半数以上の社員「誰がどこにいるかわからない」「座席が足りない」

oViceは、フリーアドレスを導入している企業（従業員数300名以上）で、リモートワークと出社のハイブリッドワークをしている現場社員103名を対象に、フリーアドレスに関する実態調査を実施しました。

コロナ禍以降に7割以上の企業がフリーアドレスを導入しており、その目的は「オフィススペースの有効活用」や「コミュニケーション活性化」のためでした。しかし、効果を実感している社員は限定的であり、半数以上が「誰がどこにいるかわからない」「座席が足りない」と回答するなど、新たな課題も浮上しました。

■調査概要
調査概要：大企業社員の勤務形態に関する実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査機関：株式会社IDEATECH
調査期間：2023年8月31日〜同年9月4日
有効回答：フリーアドレスを導入している企業（従業員数300名以上）で、リモートワークと出社のハイブリッドワークをしている現場社員103名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

「7割以上」コロナ禍以降にフリーアドレスを導入

「Q.あなたのお勤め先では、いつからフリーアドレスを導入していますか。」（n=103）と質問したところ、「2019年以前」は21.4%のみとなり、7割以上の企業がコロナ禍以降にフリーアドレスを導入していることがわかりました。

Q.あなたのお勤め先では、いつからフリーアドレスを導入していますか。

• 2019年以前：21.4%
• 2020年：16.5%
• 2021年：18.4%
• 2022年：25.2%
• 2023年：12.6%
• わからない/答えられない：5.8%

目的は「スペースの有効活用」「コミュニケーションの活性化」「自律的な働き方促進」

「Q.あなたのお勤め先で、フリーアドレスを導入している目的を教えてください。（複数回答）」（n=103）と質問したところ、「オフィススペースの有効活用」が64.1%、「コミュニケーションの活性化」が49.5%、「社員一人ひとりの自律的な働き方の促進」が36.9%という回答となりました。コストや効率だけでなく、社員の働き方に変化を促すことも目的とされていることがわかりました。

Q.あなたのお勤め先で、フリーアドレスを導入している目的を教えてください。（複数回答）

• オフィススペースの有効活用：64.1%
• コミュニケーションの活性化：49.5%
• 社員一人ひとりの自律的な働き方の促進：36.9%
• 組織変更への柔軟な対応：27.2%
• 業務の効率化：24.3%
• 社員のモチベーション向上：9.7%
• その他：1.0%
• わからない/答えられない：4.9%

導入で各種効果を「実感」4割未満

「Q.あなたのお勤め先で、フリーアドレス導入により効果があったと感じることを教えてください。（複数回答）」（n=103）と質問したところ、「オフィススペースの有効活用」が38.8%、「コミュニケーションの活性化」が31.1%、「社員一人ひとりの自律的な働き方の促進」が24.3%という回答となりました。各項目で4割に満たず、「コミュニケーションの活性化」を実感しているのは3割程度、効果が「特にない」と感じている社員が2割以上いることがわかりました。

Q.あなたのお勤め先で、フリーアドレス導入により効果があったと感じることを教えてください。（複数回答）

• オフィススペースの有効活用：38.8%
• コミュニケーションの活性化：31.1%
• 社員一人ひとりの自律的な働き方の促進：24.3%
• 業務の効率化：20.4%
• 組織変更への柔軟な対応：16.5%
• 社員のモチベーション向上：8.7%
• その他：0.0%
• 特にない：21.4%
• わからない/答えられない：4.9%

約6割が「誰がどの座席にいるかわからない」と回答

「Q.お勤め先における、フリーアドレスの課題を教えてください。（複数回答）」（n=103）と質問したところ、「誰がどの座席にいるかわからない」が56.3%、「座席が足りないときがある」が50.5%、「特定の人が同じ座席に座り続ける」が42.7%という回答となりました。

Q.お勤め先における、フリーアドレスの課題を教えてください。（複数回答）

• 誰がどの座席にいるかわからない：56.3%
• 座席が足りないときがある：50.5%
• 特定の人が同じ座席に座り続ける：42.7%
• ちょっとした相談に手間がかかるようになった：21.4%
• 近くにいる他の社員の所属や役職が分からない：19.4%
• 自分の所属するチーム・部門単位のコミュニケーションが不足する：16.5%
• 他部門とのコミュニケーションが不足する：13.6%
• リモートワークの人を交えた会議をする場所が足りない：12.6%
• 情報のセキュリティを保ちにくい：8.7%
• その他：0.0%
• 特にない：1.0%
• わからない/答えられない：1.9%

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物理的ロケーションに関係なく、見つかる＆コミュニケーションしやすい“バーチャルオフィス”という解決策

リモートワークを取り入れ働く場所に柔軟性を持たせている場合、出社人数は変動的です。コロナ禍後のフリーアドレスの採用には、こうした新たな働き方とそれにより直面する課題を解決させたいという意識があるようです。ところが、調査で明らかになったのは、実際に働く社員としては「誰がどこにいるかわからない」という課題が生まれている状況でした。

様々なツールによりこうした状況の解決が図られている中ですが、バーチャルオフィス“ovice”にも、このようなフリーアドレス採用時の悩みを解決できる機能が備わっています。具体的には、ユーザー検索機能や位置情報の表示によりリアルオフィスを含めた在席状況がわかるだけでなく、バーチャルオフィス内でリモートワーク中の同僚や上司とも交流ができます。

さらにoviceには「アバターを近づけるだけで会話をスタートできる」、「会話しているメンバーの姿が見え、そこに参加したり話を立ち聞きしたりできる」といった様々な特徴と、また声をかけるための機能が複数あったり相槌がわりのリアクションもあったりするので、リアルオフィスにいる・いないに関係なくコミュニケーション活性化が期待できます。

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