※この記事の内容は、2021年8月時点の情報に基づきます。
テレワークに役立つツールとしても知られている、バーチャルオフィスツール「ovice」。テレワークを採用しているものの、課題を感じている企業のみなさんには、どのような使い方ができるのか気になるのではないかと思います。
そこで今回は、oviceの機能やおすすめの使い方を徹底解説します。これからテレワーク環境を改善したいと考えているご担当者は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
テレワークに最適なoviceの機能紹介
oviceはテレワークに最適な機能を多数揃えています。ここでは、主な機能をご紹介します。
チャット機能
oviceではバーチャルオフィス内のメンバー同士でチャットを送り合うことが可能です。チャットは全体に送ることもできますが、送り先を指定することもできます。
音声での通話やビデオ通話をするほどでもない用事などは、チャットで済ませてしまえば余計な時間をかけずに済みます。
また、会議中などに参考資料やURLを共有する際にもチャット機能が役立ちます。
音声通話機能
oviceの音声通話機能はバーチャルオフィス内で最も使う機能でしょう。ビデオ通話のようにWebカメラに自分の姿を映すことなく、マイクをオンにするだけですぐに会話が可能です。
oviceの音声通話は実際に会話しているようなリアルさを追求しており、お互いの距離や向いている方向によって音量が変化します。
テレワークではチームのコミュニケーションが不足することが課題としてあげられています。その点、oviceではアバター同士の距離が近ければ音声通話が可能なため、立ち話など日常的なコミュニケーションも促進することができます。
oviceのビデオ通話機能
oviceのビデオ通話機能はzoomやMicrosoft TeamsのようにWebカメラを通して会議ができる機能です。テレワークでは複数の参加者が会議に参加するため、このような機能は必須と言えるでしょう。
ビデオ通話はバーチャルオフィス内ですぐに開始可能なため、特に会議前の準備やURL発行などの手続きは必要なく、その場ですぐに会議を開くことができます。
画面共有
oviceには他のWeb会議ツールのように画面共有機能があり、手元の資料の説明などを画面上で行うことができます。
画面共有はビデオ通話中に行うことができ、シームレスに共有できるため参加者の集中力を途切れさせることはありません。
会議室機能
oviceのバーチャルオフィス内は基本的にオープンな空間になっており、誰にでも話しかけることが可能です。
しかし、場合によってはクローズドな会話をしなければならないこともあるでしょう。例えば、特定のメンバーだけの会議や個人情報を含むやり取りなどは、オープンな場で行うことはできません。
そのような秘密のやり取りは、ovice内に設置された会議室を利用することをおすすめします。
会議室には鍵をかけることで外部から他のメンバーが入ってくることを防げます。また、会議室内の音声による会話は外部に聞こえないようになっているため、安心してやり取りを行うことができます。
通所のやり取りはチャットや音声通話を用い、特に必要な場合は会議室を利用するようにしましょう。
レイアウト変更
oviceのバーチャルオフィスは自由にレイアウトを変更することができます。テレワーク中は常時oviceにログインしている状態になるため、毎日のオフィスのレイアウトは定期的に変更した方が気分をリフレッシュできるでしょう。
季節やイベントに合わせてレイアウトを変えると、仕事のモチベーションを向上させることができるかもしれません。
ovice活用事例
ここからは、実際にoviceを活用している企業や団体の事例をご紹介します。これまでご紹介したoviceの機能がどのように活用されているか見ていきましょう。
①アーティスト支援のためのバーチャル夏祭り
つながるサポート株式会社では、コロナで自由に作品の発表できないアーティストを応援する目的でバーチャル夏祭りを開催しています。
発表の場が少なくなったアーティストが多数参加し、バーチャルオフィス内に作品の展示、ECショップの出店などを行い、夏祭りの臨場感を楽しめるように工夫されています。
oviceの背景設定などを生かし、季節感を楽しめるイベントです。
ovice活用事例｜アーティストが自由に活躍できる場を作るため、バーチャル夏祭りを開催
②新棟をイメージしたオープンキャンパスを開催
京都橘大学では、大学の新棟をそのままイメージしたバーチャル空間を作成し、オンライン上でオープンキャンパスを開催しました。
コロナの中で入学希望者は大学を見学する機会が減り、在学生やOBとの交流機会が失われています。そのような課題を解決するため、京都橘大学ではoviceを使い、在学生と入学希望者が自由に会話できるバーチャル空間を提供しました。
学科の説明を行う在学生や運営側が当日までに徹底的に練習を行うなど、バーチャルイベントならではの進行に多くの時間を使って準備をしてきたといいます。
また、当日説明を担当する在学生には有線LAN接続をしてもらうなど、バーチャルイベントに欠かせない回線の安定性などにも十分な配慮が行われています。
このバーチャルオープンキャンパスでは、oviceの音声通話機能、レイアウト変更機能などが存分に生かされています。
京都橘大学では、今後オープンキャンパス以外にOBOGとの交流や新歓などでの活用することを模索しています。
ovice活用事例｜新棟をイメージしたバーチャル空間で、オープンキャンパスを実施
③oviceで出社率を9割削減、コミュニケーション課題も解消
株式会社NTTPCコミュニケーションズでは、以前からテレワークを実施していたものの、社員同士のコミュニケーションが取りづらいという点に課題を感じてました。
チャットツールを利用したコミュニケーションを行っていたものの、会話がリアルタイムではないためタイムラグが生じ、使いづらいと感じていたそうです。
そこでNTTPCコミュニケーションズでは、リアルタイムなコミュニケーションが可能なoviceの導入を決めました。導入費用が安いことによるコスパの良さや、リアルなコミュニケーションが可能なことにより社員の性格が把握できる点なども導入の決め手となったと言います。
また、導入時の工夫として、oviceの操作に慣れてもらうため、週一でラフな交流会を開催しています。交流会では通常の業務時間では話さないような日常会話も交わされるため、社員との関係性の維持に役立っています。
oviceを使うことで、出社を9割減らしながらスムーズなコミュニケーションを実現することができました。
ovice活用事例｜出社率を9割削減しても、仲間とスムーズなコミュニケーションを実現
oviceはテレワークの課題を解決する
これまで見てきたように、oviceは多くの企業が抱えているリモートワーク・テレワークの課題を解決することができます。
スムーズで多様なコミュニケーション方法や仲間との距離の近さ、自由度の高さは、長時間リモートワーク・テレワークをしていても従業員がストレスを感じないように設計されています。
また、既存のテレワークツールではチャットや音声通話、Web会議が別々に存在し、複数のツールを使い分ける必要がありました。しかし、oviceではこれらの機能がひとつの空間で利用できるため、使用する従業員がすぐに慣れることができます。
オンボーディングや、営業チームと営業支援チームの連携強化、「細かな確認事項」のための時間削減など、様々な目的でoviceは使われています。それぞれのケースを紹介。
