社外向けオンラインイベント成功ノウハウ。幹事なら知っておきたい5つのコツ

社外へのPR活動として有効な「イベント開催」。最近では新型コロナウイルスの影響により、オンラインでの開催が一般的です。しかし、オンラインの特性をうまく活用して事業の成長に繋げている企業がいる一方で、うまく盛り上げられずに苦戦している企業も少なくありません。

今回はイベントをオンラインで開催するメリットから、イベントを成功させるためのノウハウまでまとめて紹介します。

＼オンラインイベントの会場に、バーチャル空間はいかがですか？／

　

社外オンラインイベントの種類

まずはどんなイベントがオンラインで開催されているのか見ていきましょう。

株主総会

株式会社における最高の意思決定機関とも言われる株主総会も、最近はオンラインで開催されるのが一般的になりました。これまで物理的な制限で参加できなかった株主が参加できるようになっただけでなく、オンラインに対応することでIT化、DXを進めているアピールにもなります。

感染状況にもよりますが、オンラインのみで開催する形式のほか、リアルでも出席できる「ハイブリッド型」の株主総会をする企業も見られます。

PRイベント

新しい商品や会社の重要な発表を行う「PRイベント」も今はオンライン開催が一般的。PRイベントには多くのメディアの方が集まるため、コロナ禍以前は企業ブランドを上げるために、広く格式のある会場を押さえなければいけませんでした。

しかし、オンラインで開催することにより、立派な会場を押さえる必要もなく、低コストで開催できるように。最近ではメディア関係者やインフルエンサーだけでなく、一般の方も参加できる形式も増えており、より消費者との距離を近づけるチャンスにもなっています。

ファンミーティング

ユーザーとの親睦を深めるファンミーティングをオンラインで開催する企業も増えています。全国から紹介できるため、より多くのファンと交流できます。

ただし、ファンミーティングはファン同士での交流が重要です。オンライン会議ツールでは、ファン同士での交流が難しいため、好きな相手と自由に話せるツールを選ぶのがいいでしょう。

oviceなら、好きな相手と自由に話せるため、より充実した時間を過ごしてもらえます。

オンラインセミナー（ウェビナー）

マーケティングの観点でも重宝されるオンラインセミナー。リアルでのセミナーに比べて人数を計算して会場を選ぶ必要もありませんし、リアルタイムでの質疑応答も簡単にできます。映像をアーカイブしておけば、当日参加できなかった人も気軽にセミナーを視聴出来る上、それを積み重ねればセミナー開催の労力を省けます。

ファンミーティング同様、オンラインセミナーも参加者同士の交流があると満足度も高まります。oviceなら、グループセッションなども気軽に行えるため、一方通行のセミナーからも卒業できるでしょう。

▼バーチャルオフィス“ovice”を活用したイベント事例
1500名が来場！3日間のtoBイベント会場にメタバースoviceを選んだ理由　ーシマンテック サイバーセキュリティ オンラインカンファレンス

オンラインでイベントを開催するメリット

既にオンラインイベントのメリットをいくつか紹介してきましたが、改めてどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

場所を問わず参加できるため、集客しやすい

リアルイベントの場合、物理的な距離が参加のハードルになる時もあります。特に全国にユーザーがいるような企業では、地方のユーザーと繋がれないのは大きな損失です。

オンライン開催なら、距離に関係なく参加してもらえるため、これまで交流できなかったユーザーとも気軽に交流できるでしょう。

映像をアーカイブしておけば、参加できなかった人も視聴できる

オンラインで開催した映像を録画しておけば、イベントに参加できなかった人も後から視聴できます。物理的な制限だけでなく、時間的な制限からも開放されるのです。

リアルイベントを撮影して配信することもできますが、リアルイベントはあくまでリアルイベント。映像にすると投影資料が見にくかったりなどの不都合も少なくありません。オンラインイベントなら、録画しても同じように聞けるのでより効果的でしょう。

登壇者も地理的な制約を受けない

物理的な制約から開放されるのは参加者だけではありません。もしもイベントに登壇してもらいたい方が地方や海外にいる場合でも、オンラインなら問題なく登壇してもらえます。ただし、海外在住の方に登壇してもらう時は時差も考慮しましょう。

特に新型コロナウイルスの影響で、地方に移住した方も多いため、今後は地方に住む方に登壇してもらう機会も増えていくかもしれません。オンラインならそのような状況でも問題なくイベントを続けられます。

参加人数に合わせた会場を押さえる必要がない

イベントを開く際に意外に悩むのが会場選び。参加人数に合わせたサイズ、参加目的に合わせた格式の会場を押さえる必要があるため、イベントが大規模になるほど会場費もかさみます。

オンラインなら参加人数を気にする必要もありませんし、普段利用しているツールなら追加で料金がかかることもありません。

参加者の声を得やすい

オンラインでは参加者の声を集めやすいのもメリットの一つ。イベント終わりのアンケートはもちろん、イベント中もコメントをもらえます。リアルイベントでもアプリを使って質問を集めることはできますが、人によってはリアルとデジタルを行き来することでイベントに集中できなくなることも。

オンラインイベントなら、イベントに没頭しながらコメントや質問を投げかけられるので、リアルタイムで反応を集められます。

オンラインイベントの企画におけるポイント

オンラインイベントを開催するにあたってどのような準備が必要なのか見ていきましょう。

イベントの目的・ゴールを決める

まずはイベントの目的とゴールを決めましょう。「多くの人に新しいサービスを体験してもらう」「ファンと交流する」などの目標を決めたら、何をもってそれを実現できたのか数値目標も決めます。

新しいサービスに触れてもらうなら、何人サービスに触れてもらうのか。ファンと交流するのが目的なら、何をもって交流できたとみなすのか。目標が曖昧だと、イベントを続けていく上で適切な改善ができません。もちろん数値で表すことがすべてではありませんが、定性的な目標と定量的な目標、どちらも大事にしましょう。

参加者のターゲットを決める

目的を決めたら、どんな人にイベントに参加してもらいたいのかターゲットを決めましょう。ユーザーとの交流会なら長くサービスを使ってくれている人なのか、最近サービスを使い始めた人なのか。セミナーを開くなら、どんな課題を抱えている人なのか。

ターゲットを決めることで、イベントの内容も自ずと決まってきます。できるだけ具体的に、できれば実在する人を例にあげてターゲットを決めるといいでしょう。ターゲットは必ずしも一つに絞る必要はないので、いくつかパターンを作ってみてもいいかもしれません。

配信方法を決める

イベントの概要が決まったら、イベントに使うツールを決めましょう。ツールによって機能は大きく異なるので、目的に合わせたツールを選びます。一方的なコミュニケーションで良ければオンライン会議ツールや動画配信サービスでもいいですが、ユーザーとの交流が目的なら別の選択肢を考えましょう。

例えばoviceなら、セミナーなどのあとに参加者同士の懇親会などもスムーズに行えます。自由に相手を決めて話せるので、リアルイベントのような情報交換も可能です。双方向なコミュニケーションを求めるイベントではぜひ検討してみたください。

コンテンツを決める

配信方法が決まったら、次に考えるのはイベント内容。どうすれば参加者が満足するか考えましょう。株主総会やPRイベントでは、リアルイベントのときと内容はさほど変わりませんが、セミナーやファンミーティングではオンラインならではの楽しみ方もあります。

一方的に話を聞くだけでなく、インタラクションなコミュニケーションができると参加した実感を得られるでしょう。またイベント後も関係性を築けるような仕組みがあると、次回以降のイベントに参加してもらえるはずです。

集客方法を決める

イベント開催において最も重要なのが集客。どんなに素晴らしいイベントも参加してもらえなければ意味がありません。人々に認知してもらえるよう、どのツールを使って告知するのか、どのようにイベントの魅力を伝えるか考えましょう。

また、申込時に集める情報も重要です。名前やメールアドレスはもちろんですが、任意でSNSアカウントなども入力してもらうと、イベント後のコミュニケーションにも活かせるでしょう。ただ情報を集めればいいわけではなく、全体的な設計をした上で、必要な情報を集めると有効です。

イベント開催後のアクションを決める

イベントは開催したら終わりではありません。単なる情報共有であればいいですが、マーケティング施策の一環として行うのであれば、イベント後のアクションこそ重要です。

例えば参加者に特典つきのメールを送ったり、アンケートの返答によって営業をかけたり。イベントから日が経ってしまうと参加者の熱も下がってしまうので、遅くともイベント翌日にはアクションを起こせるよう事前に準備しておきましょう。

オンラインイベント開催時の注意点

オンラインイベントを開催する上で、特に注意すべき点を見ていきましょう。

配信環境を整え、事前テストを必ず行う

まずは配信環境を整えること。本当に安心してイベントを行えるかシステムをチェックしましょう。ただし、イベントにトラブルはつきもの。万全の準備をしながらも、トラブルが起きたときのリカバリープランもしっかり用意してください。

また、事前に必ずテストも行いましょう。参加者がスムーズに参加できるのか、操作は問題なく行えるかチェック項目を作って行って下さい。

リマインドを忘れない

オンラインイベントは参加のハードルが低い一方で、参加への意欲も低く忘れられる可能性が高いので要注意。気楽に参加できるからこそ、気付いたらイベントが終わっていたということも。そのような事態を避けるためにも、リマインドを忘れないようにしましょう。

オンラインイベントを成功させるコツ

オンラインイベントを盛り上げるために、どのような工夫ができるか見ていきましょう。

開催日前から盛り上げる工夫をする

リマインドメールを送る際に、期待値を上げるためのコンテンツを配信すると、前向きにイベントに参加してもらいやすくなります。例えば登壇者の経歴や、イベント内容に付随した内容など、イベントに参加するのが楽しみになるようなコンテンツを考えましょう。

待機画面を工夫する

待機画面は意外に重要なアイテムです。早めにログインした方や、休憩中の待機画面は一工夫するだけでイベントを大いに持ち上げてくれます。

単にタイトルのロゴを載せるだけでなく、イベントの世界観をデザインしたり、動画を流すなどすれば、イベントへの期待値も高まりますし集中力が切れるのを防げるでしょう。

出演者の背景を統一する

細かい工夫ですが、出演者の背景を統一するのもイベント感を醸し出す要因。登壇者が社内の人間だけであれば容易ですが、社外の方が登壇する場合も背景を用意できるとなおよいでしょう。

参加者に質問を投げかける

イベント中でも、コメント機能やSNSを使って参加者からの質問に対応すると、よりイベントの満足度が上がります。より参加者が求める内容に微調整できますし、本当に参加者が求めていることがなにか分かるので、それ以降のイベント企画の参考にもなるでしょう。

スライドに文字を詰め込みすぎない

オンラインイベントでやりがちなのが、多くの情報を伝えようとスライドに文字を詰め込みすぎてしまうこと。文字が多いと読むのに集中するあまり、話を聞くことに集中できません。スライドを作る時は内容のアウトラインや、補足するための図などにとどめましょう

イベント終了後の満足感を上げる工夫をする

イベントはその内容だけでなく、終了後の対応によっても満足度は変わります。例えば参加者限定の特典をつけたり、次のイベントを知らせるメールが届くことで、会社のファンを増やせるでしょう。

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