テレワーク導入に必要な手順と費用とは？補助金・助成金も紹介！

コロナ禍でテレワークを導入する企業が増加しましたが、ある調査によると約9割の人が今後も「継続したい」と回答しています。実際にテレワークで働いた結果、通勤や移動にかかる時間を削減できたり、集中できる環境で業務が効率化されたりといったメリットを感じる人が多いようです。一方で、中小企業では、導入のための設備や制度準備に稼働が割けない、もしくは現場でのマネジメントや評価をどうすればいいかわからないなどの理由により、導入が進みづらい傾向が見られます。

テレワーク導入は感染予防だけでなく、BCP対策など事業継続の面でも重要な取組みです。本記事では、導入に必要な手順と費用、企業をサポートする助成金や補助金情報について紹介します。

テレワークとは

テレワークの定義や導入メリット、企業の導入状況について解説します。

テレワークはICTの活用で場所を選べる働き方

テレワークとは、情報通信技術（ICT）を活用し、限定した場所や時間にとらわれず柔軟に働くワークスタイルを指します。テレワークの中には働く場所によって分類があり、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィスやコワーキングスペースなど施設利用型テレワークのほか、ワーケーションもテレワークの対象です。

働きやすさや業務プロセスの改善で生産性向上が見込める

テレワークによる企業と従業員のメリットを解説します。

企業のメリット

テレワークをきっかけにデジタル化が促進され、業務プロセスの改善による生産性向上やコスト削減が見込めます。また、従業員視点に立った制度は、採用力強化や離職防止に働きかけ、人材確保につながるでしょう。震災など万一に備えたリスクヘッジにもなり、企業の事業継続を守ります。

従業員のメリット

場所や時間に融通が利くため、従業員は快適な環境で働け、パフォーマンスが向上します。家庭やプライベートと両立できるメリット以外にも、オフィス出社で感じていたような通勤や人間関係ストレスから解放されるなど、健全性が高まります。

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7割以上の企業が「プラスの効果があった」と回答

総務省の調査によると、前章で挙げたような従業員と企業に期待できるメリットについて、テレワーク導入企業の約75%が効果を実感している答え、テレワーク利用者が従業員の8割を超える企業数は、令和元年から令和2年までの間で4倍以上に増加しています。

非常時の事業継続性など中長期的なメリットを見据えた導入が増え、今後ますます浸透が進む見込みです。

テレワーク導入を成功させる7つのステップ

テレワーク導入において、社内の業務を止めずスムーズに切り替えるための手順を紹介します。

①達成すべき目的や期待する効果を明確化

まず、自社に導入する目的や、どのような効果を見据えているのかを明確化します。ゴールを定義することで、施策の優先順位やスケジュールを策定しやすくなるでしょう。

全体方針を定めた上で、経営判断を仰ぎます。

②現行の社内制度や業務プロセスの把握

オフィス出社を前提とした制度や業務、利用中のツール、セキュリティ対策などを把握し、変更対象かどうかを見極めます。労働組合がある場合は、組合の考え方を再認識することも必要です。

③円滑な移行に向けた推進体制を形成

経営企画、人事や総務、情報システム部門から代表を立て、部署を横断したタスクフォースを作ると、効率的に進めやすいでしょう。主幹部門の連携により、リモートで働く際に必要なITツールやセキュリティルール、規定などが相互的に矛盾無く充足できるようになります。

④社内制度やルールの見直し

体制が決まれば、就業規則や勤務管理方法、従業員向けの研修やストレスチェックなど、具体的な運用に落とし込みます。他社の成功事例を参考に、アイデアを取り入れてみるにも良いでしょう。

⑤ITツールや端末など情報システム環境の整備

テレワークでも確実に業務を継続できるように、アナログで管理していた情報をデジタルに移行し、従業員の労務や業務を可視化するツールや、リアルタイムなコミュニケーションが図れるツールなどを導入します。

また、従業員によっては、Wi-Fi通信環境の改善やパソコン支給が必要な場合もあります。事前に要望をヒアリングすると、タイムラグなく移行しやすいでしょう。

⑥セキュリティ対策の実施

オフィス外で社内情報を扱うため、セキュリティルールやセキュリティソフトの導入など、安全対策を強化します。想定されるリスクや注意点について、研修などで従業員の意識を高めるのも有効です。

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⑦テレワークの導入とその評価

テレワーク運用が走り出した後、導入目的や期待する効果を軸に、達成度合いを計測します。実際にテレワークを経験した従業員に向けてアンケートを実施し、意見を集約することで、導入前に見えなかった課題にも気づけるかもしれません。さらに、残業時間や売上げ推移、休職・離職率などの指標も、テレワークによる会社へのインパクトを知る上で重要です。

テレワーク導入に必要な費用と削減できる費用

テレワークは生産性を高め、コストダウンにつながりますが、新たに発生するコストもあります。

自宅の環境整備やITツール導入にコストがかかる

仕事場が自宅へ変わることで、業務次第では自宅の通信環境をグレードアップする必要があったり、ハイスペックな社用パソコンを自宅へ持ち出すなどの対応が発生します。社員の自己負担が大きくならないように、会社が費用面でサポートすることを念頭に置きましょう。

また、Web会議やチャットなどのコミュニケーションツール、タスクや勤怠を可視化するツールなど、生産性を上げるためのオンラインツール利用も必要コストになるでしょう。

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オフィスコストや交通費、人件費を削減可能

一方で、必要なオフィススペースが狭くなるため、ビルの賃料や光熱費など、オフィスにかかる費用が大幅に削減されます。

また、従業員の交通費や通勤費も、業務のオンライン化により不要になります。さらに、ITツールの導入は、人手の作業を自動化し、業務効率化につながるため、人件費圧縮が可能です。

テレワークの導入に役立つ助成金・補助金

国や各自治体が企業のテレワーク導入支援を目的とした助成金や補助金を提供しているため、自社に適用できるものがあるかチェックし、うまく活用すると良いでしょう。日本テレワーク協会のサイトの他、「補助金ポータル」も便利です。

① 人材確保等支援助成金テレワークコース（厚生働省）

テレワークを新規導入・実施し、労働者の人材確保や雇用管理改善等に効果をあげた中小企業事業主が助成対象となります。

助成には「機器等導入助成」と「目標達成助成 」があり、「機械等導入助成」では支給対象となる経費の30％（最大100万円）、「目標達成助成」では支給対象となる経費の20％（最大100万円）まで受給できます。

厚生労働省｜人材確保等支援助成金（テレワークコース）

② IT導入補助金（経済産業省）

IT導入補助金は中小企業や小規模事業者を対象とした補助金です。自社課題解決などの目的でIT導入への補助金（A・B類型）と、ポストコロナにおいて感染リスクを低減させるIT導入に対し交付される補助金（C・D型）があり、それぞれ補助率も異なります。

経済産業省｜IT導入補助金（2021）

③ テレワーク促進助成金（東京都）

東京都では、「新しい日常」の浸透に向けて、都内中堅・中小企業等のテレワーク機器・ソフト等のテレワーク環境整備に係る経費対する助成事業を行っています。助成金額は事業者の規模によって異なり、30人以上999人以下の事業者には最大250万円、2人以上30人未満の事業者には最大150万円まで助成されます。

東京都｜テレワーク促進助成金

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