※本記事は米国ovice officialの翻訳記事です。Medium｜Hybrid Work Transition: 5-Step Guide to Making Sense of The New Mode
パンデミックは人々に価値ある学びを与えてくれた。働き方は1つではないということだ。
2020年、ほとんどの企業がリモートワークを開始する必要に迫られた。一部の従業員は喜んでいたが、ワークスタイルの変化に圧倒され、孤立感抱き、仕事とプライベートのバランスが乱れてしまった人も多くいた。
マネージャー達も、リモートワークに対して完全には賛成をしていなかった。彼らはチームの作業を穏やかに見届けるチャンスを失い、直接会う機会が減った。コミュニケーション不足で誤解を生んでしまったり、リモートで信頼関係を築くことの難しさに向き合う必要があった。
最初のパンデミックから2年が経ち、まだコロナ禍ではあるが、ワクチンと感染予防対策により日常生活を保てている。今私たちは新しい常識に向き合うことも、オフィスに戻ることを想像することもできる。
問題は、ほとんどの人がリモートワークによって可能になった新しいワークスタイルを好んでいて、それを維持したいと思っているということだ。だからこそ「月曜〜金曜、 朝9時から夕方5時までオフィス勤務する」というポリシーは厳格すぎると思われているのだ。
したがって、より多くのチームがオフィスワークとテレワークのバランスの取れたソリューション、「ハイブリッドワーク」を選択している。
目次
ハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは、チームのワークスタイルの好み（オフィスワーク or テレワーク）のバランスを取るのに役立つ一連の実践法だ。
厳格な定義や基準はなく、従業員が週に2日リモートで作業できるというルールを設定しているマネージャーや、どこで働くかを完全自由に選択できるようにしているマネージャーもいる。
しかし、ハイブリッドワークへの移行はスムーズにいかないものだ。そしてマネージャーはリモートチームとオフィスチーム、2つのチームをリードしなければならない。
チームの連携・コミュニケーション・仕事のパフォーマンス、そして異なる働き方をした2つのチームを同等に、うまく機能させることができるかを確認するには、さらなる労力が必要だ。
そのため、ハイブリッドワークへ移行する前に、徹底的な計画を立てる必要がある。以下、ハイブリッドワークへの移行をナビゲートするのに役立つ5-stepを紹介する。
Step#1 境界線を設定する
ハイブリッドワークの準備には、オフィスで働くことを希望する従業員のための物理的なスペース確保も含まれる。マネージャーは人数を予測し、過密状態を回避させる必要がある。もし皆がリモートワークを望む場合、オフィスをそのままキープしておく必要はない。
まず最初のステップは、誰がオフィスに戻ることを計画しているか（望んでいるか）を確認することだ。
実行可能な移行ステップを踏む前に、次の要素が整っているかを確認しよう。
- スケジュール: チームメンバーが、何曜日・何時にオフィスに来るのか
- スペース: 組織が必要とする部屋の数
- セキュリティプロトコル（感染防止対策のため）: 公共の場を掃除するためのもの（パンデミックは依然として脅威である）
- 実行スケジュール: すべての従業員を一度に迎え入れることのできるインフラが整っているか。または段階的な移行が必要か
- 特定の役割について: 「直接会って作業する必要のあるチームがいるか」を合理的に見極める
Step#2 テクノロジーを準備する
移行計画とスケジュールが整ったら、マネージャー・チームリーダーはリモートチームとオフィスチームを連携させることに集中する必要がある。
両チームの連携が途切れることなく作業するのに役立つツールはたくさんある。例えば以下のようなものだ。
バーチャルオフィスプラットフォーム
リモートの従業員がオフィスチームに追いつき、ミーティングに参加し、対面のチームと話し合うことができるスペース。
oviceはバーチャルオフィス市場の最前線の1つであり、日本（ヤマハ、トヨタ、リコー、旭化成製薬）と韓国の大企業でハイブリッド作業を可能にしている。
その2Dルームは、自発的な会議を促す実際のオフィスを模倣しているだけでなく、オフィス内を移動しても接続が途切れることがない。
また、オフィスのレイアウトはカスタマイズ可能であるため、バーチャル空間を実際のオフィスに似せることができる。
編集ツール
GoogleドキュメントやFigmaなどのプラットフォームは同時作業をサポートしており、リアルタイムで作業・編集することができる。ハイブリッドチームの基本アイテムだ。
ドキュメントプラットフォーム
会議内容や最新情報を常にシェア・共有するのに役立つNotionなどのドキュメントプラットフォームを使用しよう。Miroは視覚的に豊かなチャートやグラフ作成に役立つ。
セキュリティツール
社内チームとリモートチーム間の安全なデータフローが可能になる。VPN、ファイアウォール、およびウイルス対策ソフトウェアは、機能的なセキュリティインフラにおいて重要な要素だ。
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Step#3 コミュニケーション・ネットワーキングの機会を作る
リモートチームとオフィスチームがコミュニケーション・ネットワーキングするには、さらなる努力が必要だということをマネージャーは理解する必要がある。部署を超えたネットワーキングは特にそうだ。
ハイブリッドワークへ移行するときは、知識の共有やカジュアルな雑談の機会を作るようにしよう。より多くのコミュニケーションの機会を作るには、次のような方法がある。
- 定期的なチーム育成イベント
- 新しいスキルを習得するための、チームを超えたワークショップ
- ちょっとした内容やカジュアルな会話に特化したSlackチャンネル
- チームメイトが仕事外で集まり、一緒に楽しんだり、お互いを知ることができる定期的な集まり
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Step#4 平等を保証する
チームマネージャーとして、リモートで作業している人よりもオフィスで毎日会う人を好みやすくなる「親近感による偏見」に注意する必要がある。
チーム全員に平等な機会を与えるということは、リモートチームが最新の会議やディスカッションに参加し、すべての決定に彼らの意見が関係し、快適さを犠牲にする必要がないように（タイムゾーンの勤務時間と一致しないバーチャル会議に参加するなど）、タイムゾーンの労働時間を一致させよう。
また、チームリーダーは、1対1の時間をオフィスワーカーとリモートワーカーが同等になるようにする必要がある。
リモートワーカーとの時間も同等に作る限り、オフィスで時々一緒にコーヒーを飲み、情報交換するということは良いことだ。
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Step#5 見直し・改善を繰り返す
パンデミックが発生する前も、すでにたくさんのテクノロジー企業がハイブリッドワークモデルを模索していた。しかし、それがスタンダードになっているように見えるのは現在だけであり、非ハイテク企業やインターナショナル企業がこのトレンドに加わっている。
その結果、ハイブリッドワークモデルの非効率性、課題、および欠点が近い将来に明らかになる可能性がある。そのとき、チームリーダーはハイブリッドワークの正解・不正解をすぐに見出そうとせず、新しいモデルを諦めないことが重要だ。
その代わりに、チームメートからフィードバックを収集し、彼らの懸念に耳を傾け、一度に1つの問題を解決することにコミットする必要がある。
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以上が、チームをハイブリッドワークスタイルへと正常に移行するための手段だ。
新しい働き方に適応し、リモートチームとオフィスチームをうまく連携させるためには、時間と労力がかかる。しかし、一度適応すれば、ハイブリッドワークモデルのメリットは明らかである。自由、包括性、円滑なコラボレーションだ。
ハイブリッドワークが企業や従業員にもたらす効果や、ハイブリッドワークを開始するために必要な準備について、この資料一つで分かります。
