働き方改革の一環として、数多くの企業が導入する「フリーアドレス」ですが、導入したものの結果廃止してしまう企業も多く見受けられます。かたちだけを導入したフリーアドレスは形骸化しやすく、従業員から不満の声が高まってしまうこともあります。
フリーアドレスに意味を感じられなくなってしまう理由は何なのでしょうか。今回はフリーアドレスのメリット・デメリットを整理し、どのように導入すれば期待する効果を得られるのかを紹介します。
目次
フリーアドレスのメリット
まずはフリーアドレスのメリットを紹介します。
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①コミュニケーションの活性化
フリーアドレスを導入することで、社内コミュニケーションの活性化を図ることができます。これまで話したことのない人と雑談することで、新たなアイディアが生まれたり、チーム間の連携が活発になるといったメリットが期待されています。
②スペースの有効活用
フリーアドレスによって、オフィスのスペースを有効活用できるようになります。固定席では、社員全員の席を用意しなければなりませんが、フリーアドレスでは必ずしも全員分の席を用意する必要はありません。
たとえば、外回りの営業担当者などはオフィスにいないことも多いため、オフィスにいる人数分の作業スペースだけ用意すれば席数を40～50%削減できます。座席を削減して生まれたスペースは、リラックスしたりコミュニケーションを活性化したりするためのスペースとしても活用できるでしょう。
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③デスクの清潔化
フリーアドレスにすると、退社時にデスクを元の状態に戻す必要があるため、書類をデスクの上に積み上げるような状態を防げます。デスクが清潔に保たれることによって、書類の紛失リスク防止にもつながります。
④柔軟なチーム編成
プロジェクトごとにチームを編成している企業の場合、プロジェクトごとにチームで固まって仕事ができるため、チーム内での情報共有を密に行えるでしょう。特に、頻繁にチームが編成される企業では、フリーアドレスが有効な場合があります。
フリーアドレスのデメリット
メリットがある一方で、フリーアドレスにどのようなデメリットがあるのかも見ていきましょう。
①仕組みの形骸化
フリーアドレスは仕組みだけを導入しても、形骸化してしまう恐れがあります。それぞれの社員がお気に入りの場所を見つけ、毎日同じ場所で仕事をするようになってしまうと、フリーアドレスによりもたらされるメリットが減ってしまうかもしれません。
②チーム意識の低下
フリーアドレスによって、部署やチームへの帰属意識が薄れることもあります。フリーアドレスを導入すると、ミーティング以外でチームが集まる機会が減るため、日常的なコミュニケーションが不足しがちになるからです。チーム意識が低下すれば、情報共有なども疎かになり、チームのパフォーマンスが低下する恐れもあります。
③集中力の低下
フリーアドレスは基本的にオフィス全体が共有スペースになるため、さまざまな人が往来します。オフィスのレイアウトに注意していないと、会話や電話の声などが聞こえてきてしまい、従業員の集中力が低下してしまうかもしれません。
④導入コスト
フリーアドレスの導入には、設備などの初期導入コストがかかります。ノートパソコンやタブレットなどの端末や無線LAN環境などを整備するだけでなく、勤怠管理の見直しやネットワークセキュリティの強化なども必要になるからです。
ただし長期的に見れば、社員一人につき1台デスクを用意する必要がないフリーアドレスは、拠点展開に必要なコストの削減に繋がる可能性があります。
デメリットしかない？「面倒くさい」「やめてほしい」と言われる理由
現在、フリーアドレスの導入に失敗して廃止している会社が増えていますが、その理由は管理職・メンバークラスそれぞれに嫌われている理由があるからです。どのような不満があるのか見ていきましょう。
管理職のフリーアドレスに対する不満
フリーアドレスではメンバーがどこでどのように働いているのかわかりにくいため、マネジメントの難易度が高いと感じる管理職も多く見られます。固定席の時と同じ感覚でマネジメントをしていては不都合も多いはずです。
また、メンバーの帰属意識が下がってしまう恐れもあるため、チーム全体でモチベーションを意識するのが難しいのも不満の原因です。チームで集まっていると、同じ目標に向かってモチベーションも上げられますが、席が離れている場合、フリーアドレスに適したモチベーション管理が必要になるのです。
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従業員のフリーアドレスに対する不満
従業員の中には、新しい制度に煩わしさを感じる人も少なくありません。いくらメリットがあると言われても、これまでと違う働き方に慣れるには多かれ少なかれストレスを感じるものです。
また、フリーアドレスによって書類や備品の管理が大変になるのも不満の原因の一つです。職種によっては多くの書類や備品を扱うため、それらを毎日持ち運ぶのは大変です。さらに、固定席であれば自分なりに集中できる空間をつくれますが、フリーアドレスではそれも難しいため集中するのが難しくなってしまいます。
フリーアドレスの失敗を防ぐ方法8選
上記のような不満が出ないよう、フリーアドレスを導入する際の注意点を紹介していきます。
導入の目的を明確化する
まずはフリーアドレスを導入する前に、その目的を明確にし、社内に浸透させましょう。「周りの会社が導入しているから」と始めても、形骸化するのが目に見えています。どのような状態を理想とするのか、どんな効果を期待しているのか、具体的にイメージできるようにしておきましょう。
目的を明確にしたら、フリーアドレスを導入する前はもちろん、導入した後も様々な方法で社内に広報して浸透させてください。
オフィスのレイアウトを見直す
フリーアドレスをはじめる際は、レイアウトの見直しが必須です。従来の固定席のレイアウトでフリーアドレスを始めても、思ったような効果は得られません。集中できるスペースやリラックスできるスペースなど、目的に合わせたデザインやレイアウトを考えましょう。
また、動線や視線の動きも重要です。コミュニケーションを目的としたスペースなら、広々と動きやすく周りが見やすい方がいいですが、仕事に集中するスペースはあまり人が出入りしない場所の方がよいでしょう。専門家に相談しながら、会社に必要なレイアウトを設計してください。
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グループアドレスを導入する
チームの帰属意識を下げないためにおすすめなのがグループアドレスの導入です。部署やチームごとのエリアの中で、自由に座席を選ぶ働き方です。フリーアドレスと固定席を程よくミックスさせた運用方法で、従業員の大幅な環境変化を避けられます。
また、テスト的に一部の部署だけに導入するというはじめ方も可能です。全社一括で完全フリーにする場合よりも、ハードルが低いと言えるでしょう。
席が固定化されない仕組みを考える
グループアドレスはフリーアドレスに比べて負担は少ないものの、社内コミュニケーションの活性化という点ではフリーアドレスには劣ります。そこでグループアドレスに加えて、定期的にチームエリアをローテーションさせましょう。
また、自由にコミュニケーションできるような立ち話スペースやバーカウンターといったスペースを用意するのもおすすめです。作業スペースとは別に、話してもいいスペースを作ることで、周りに気兼ねなくコミュニケーションをとれるようになります。
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ペーパーレス化
フリーアドレスを導入する際は、必ずペーパーレス化も進めましょう。固定席では自分のデスクに書類を置くスペースをつくることができますが、フリーアドレスではそれができません。
書類を待ち運ぶ手間や管理する手間を省くためにも、ペーパーレス化は必須です。
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在席率を把握する
在籍率の把握も充実したフリーアドレスには重要です。座席率を把握しておけば最適な座席数を用意できるため、スペースを有効活用できます。また、どんなエリアが必要なのか、レイアウトを見直す上での重要なデータになるため、コストをかけてでも在籍率を把握できるサービスを導入しましょう。
各人の場所を把握する
座席率の把握と同時に行いたいのが、各メンバーの場所の把握です。誰がどこで働いているのか分かれば、チームでも集まりやすくなり、マネジメントもしやすいでしょう。
特にリモートワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークの会社では、各メンバーの就業状況の把握が必須です。
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フリーアドレスに適したツールを選ぶ
在籍率やメンバーの所在地の把握は、フリーアドレス用のツールを導入すれば簡単に実現できます。ある程度コストは発生しますが、従業員や管理職のストレスを軽減し、スムーズに運用を進める際に必要不可欠です。
フリーアドレス・ハイブリッドワークの“見つからない”も解決できるovice
フリーアドレスを含む働き方改革にも、バーチャルオフィスのoviceは役立ちます。ビーコンを活用した「位置情報表示」の機能を活用すれば、リアルオフィスに出社するメンバーの所在地がバーチャルオフィスのovice上に表示されます。
リモートで勤務するメンバーとも、oviceを使えばアバターを近づけて声をかけたり、「肩ポン」したりできるので、コミュニケーションを活性化できるでしょう。
oviceは、ワークプレイスに自由度を持たせた働き方を採用していて、社内コミュニケーションの活発化を掲げる組織にもぴったりです。
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