もっと便利に！ovice利用で覚えたい2つの基本機能

新型コロナの影響により、バーチャルオフィス等のコミュニケーションサービスが加速しているが、相手の反応を肌で感じられないなどコミュニケーションを図る上で対面と同じようにいかないことも多い。

しかし、音声通話に集中しやすくなるなどのメリットもあるので、その点をうまく活用していけば作業効率は向上するはずだ。

そこで今回はバーチャルオフィス ovice でのワークライフをより便利にする2つの基本機能を紹介する。

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①プロフィール設定

プロフィール設定はバーチャルライフを便利にする上で重要である。

筆者も最近ようやく設定したのだが、一度写真を設定するとSNSのように愛着が湧く。自分らしさが出て、同僚や上司が一目であなただと認識しやすい写真を選ぶと良いだろう（必ずしも顔写真である必要もないし、何かのイラストでも構わない）。

詳しいプロフィール設定の手順は、oviceヘルプセンターの「プロフィール設定」から確認できる。

また、プロフィールアイコンの右上にある絵文字を設定することもできる。社内でルールを決めれば今のステータス（休憩中である等）を表現することも可能だ。

リモート環境だけや対面だとどうしても堅苦しくなってしまいがちなコミュニケーションだが、oviceの機能で社員のユーモアを垣間見ることができるかもしれない。

※編集部追記 2023/10/13：
oviceでは2023年「ステータス機能」を公開。ステータス切替によって他のユーザーに現在の状況を伝えやすくなりました。
参照：ovice ヘルプセンター｜ステータス切替

②リアクション機能　ー会議はリアクション命！

コミュニケーションスキルの中で最も大切なのはリアクション（聞き上手であること）だ。話し手の情報を更に引き出すことができる上、信頼関係を築く上で大切である。

Zoomでは、リアクションした人の声を拾ってしまうことによって、プレゼンテーションが途切れてしまう。そのため、発言者以外はミュートにする必要があり、プレゼンターは静かで孤独の中発言をしなければならない。

そんなオンラインのコミュニケーションにおける課題を解決してくれるのが、oviceのリアクション機能だ。具体的な操作は以下の通り。

①ovice画面をアクティブな状態にする
②チャットボックスを開かずに文字を打ち込むと赤い文字が出るのを確認
③以下の文字を入力する

• 拍手したいとき
  • 「clap」と書く　→ 「👏」の絵文字が出て「パチパチ」と音が鳴る
• 挙手したいとき
  • 「hand」と書く　→「✋」の絵文字が出て「ブン」と音が鳴る
• OKサインを出したいとき
  • 「okay」と書く　→「👌」の絵文字が出て「ブン」と音が鳴る
• 「いいね」のサインを出したいとき
  • 「good」と書く　→「👍」の絵文字が出て「ブン」と音が鳴る

採用が決まったとき、売り上げ目標を達成したとき、何か新しい発表があるときなどリアクションを使うととても盛り上がるので、是非活用してみてほしい。

※編集部追記 2023/10/13：
oviceでは2023年「リアクション機能」をメニューバーから利用できるようになりました。画面下部メニューバーの顔文字ボタンをクリックし、表示される絵文字から任意の絵文字をクリックすることでリアクションが可能です。
参照：ovice ヘルプセンター｜リアクション

oviceはイベントにも活用できる！

コロナ禍でのリモートワークでは、必要最低限のコミュニケーションしか取らなくなる傾向があるため、視野が狭くなり孤独感を感じやすい。

そんな中、ovIceを活用して社内イベントを開催し、部署を超えたつながり作りに成功した例もある。

部署を超えたつながり作りに成功した100人規模イベント「シャッフルランチ会」では、20テーブルほどにわかれてバーチャルで交流。

チームメンバーだけでなく社内の人間関係を構築しておくことによって、チーム内で解決できない問題が発生したとき、課題を素早く解決することが可能になる。社内の誰がその問題を解決する助けになってくれるかなどを知っておくことは業務の生産性が向上する上でもとても役立つだろう。

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そして、有権者との距離を縮める「バーチャル選挙事務所」など「デジタル×政治」という新しい取り組みにもoviceが使われた。

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コロナウイルスの影響もあるが、政治イベントがバーチャルで行われるというのは斬新で、若者の興味関心も集まりやすい。

レイアウトも自由に作成できるので、本当の事務所のような空間を演出することができる。

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