会
期末やクオーター末で行われる全社会や部署での懇親会を、オンラインで行うケースが増えています。しかし、気をつけなければならないのは、全社会と懇親会を同じように考えてはいけないこと。
全社会などでは経営陣から全社に対してメッセージを発信するため、オンライン会議ツールなどでも問題ありません。しかし、そのまま同じツールで懇親会に移っても、一部の人しか盛り上がれません。最近では、全社会と懇親会で別のツールを使っている企業が増えています。
新人の歓迎会
新しく入社した際の歓迎会もオンラインで行うのが主流になりました。新入社員にとっても、懇親会でチームのメンバーを知ることはオンボーディングに欠かせません。チームに早く馴染んでもらうためにも、入社からあまり時間をおかずに企画しましょう。
入社前の内定者懇親会
内定者に向けてオンラインで懇親会を開くのも非常に重要です。最近では選考もすべてオンラインで行っている企業も多く、一度もオフィスに訪れないまま内定を得るのも当たり前。そのまま入社しても、なかなか組織に対する帰属意識が持てません。
懇親会を開くことで、同期のメンバーや先輩たちとコミュニケーションでき、初めて「この会社で働くんだ」という意識を持ってもらえるでしょう。懇親会では社員がPCを持ちながら実際にオフィスを歩いて紹介する「オンライン見学会」などのコンテンツも人気です。
社内オンラインイベント開催までの流れ
どのようにオンラインイベントを開催すればいいのか、その流れを見ていきましょう。
イベント企画
まずはどんなイベントを、どんな目的で開くのか決めましょう。同じ懇親会であっても、以前から知っているメンバー同士で交流してもらうのか、これまで関わったことのない部署同士で交流してもらうかで準備も変わります。
既知のメンバー同士であれば勝手に盛り上がってくれますが、初対面同士であれば一緒に楽しめるゲームなども用意した方がいいでしょう。どんなコンテンツを、どんな時間配分にするかイベントの全体像を決めていきます。
また、ツール選びも重要です。自由に話したい人と話せるようにオンライン会議ツールではなく、バーチャルオフィスツールを選んだ方が妥当です。oviceなら、コミュニケーションはもちろん、ゲームなどを楽しむのにも向いているのでみんなで盛り上がれるでしょう。
当日に向けての準備
イベントの全体像を決めたら、当日に向けて準備を進めています。社内にイベントを告知したり、参加者を募ったり。もしもチームでゲームなどをするなら、メンバーの割り振りも重要な仕事です。知らないメンバー同士でチームを組むなら、スムーズに自己紹介できるよう、事前に自己紹介シートを作って入力してもらうのもいいでしょう。
コンテンツを企画するのであれば、その用意も必要ですし、食事の手配も必要であれば進めましょう。宴会サービス「ovice宴会」なら様々なゲームも用意していますし「格付けチェックテスト」など食事も一つのコンテンツとして楽しめるはずです。
当日の運営
当日の運営について、誰がどんな役割を担うのかも決めておきます。特に新しいツールを使う場合は、操作方法を相談できる係も決めておきましょう。また、オンラインイベントでは通信トラブルがつきもの。いざという時に慌てないよう、トラブル時の対応も決めておきましょう。
イベントの振り返り
定期的にオンラインイベントを開催していくなら、ぜひイベントの振り返りも行いましょう。参加者に満足度をアンケートし、何が面白かったのか、何か不満はなかったのか声を集めます。不満を残したままイベントを続けていっても参加者が減っていくので、満足度を高められるよう対策していきましょう。
社内オンラインイベントを盛り上げるコツ
どうすれば社内のオンラインイベントを盛り上げられるのか、いくつかポイントを紹介していきます
食事を用意する
オンラインイベントは空間を共有できないため、せめて食事を共有することで参加者たちの一体感を作り出せます。同じものを食べるだけでも、一緒にイベントに参加している実感を得られるからです。
また、食事自体が一つの話のネタになります。「これ美味しいね。なんだろう」という会話をするだけでも盛り上がれるもの。欲を言えば食事にゲーム性があるとなおよいでしょう。例えばovice宴会では、某テレビ番組でも人気の「格付けチェックテスト」を用意しているので、一層盛り上がれるはずです。
自己紹介の時間を設ける
事前に自己紹介シートを埋めてもらうと、イベント中の自己紹介が盛り上がります。いきなり「自己紹介をお願いします」と言われても話しづらいですが、事前に準備しておけば情報もリッチになりますし、考えて話す負担も減らせます。
みんなで楽しめるゲームを用意する
参加者全員で楽しめるゲームとして「クイズ」がおすすめ。特に会社に関する話題をクイズに盛り込むと、一層盛り上がります。チームに分かれて相談しあうと、仲も深まります。oviceを使えば簡単にチームに分けられますし、相談もしやすいです。
また、賞品を用意しておくとさらに白熱するでしょう。ただし、不正がないように解答の仕方は工夫する必要があります。oviceではクイズ用の背景も用意しており、アバターを移動するだけで解答できるようになっています。
社内見学を実施する
オンラインによる選考で、オフィスを訪れたことのない学生にとっては、社内見学会も人気です。人事の方がPCを持ってオフィスを周り、レポーターさながらに施設などを案内しましょう。オフィスを見ることで、内定者たちの仕事に対する意識を高められますし、帰属意識も高められるはずです。
顔出しを強制しない
意外に重要なのが顔出しを強制しないこと。顔出しを強制すると、PCの前から離れづらく思ったように楽しめない人もいます。顔が映らないことで話しやすくなる人もいますし、女性の場合は化粧をしなくてもいいので心理的なハードルも下がります。oviceなら顔を出さずともアバターで楽しめるでしょう。
イベントが終わっても場を開放しておく
久しぶりに会ったメンバー同士、積もる話はたくさんあります。1～2時間のイベントでは話し足りない人もいるでしょう。そういう方のために場を開放してられるのもオンラインイベントのいいところ。リアルのイベントで言う2次会ということです。
ただし、オンライン会議ツールによっては幹事が残っていないといけないものもあり、大きな負担になります。oviceなら、幹事が残る必要もなく、残りたい人が無制限で残って話していられるので幹事の負担になりません。実はイベント終了後の方が盛り上がることもあるのでおすすめです。
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