コロナウイルスの影響によりテレワークが推奨されるようになり、コロナ禍でもオフィス勤務を継続させる企業は ”遅れている” と見なされるようになっている。
テレワークとはその名の通り ”遠隔（リモート）” で仕事ができる。つまり、どこで仕事をしても構わない、所謂 “ノマドワーク” も可能であり、場所を選ばすに仕事ができるのは大変ありがたく素晴らしい仕組みだと思っていた。コロナ禍を迎える前では。
では、現実はどうだろうか？
Zoom等のバーチャルコミュニケーションサービスを使ったミーティングが１日に何件もあるのならば、会話が問題なくできる雑音の少ない場所（家など）に籠らないといけない。
しかし同時に、テレワーク環境では同僚や上司と気軽に話すことが難しくなったため、コミュニケーションを図る時間が圧倒的に減り、人間関係のあり方にも多少変化が起こった。
昨年の春から新卒入社した人の中には、一度もオフィスワークをしたことも、上司・同僚とお酒を共にしたことがない人もいるという。このように直接会う機会が減ったことが今後私たちの働き方どのように影響するのだろうか？
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目次
テレワークの良し悪しは個々のコミュニケーション能力に左右される
筆者は元々オフィス勤務を経験したことがない為か、オンラインやバーチャルミーティングでのやりとりが割と得意なタイプだった。LINE, Slack等の社内コミュニケーションツールだけだとうまく詳細が伝わらずもどかしく思っていたことが、所謂 ”テレビ電話” によって考えが伝わりやすくなった上、一緒に働くメンバーの考え・やる気度合いを目で見て確認することができる。Zoomの存在を知った時は個人的に課金したほどで、悪い側面を感じたことはなかった。ただ、それは自身がマネジメント・リーダー的役割を担っていなかったからかもしれない。
そこで、マネジメントや育成を担当しているビジネスマンやテレワークを取り入れている経営者に話を聞いてみると、リモートワークのクオリティは個々のコミュニケーションスキルに左右されてしまうということがわかった。「それぞれの集中力が上がって、会議の時間が減ったのでプライベートの時間を増やすことができるようになった」という声がある一方で、「在宅勤務になったことでメンバーの集中力が下がり、意思疎通が難しいと感じるようになった」という話も出てきた。
コミュニケーションスキルというのは、個人が自主的に身につける他ない。本人がコミュニケーションスキルを上げることが大切と認識していたとしても実際は向き不向きがあったり、具体的に何をしたら良いかわからいない方も多いのではないだろうか。また、チーム内でのコミュニケーションというのは一方的であってはいけない。誰か一人がコミュニケーション能力に長けているだけでは、チームワークは成立しないのだ。
とはいえ、全員が完璧な営業マン並みのスキルを備える必要もない。最低限チーム内でのコミュニケーションの在り方について共通認識があれば、物事はうまく回るものだ。
今回はオンラインミーティング上のコミュニケーションで押さえておくべきポイント３点を紹介する。
① ミーティング前の準備を徹底的にする
“If You Fail To Prepare You Are Preparing To Fail (準備を怠ることは失敗するための準備をするようなものだ。) “ by ベンジャミン・フランクリン
上記の名言があるように、失敗のほとんどの原因が準備不足によるものである。
そう、ミーティングがうまくいかなかった原因は準備不足だ。特にオンライン上でのMTGはアイコンタクトや個々に自然に合図を送ることができない。画面共有を使ったプレゼンテーションのごたつきや気まずさも、準備が十分にできていなかったために起きている。
ある程度の ”沈黙時間” や ”Zoomあるある（声が重なってしまうなど）” が起こってしまうのは仕方ないだろう。Wi-Fiが不安定でプレゼンテーションが途中で聞こえなくなってしまったり、その為に発言をし直す必要があるのはお互いにオンラインでの難しさを理解しあっていたら、全く問題にはならない。ただ、防げるハプニングは事前に防ごうというのがポイントだ。
例えば、バーチャル会議では事前の情報シェアがとても役に立つ。
ハーバードビジネスレビューの記事にもある通り、大抵のミーティングには進行役や補助が存在するはずだ。あなたが会議で発言したいことがあるなら、事前に進行役に伝えておこう。そうすることによって、誰かの発言を途中で止めたりせず一番最初にその内容を話すことができる。
また、進行役がどの内容から話し合うべきか把握ができると、会議をスムーズに進行させることができる。そしてこのスムーズさが、オンラインミーティングの違和感を減らす鍵となる。
進行役を事前に決めておくことはプロフェッショナルな会議において極めて重要なことであり、これを決めることによって、誰の話を優先的に耳に入れるかを無意識的に人間は認知する。そうすることでチームに一体感が生まれるのだ。
Harvard Business Review｜Stop Talking Over Each Other in Virtual Meetings
② 意見を言う時は丁寧に褒めた上で、話を展開させる
このテクニックは、オンラインではないミーティングにも非常に有効であると、ハーバードビジネスレビューに記載されている。
そう、話を遮られることは、誰だって気分が良くない。ただ、プロフェッショナルなミーティングでは積極的な発言を求められるため、それが必要な時もあるだろう。そんな時はこのセリフを言ってから話を進めていくことをお勧めする。
「笹野さん！素晴らしい指摘・意見をありがとうございます。その指摘を基に、更に話を展開させたいのですが、、、」
この言葉を言うことによって、相手の話の価値・信頼性を保ちながらも、あなたの発言を聞く準備ができる。オンラインは話した言語がストレートに相手に伝わってしまうため、こうした細やかな心配りが非常に重要となるのだ。
③ 会議の時間を短くする
会議は１時間という常識が存在しているが、１時間フルで充実していた会議は果たして何割あっただろうか？極めて少ないように感じる。
DIAMOND onlineのとある記事で紹介されているように、人間の集中力は鍛えられている人で90分が限界だと言われているが、実際は15分周期のサイクルがあり、90分間ずっと集中が続いているわけではない。
DIAMOND online ｜「会議は１時間」という常識が生産性を下げる。会議は「15分×２=30分」が原則である。
参加メンバーの多いミーティングにおいては、全員の意識を90分間集中させるのは極めて大変である。そのため筆者は、「15分×２＝30分会議」を推奨している。
15分間インプット（情報共有等）を行った後、15分間のアウトプット（提案・議論）を行うというものだ。時間制約があるからこそ、事前準備の必要性を理解することができ、全員の集中力が高い状態を最後までキープすることができる。
そしてこんな恐ろしい記事もある。
GoTo｜5 Reasons Your Meeting is Boring Everyone to Death – GoToMeeting
あなたがつまらないミーティングをする人だと認識される理由は「話が長いから」と「準備ができていないから」なのである。一度そう認識されてしまうと、参加者のモチベーションは一気に下がってしまうのだ。短くてスマートなミーティングのため、①にあった事前準備を徹底させることを強くお勧めする。
テレワークが増えたからこそ、家族と過ごす時間が増えたりと良い側面もたくさんあると思う。何より、家でも仕事ができることがわかった今、わざわざオフィスに行く理由が見つからない人達もたくさんいるだろう（もちろん、オフィス勤務を好む人もいるので、多様性があって良いと思う）。
そして、チームとコミュニケーションを取る上で気をつけることは、バーチャルであっても大差はないということがわかる。しかし、これまで以上に細かいところに気を使う必要があるのも事実だ。小さなコミュニケーションのズレを早期段階で解決することによって、大きなすれ違いやミスを防ぐこともできるし、実際に会う会わないに関係なく、信頼を構築することも可能だ。
そのため、意識的に個々が今何を考えているのか、何を悩んでいるのかをヒアリングする時間を別途で作ることは離職率を下げるためにも極めて重要な課題となっている。
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