（初回掲載日：2021年8月4日）
バーチャルオフィス（または「仮想オフィス」）とは、バーチャル＝仮想という単語から想起されるように、「物理的な執務スペースではない形態」のオフィスです。一般的には、インターネットおよびクラウドサービスを通じて提供されるオンライン上のオフィス、バーチャル空間内のオフィスです。
この記事では、バーチャルオフィスの意味、メリット・デメリットをわかりやすく紹介します。バーチャルオフィスを活用すると、新しい働き方や起業方法も実現できます。
目次
バーチャルオフィスとは？主な2つの意味をわかりやすく紹介
バーチャルオフィスには、主に次の2つの意味があります。
- オンライン上の執務スペースとしてのバーチャルオフィス
- 執務スペースや住所などの情報をレンタルするサービスとしてのバーチャルオフィス
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
オンライン上の執務スペースとしてのバーチャルオフィス
一つ目の意味のバーチャルオフィスとは、インターネットおよびクラウドサービスを通じて提供される仮想の執務空間です。
これまでの働き方は、企業が自社所有ないし賃貸の執務スペースを取得し、そこに従業員が出社して、互いにコミュニケーションし、コラボレーションしながら業務を遂行していました。こうした物理オフィスに対し、バーチャルオフィスでは、執務スペースが2次元や3次元で表現されます。
従業員はオンライン上に開設された企業のための仮想空間にログインすることで、「バーチャル出社」します。仮想空間には「アバター」と呼ばれる自己の代理が存在します。その空間に集まった従業員同士もアバターとして表現されます。そして、自分のアバターを操作して同僚に近づき、コミュニケーション、コラボレーションします。
バーチャルオフィスは、テレワークの一般化とともに普及しました。また、外出先や出張先からのコラボレーションだけでなく、出社とテレワークを組み合わせるハイブリッドワーク、あるいはワーケーションや地方移住など、従業員それぞれの働く場所に自由をもたらすことで、ワークライフバランス向上に役立てる用途での需要も見られます。
バーチャルオフィスの別の表現、メタバース、デジタルワークプレイス
仮想空間を指す言葉として「メタバース」（Metaverse）があります。メタバースという概念自体は、アメリカの小説家であるニール・スティーヴンスン氏が1992年に原書を出版した『Snow Crash』という作品が初出と言われています。
＜参照＞
Neal Stephenson | Snow Crash
このメタバースは、XR（拡張現実）などの新たなテクノロジーとの関連から、近年ふたたび注目されました。そのため、バーチャルオフィスは「メタバースオフィス」とも呼ばれます。
また、バーチャルオフィスという言葉に似た概念として、デジタルトランスフォーメーションの文脈でも使われ、デジタル技術を働く環境に活用することで、従業員のパフォーマンスやライフスタイルを変革するための方法として「デジタルワークプレイス」（digital workplace: DWP）とも呼ばれます。
「レンタルサービス」としてのバーチャルオフィス
二つ目の意味のバーチャルオフィスとは、物理的な執務スペースを貸し出すレンタルオフィスサービス、あるいは、物理的な執務スペースすらなく住所や電話番号などの会社登記上必要となる情報をを貸し出すサービスを指します。郵便物の受け取りや電話番号の提供、会議室の利用なども含まれます。
レンタルオフィスは、複数の事業者と住所を共有するケースが多く、賃貸物件のオフィスよりも安く一等地の住所を使用することも可能です。
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オンライン上の執務スペースとしてのバーチャルオフィスのメリット・デメリット
バーチャルオフィスには、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。まずは、オンライン上にバーチャルな執務スペースを提供するタイプのバーチャルオフィス（仮想オフィス）について、メリット・デメリットを見ていきましょう。
| メリット | ・互いにコミュニケーションが取りやすい ・居住地を問わない採用が実現でき、優秀な人材を確保できる可能性が広がる |
| デメリット | ・法人登記や契約の際は、実際の住所が必要になる ・導入しただけでは、社内で定着しない可能性がある |
オンライン上の執務スペースとしてのバーチャルオフィスのメリット
オンライン上の執務スペースとしてのバーチャルオフィスの最大のメリットは、バーチャル空間に集まった他のメンバーに気軽に話しかけられるので、物理的な働く場所に依存することなく、円滑なコミュニケーションが取れる点です。また、バーチャル空間で働いている同僚の様子が可視化され、必要ならすぐに声をかけて会話ができるため、テレワーク・リモートワークでも実際にオフィスに出社しているかのような感覚で勤務できます。
また、従業員がどこに住んでいても働けるということは、勤務地という制約がなくなることになるため、採用の幅が広がり、優秀な人材の確保が期待できます。メンバーの出勤状況の可視化や、業務進捗管理が行いやすくなる点もメリットです。物理的には離れていても、それぞれの状況がバーチャルオフィスを通じて見えるので、物理的なオフィスで働くときに感じられてる組織の一体感を、バーチャル空間を通じて得ることができます。
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オンライン上の執務スペースとしてのバーチャルオフィスのデメリット
デメリットとして、バーチャルオフィスで得られるのは仮想の執務スペースだけであり、法人登記や契約の観点では、さらに物理的な住所も必要、という点が挙げられます。デジタル時代の現代ですが、バーチャルオフィスによって実務上の執務スペースは確保したとしても、登記上はアナログな「本社所在地」として物理的スペースの用意が求められるのです。
またバーチャルオフィスを導入しても、ただ用意しただけでは、従業員が定常的に利用するようになるとは限りません。バーチャルオフィスの運用方法や利便性について、社内でしっかり共有することが重要です。
レンタルサービスとしてのバーチャルオフィスのメリット・デメリット
次に、レンタルサービスとしてのバーチャルオフィスのメリット・デメリットを、詳しく見ていきましょう。
| メリット | ・バーチャルオフィスの所在地を、法人口座の開設、法人登記、契約などに使える ・初期費用を抑えられる・短期間で導入できる |
| デメリット | ・住所の貸し出しのみの場合、物理的な執務スペースは提供されない ・レンタルオフィスの住所では、開発や融資の条件を満たせず、事業を進められない可能性もある |
レンタルサービスとしてのバーチャルオフィスのメリット
レンタルサービスとしてのバーチャルオフィスを利用すると、その所在地を、法人口座の開設、法人登記、契約などの手続きに使うことができます。例えば自宅でスモールビジネスを始める場合、自分の住所を公開せず、法人のイメージ維持やブランディングができる点がメリットです。
またレンタルサービスのバーチャルオフィスは、敷金や礼金、設備などの初期費用を抑えながら、短期間でスムーズに導入できます。その住所に荷物や郵便物が送られてきても、転送サービスがあれば安心です。
レンタルサービスとしてのバーチャルオフィスのデメリット
住所などの情報のみをレンタルするサービスでは、執務スペースが提供されません。従業員が対面で集まる場合は、貸し会議室やコワーキングスペースなど、場所を別に用意する必要がある点がデメリットです。
また、レンタルオフィスの住所では、開業や融資の条件を満たせず、事業を進められない場合があります。業種によっては物理的なスペースが必要でしょうし、金融機関が物理的なオフィスがあるかどうかを求める場合もあります。
2種類のバーチャルオフィスを組み合わせた新しい働き方や起業方法
ここまで、2種類のバーチャルオフィスの意味やメリット・デメリットを解説してきました。
住所などの情報のみをレンタルするバーチャルオフィスは、事業所在地はありますが、従業員が集まっる執務スペースは別途用意する必要があります。レンタルオフィスは、執務スペースを確保できますが、設備コスト、従業員の通勤コストなどがかかります。
オンライン上の執務スペースとしてのバーチャルオフィスを導入すれば、各メンバーは好きな場所にいながら、ネットワーク経由でオンラインの執務スペースに集まって一緒に仕事ができます。
そのため、レンタルサービスの住所で登記して、従業員はオンラインのバーチャルオフィスで働けば、設備コストや通勤コストなどを抑えながら、ひとつの組織として効果的に活動することが可能になるのです。
バーチャルオフィスの導入なら「ovice」がおすすめ
バーチャルオフィスツール「ovice（オヴィス）」は、従業員は物理的に自由な場所から働くことができ、離れていてもメンバー同士の交流を促すことのできる、2次元のバーチャルオフィスです。
バーチャルの世界にいながら、実際に顔を合わせているような感覚で気軽な雑談やコミュニケーションを楽しめます。oviceにはオンラインでのコミュニケーションを最大化する機能が多数あり、代表的な機能は次の通りです。
| oviceの代表的な機能 | 説明 |
| 声の指向性 | 相手のアバターに近づくと音声が大きくなる機能 |
| ミーティングオブジェクト | 音声通話、ビデオ通話が即座に行える機能 |
| 会議室 | 個室環境で、鍵をかけてセキュリティを担保しながら会話できる機能 |
| チャット | チャットの送受信や、URLの共有、ファイルの送信が簡単に行える機能 |
| 肩ポン | 「トントン」という音と共にチャットを相手に送ることで、会話が始めやすくなる機能 |
| 画面共有 | 他のユーザーへ、画面全体またはウィンドウの表示内容を共有する機能 |
| 文字起こし | 会話をリアルタイムでテキスト化し、議事録の作成、他の言語へ翻訳する昨日 |
これらの機能を活用することで、チームにおけるコミュニケーション強化と生産性向上が期待できます。さらにoviceではメンバーの動きが可視化されるため、テレワークにおける組織としての一体感も向上します。
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バーチャルオフィスとしてoviceが選ばれる理由
バーチャルオフィスにはさまざまな選択肢がありますが、その中でもoviceが選ばれているのは、次のようなメリットがあるためです。
oviceが選ばれる理由(1) 可視化でコミュニケーションの頻度と質が向上
テレワークが急速に普及した後、多くの企業で出社回帰への揺り戻しが起こりました。その理由として、物理的なオフィスに従業員が集まって働くと、互いの顔が見えるため、コミュニケーションが促進されるから、ということが挙げられます。もちろん対面で働くことのメリットはありますが、テレワークでもコミュニケーションを減らさないための工夫は可能です。そのための仕組みとして、oviceが役立ちます。
物理的なオフィスでは、従業員が働いている様子が見渡せるので、相手をみつけたらすぐに声をかけることができます。業務上の確認事項や不明点、共有事項など、すぐに伝えることができます。また相手が席にいなくても、会議が終了して席に戻ってきたときを見計らってつかまえることもあるでしょう。休憩のために席を立った際などに、雑談を交すこともあるでしょう。
oviceを活用すると、物理的に離れて働いている従業員同士でも、バーチャル空間で相手の様子を見渡すことができ、相手に「肩ポン」することで話しかけることができます。その場で会話することも、同僚をその輪に呼び込むことも、会議室に入室してしっかり議論することもできます。
各自のステータスを「応対可」「作業中」「離席中」のように設定できるので、話しかけたい相手が、実は集中して作業したいタイミングだった、席を外していたというように、これまでテレワークでは判らなかった相手のステータスも、oviceでは可視化されます。バーチャルオフィス内に外出中エリアを設けたり、雑談エリアを設けてカジュアルな交流を促すこともできます。
バーチャルオフィス内では、同僚たちがコラボレーションしている様子も可視化されるので、誰と誰が良く会話をしているか、どのようなプロジェクトが進行していそうかなどが推察できます。たとえテレワーク中でも、孤独感を感じること無く、組織への帰属意識を持つことができます。
このようにoviceを使った働き方では、チャットや音声、画面共有といったコミュニケーション、アバターの動きやコラボレーションの様子の可視化により、ノンバーバルコミュニケーションもカバーされ、コミュニケーションの頻度の促進や、質の向上を図ることができます。
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oviceが選ばれる理由(2) チームの生産性が向上
会社全体の生産性は、一人ひとりの生産性だけでなく、会社の方針や戦略のメンバーへの浸透、プロジェクトのメンバー同士のコラボレーションの促進なども欠かせません。物理的なオフィスに従業員がすべて集まったとしても、情報を流通させる仕組み、コラボレーションを円滑にする仕組みが整っていなければ、あまり意味がありません。出社とテレワークが混在していても、全社集会からチームミーティング、メンバー同士の会話まで、様々なスタイルのコミュニケーションにoviceが役立ちます。
物理的なオフィスでは、時間を決めて従業員を集め、事業目標などを伝えたり、優秀な従業員を表彰したりする全社集会、部署やプロジェクトメンバーの意識合わせや意見交換を行うチームミーティング、あるいは、メンバー同士の会話など、さまざまな規模のコミュニケーションが発生します。
oviceを活用すると、従業員の働く場所が物理的なオフィスかリモートかを問わず、どこにいてもメンバーを集め、オンライン全社集会、オンラインチームミーティング、オンラインの会話を実現することができます。
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oviceが選ばれる理由(3) ワークライフバランスの向上、メンタルヘルスの維持に有効
物理的なオフィスでは、会社の施設や設備、同僚などが自然に目に入ってくるため、従業員はその会社への帰属意識をおのずと感じることになります。オフィスをリノベーションし、従業員の出社する動機付けを強化したり、業務に専念したいときに使える集中ブースを設置したり、リラックスして過ごせるラウンジコーナーを設けるなど、物理オフィスの機能やレイアウトを工夫している企業も多いことでしょう。一方で、完全出社制ではなくハイブリッド勤務制度を採用していたり、リモート勤務を柔軟に取り入れている企業では、物理的なオフィスに出社しないとそのような体験を得られません。しかし、物理的なオフィスでの体験を擬似的に再現できるのが、オフィスのoviceです。
自社の社風、業務フロー、組織形態、コラボレーションのあり方などに沿って、oviceではバーチャルオフィス内のレイアウトを自由に変更することが可能です。レイアウトは、無料で提供されているデザインテンプレートから選ぶ、アセットをもとにカスタマイズする、自社デザイナーやデザイン会社に依頼してオリジナルレイアウトを制作する、といった方法で利用できます。
雰囲気を感じられるバーチャルオフィスに出社していると、オフィスに在籍中のメンバー、リモートワーク中のメンバーとも分け隔てなくバーチャル空間内にいる様子が可視化されます。立ち話中、ミーティング中など、メンバーの働く様子が感じられます。物理オフィスでの対面状態のように、声をかけて良さそうなタイミングもつかめますし、何気ない会話も生まれます。リモートワークでも、チャットやリアクションを組み合わせながら、気軽にメンバーとやり取りできるので、時に集中しながら、時にコラボレーションしながら、高い生産性と健康的な就業環境を保つことができます。ワークライフバランスを確保しつつ、孤独感を解消することができるので、メンタルヘルスの維持にも有効です。
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まとめ
バーチャルオフィスには、主に「オンライン上の執務スペース」と「レンタルサービス」という2種類があります。そのふたつを組み合わせると、起業時でもスムーズにチームが集まる場所を準備でき、新しい働き方を実現できます。
柔軟な働き方を模索したい場合は、ぜひバーチャルオフィスツール「ovice」の導入を検討してみてください。
