テレワークやハイブリッドワークなどの多様な働き方でのコミュニケーションを促進させるバーチャルオフィスは、導入費用も安価でこれまでのようにチャットやビデオ会議も可能なため、すぐに活用できるのが魅力です。
今回はそんなバーチャルオフィスの導入までの流れについて詳しくご紹介します。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィス（仮想オフィス）は現在、主に2つの意味で用いられています。
1つ目の意味は、従業員が出社して共に働く物理的なオフィスのような体験をインターネット上で再現し、バーチャルな空間として働く場所を提供するサービスです。また、このサービスを提供するソフトウェアアプリケーションを「バーチャルオフィスツール」または「仮想オフィスツール」と呼びます。近年ではデジタルトランスフォーメーション（DX）の文脈で、「デジタルワークプレイス」というカテゴリー名称も使われています。
2つ目は、執務空間をレンタルする「レンタルオフィス」サービスや、法人登記情報をレンタルするサービスを意味する言葉として使われています。レンタルオフィスは、契約することで実際に提供されているオフィスを利用できるため、自分用のプライベートオフィスのほか、会社のオフィスとしても重宝されています。法人登記情報のレンタルでは、執務空間は伴わず、住所や電話番号などが提供されます。
バーチャルオフィスツールには例えば、「ovice」があります。oviceでは、オンライン上に提供されるスペースにログインすると、アバターとして「出社」することになります。従業員はアバターを操作して、オフィス内を自由に移動できます。操作が直感的であることや相手の状況が可視化されているため、チームでスムーズにやり取りすることができます。
oviceは2020年8月にサービスをリリースして依頼、これまでに4,000社を超える利用実績があり、バーチャル空間に存在するオフィスとしては日本で最も利用されているサービスです。
バーチャルオフィスツールは、テレワーク・リモートワークのメンバーだけでなく、ハイブリッドワーク環境でも、別の階や別の拠点などの離れたメンバーとも気軽にコラボレーションできるため、働き方に柔軟性を提供することができます。
＜参照＞
BOXIL | バーチャルオフィス（仮想オフィス）ツールのおすすめサービス
oviceのようなバーチャルオフィスでは、チャットや音声通話、web会議など様々なコミュニケーションの手段を内包しているため、別々のツールを用意する必要なく、ひとつのバーチャル空間から簡単に同僚とやり取りすることができます。
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バーチャルオフィスを導入する際の注意点
バーチャルオフィスは低コストで導入できるものの、既存の働き方からの移行にはある程度労力が必要です。そこで、バーチャルオフィスの導入に失敗しないために注意すべき点をいくつかご紹介します。
注意点(1) バーチャルオフィスを導入する目的を社内で共有しておく
バーチャルオフィスを導入する際は、目的を社内のメンバーと共有しておきましょう。すでにテレワークを進めていた場合、従業員はなぜ別のツールを利用することになったのか知りたがります。
バーチャルオフィスの導入目的や活用方法について共有することで、新たなツールについても受け入れてもらいやすくなります。
また、バーチャルオフィスはテレワーク用の共有スペースというだけではなく、バーチャル飲み会や説明会、各種イベントとしても活用することができます。どのようなシーンで活用可能か社内で話し合っておきましょう。
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注意点(2) バーチャルオフィスを利用する対象者を選んでおく
バーチャルオフィスを導入する際は、どの部署、どの従業員が利用するのか考えておきましょう。
例えば、企画部門や営業部門などコミュニケーションが重要な要素となる特定の部署、特定のメンバーだけを対象にすることもできます。
また、先に特定の部署だけ試験的にバーチャルオフィスを活用し、その後徐々にメンバーを追加しても良いでしょう。
oviceや他のバーチャルオフィスツールを導入する際は、利用する人数によって月々の費用が異なります。費用と実務の両方を考慮し、ベストな条件を考えましょう。
注意点(3) 他部署との連携に支障がないように配慮する
バーチャルオフィスを利用する部署と利用しない部署が社内に混在している場合、部署間のコミュニケーションがかえって難しくなってしまう恐れがあります。
特に関連性の強い部署や、普段やり取りの多い部署同士は一緒に仕事ができる状態にしておくのがベストでしょう。
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注意点(4) 従業員を過剰に管理しないように配慮する
テレワークでは従業員の顔が見えず、コミュニケーションが難しいことが課題でした。バーチャルオフィスを利用すれば従業員の動向が見えやすくなり、管理するコストを減らすことができます。
一方で、従業員は常に監視されているとストレスを感じてしまいます。あまり過剰な監視をせず、従業員同士の議論や雑談が自然に発生する環境をつくる必要があります。
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注意点(5) 導入効果の検証方法について決めておく
バーチャルオフィスを導入することで、企業は次のような効果を期待できます。
- 業務に関する生産性の向上
- 従業員同士のコミュニケーション量の増加
- テレワークにおけるストレスの減少（孤独感等）
生産性の向上はバーチャルオフィスを導入してからの成果物などで検証することが可能です。
コミュニケーション量の増加やストレスの減少については、従業員へのヒアリングやバーチャルオフィス上での日々の仕事ぶりなどからある程度変化を確認できるでしょう。
また、従業員のストレスについてはストレスチェックなどで量的に確認することも可能です。
いずれにせよ、バーチャルオフィスは導入後も効果を随時検証していく必要があるでしょう。効果をうまく検証できれば、検証結果をもとにバーチャルオフィスの活用方法を改善することができます。
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バーチャルオフィス「ovice」を導入するまでの流れ
バーチャルオフィスは通常のオフィスやレンタルオフィスを契約するよりもコストパフォーマンスに優れています。しかし、ある程度の費用はかかるため、導入までにできるだけデモ版を試してみることをおすすめします。
oviceの場合、導入までの流れは以下の通りです。
ステップ(1) 2週間の無料トライアルに申し込む
oviceでは2週間の無料トライアルを提供しています。
◆2週間の無料トライアル：申込フォーム
また、oVice株式会社の公開デモスペース（バーチャルオフィス）にアクセスし、実際の空間や機能を体験いただけます。
◆ご体験のためのバーチャルオフィス：公開デモスペース入口
ステップ(2) バーチャルオフィスの使い勝手を試す
oviceにログインし、スペースにアクセスします。同僚も招待しましょう。
基本的な使い方は、AIアバターが教えてくれます。バーチャルオフィスではアバターの移動や音声通話、ビデオ会議、チャットなどさまざまな機能を利用できます。無料トライアル期間中には、使い勝手についてぜひしっかりと確認してください。
▼参考
oviceブログ | oviceをはじめよう
ステップ(3) バーチャルオフィスの契約
実際に契約する際は、利用人数やスペースのサイズによって料金が変わってきます。oviceの料金プラン一覧から該当する規模を選ぶと、価格を確認できます。
利用人数が99名以下であれば、1スペース税込み7,315円/月あたり* で使うことができます。中規模から大規模でも、「まずは特定の部署から始めてみる」という具合に、低コストで運用できます。
（*年間契約の税込金額を、月換算した金額。企業・団体の規模により料金プランが異なります）
テレワークやハイブリッドワークでのコミュニケーションやコラボレーションに課題をお持ちの場合、ぜひ無料トライアルから試してみてください。
