「仮想オフィス」とは？メリットやテレワークでの活用方法を解説！
仮想オフィス（バーチャルオフィス）とは、オンライン上のバーチャルオフィス空間でコミュニケーションを取りながら働ける空間のことです。
仮想オフィスを導入することで、これまで課題の多かったテレワーク環境でのコミュニケーション課題を解決することができます。
そこで今回は、仮想オフィスのメリットやテレワークでの活用方法について詳しく解説していきます。
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目次
仮想オフィス（バーチャルオフィス）とは？
仮想オフィス（バーチャルオフィス）とは、バーチャル空間に用意されたオフィス上にアバターなどを使って移動し、チームで自由にコミュニケーションを取りながら仕事ができる空間のことを言います。
「バーチャルオフィス」は国内では登記などができるレンタルオフィスのことを指すことも多いため、「仮想オフィス」と呼ばれることもあります。
リモートワーク・テレワークで働く社員にとっては、仲間たちと手軽に話ができるため、一人で仕事や課題を抱え込まずに済みます。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）のメリット
仮想オフィスは他のツールにはない多くのメリットがあります。これらのメリットを理解することで、社内のテレワークに関する課題を解決できるかもしれません。
仮想オフィスのメリット① 気軽なコミュニケーションが可能
テレワーク環境で企業が感じる課題のひとつに、「コミュニケーション量が減る」というものがあります。
リアルなオフィスでは同じ空間内で仲間が仕事をしているため、仕事上の疑問点や連絡事項をすぐに伝えることができます。
一方で、テレワーク環境ではチャットツールやWeb会議ツールはあるものの、それぞれの連絡手段に手間がかかり、なかなかスムーズなコミュニケーションができません。
チャットツールでは連絡へのリアクションに時間がかかるため、すれ違いも生じやすくなります。Web会議ツールでは決められた時間に会議を開く必要があるため、その場ですぐに話を始めることができません。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）ツールを導入すれば、これらの課題を解決できるかもしれません。仮想オフィス（バーチャルオフィス）では、オフィス内でチャット、音声通話、ビデオ通話などさまざまなコミュニケーションを同じ空間内で行えるため、ツールをわざわざ切り替える必要がなく、シームレスなやり取りが可能です。
仮想オフィスのメリット② チームの生産性向上が期待できる
仮想オフィス（バーチャルオフィス）の導入により、チーム内のコミュニケーションが促進され、生産性が向上することが期待できます。
Web会議の予約やURLの発行、URLのメール送信などには時間がかかり、それだけで担当者の時間を浪費してしまいます。また、チャットツールだけではリアクションに時間差が生じるなど、テレワーク環境では時間の無駄遣いが生産性の低下の要因になっています。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）であれば、これらのツールの無駄なセッティング時間をなくし、スピーディーな連絡が可能です。
仮想オフィスのメリット③ 個人の状態を把握できる
テレワークにおいては上司が部下の仕事に関する進捗状況を把握しづらいという課題もありました。
チャットツールやWeb会議ツールではコミュニケーションが断続的であり、きめ細かな進捗の確認が困難です。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）であれば、社員がアバターを使ってオフィス内で働いている姿を見ることができるため、誰がどんな仕事をしているのか確認しやすい環境が整っています。
仮想オフィスのメリット④個人の孤独感を解消できる
テレワーク環境での勤務経験が長くなると、「テレワーク疲れ」が生じ、モチベーションが低下する社員が増えます。また、コミュニケーションが減ることにより、孤独感を抱える社員も出てきます。
しかし、仮想オフィス（バーチャルオフィス）ではリアルなオフィスに近い状態でコミュニケーションを行うことができるため、孤独感の解消に役立ちます。
また、上司や先輩が部下や後輩に対して悩みを聞いてあげることで、不安の解消やメンタルヘルスを健全に保つことも可能です。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）は単なる業務効率化だけでなく、人材育成や社内福祉の面でも大いに役立てることができるのです。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）でできること
仮想オフィス（バーチャルオフィス）はテレワークツールの機能が凝縮されており、オフィス内でさまざまなコミュニケーションが行えます。ここでは代表的な機能について見ていきましょう。
機能① チャット機能
チャット機能は仮想オフィス（バーチャルオフィス）の基本的な機能で、多くのサービスで実装されています。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）に入室したメンバーが自由にチャットで会話することができ、全体へのチャットや特定の誰かへのチャットなども可能です。
わざわざ音声で通話するほどでもないときや、通話ができない環境などで役立つ機能です。
機能② 音声通話
仮想オフィス（バーチャルオフィス）の中で最も使用頻度が高いのが音声通話機能でしょう。音声通話はアバター同士が近くにいれば通話することができ、わざわざ新たなツールを立ち上げなくてもすぐに会話が可能です。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）では仕事で気になったことや連絡事項をすぐに音声通話で伝えることができるため、この機能を使って円滑なコミュニケーションを実現できます。
機能③ ビデオ会議
仮想オフィス（バーチャルオフィス）ではビデオ会議も簡単にセッティング可能です。ビデオ会議はZoomのようにお互いの姿を確認しながら話すことができるため、相手の表情を見たい場合はビデオ会議を使うようにしましょう。
また、ビデオ会議は複数人の参加も可能です。ビジネスシーンだけでなく、リモート飲み会などで使用することもできます。
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機能④ 画面共有
多くのWeb会議ツール同様、仮想オフィス（バーチャルオフィス）も画面共有機能を持っているサービスが多く存在します。
画面共有では自分の資料を見せたり、仕事の工程を共有する際に役立つでしょう。
機能⑤ デザインの変更
仮想オフィス（バーチャルオフィス）の特徴のひとつに、背景となるデザインを気軽に変更できる点があげられます。
背景は季節やイベントに応じて自由にカスタマイズ可能なので、仕事のモチベーションを上げる際に役立ちます。
また、背景には画像や文字を設置することも可能です。仮想オフィス（バーチャルオフィス）上で働く際の注意事項や今週のチームの目標、社内に周知したいお知らせなどを掲示しておくと便利です。
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ブラウザ上で利用できる仮想オフィス（バーチャルオフィス）「ovice」とは？
oviceは、ブラウザ上ですぐに入室、利用できる仮想オフィス（バーチャルオフィス）ツールです。
法人向けクラウドサービスの比較サイト「BOXIL」のSaaSアワードでは、バーチャルオフィス部門で4カテゴリを受賞しており、仮想オフィス（バーチャルオフィス）ツールにおける代表的な存在になっています。
現在1,000以上の企業・団体に導入実績があり、有名企業も含め多くの利用者がoviceの仮想オフィスでテレワークを進めています。
oviceの特徴は、ブラウザ上で手軽に入室し、仲間とコミュニケーションができることです。チャットや音声通話はもちろん、ビデオ会議や鍵のかかった会議室での秘密の会話まで、さまざまなシーンに応じて会話方法を使い分けることができます。
また、oviceにはアバター同士に距離の概念があり、お互いの距離に応じて音声の聞こえ方が変わります。そのため、近くにいる仲間同士で突発的に会話を始めたり、すでに行われている会話にフェードイン・フェードアウトすることも簡単にできます。
まるでリアルなオフィスにいるようなシームレスな会話ができるovice。導入前にデモ体験も可能なので、まずは一度その快適さを体感してみてください。
◆ご体験のためのバーチャルオフィス：公開デモスペース入口
