※本記事の内容は、2021年8月時点の情報に基づきます
リモートワーク・テレワークで成果を出すためには、円滑なコミュニケーションや連絡など、業務の効率化が重要になります。そこで今回は、リモートワーク・テレワークを効率的に進めるためのアプリやシステムをご紹介します。まだ導入していないツールがあれば、ぜひチェックしてみてください。
目次
Web会議ツール
Web会議ツールはリモートワーク・テレワークに必須のツールと言えます。日頃から頻繁に使うツールであるため、使いやすさには気を配りたいところです。
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Zoom
Zoomビデオコミュニケーションズが提供しているzoomは、世界でシェア30%以上の代表的なWeb会議ツールです。
会議を開催するホスト側はアカウント登録をする必要がありますが、参加者側はアプリをダウンロードするだけで利用・参加できるため、複数人での仕様でも手間がかからない点もメリットです。
プランには有料プランと無料プランがあり、無料プランでは参加人数や会議時間に制限が設けられています。有料プランではホスト側の複数設定やクラウドレコーディングができる点、会議中の音声を自動でトランスクリプト（文字起こし）してくれるなど、便利な機能が備わっています。
Microsoft Teams
Microsoft TeamsはMicrosoft社が提供しているWeb会議ツールであり、Zoomと同様に遠隔での会議が可能なコミュニケーションツールです。
Microsoft Teamsはチャット・音声通話・Web会議・ファイル共有など基本的な機能が完備されており、Zoomと違いブラウザ上で会議を開始できます。
Microsoft TeamsはMicrosoft 365のプランの中に含まれているため、エクセルやワードなどofficeソフトを利用している会社ではインストールされているかもしれません。
面倒な操作も必要ないため、Zoomと並んで導入しやすい会議ツールです。
勤怠管理ツール
テレワークの際に企業の課題となるのが勤怠管理です。しかし、勤怠管理ツールを上手に活用することで、内部管理がぐっと楽になります。テレワークを継続する予定の企業ではぜひ導入しておきたいツールです。
勤次郎
勤次郎は勤次郎社が提供している勤怠管理システムであり、5,000社以上の導入実績を誇るクラウド型のシステムです。
勤次郎では雇用形態ごとにさまざまな機能を利用して管理することができ、幅広い企業の事業形態に対応しています。
また、勤次郎は一般的な勤怠システムと給与システム以外に、人事システムや健康経営のためのヘルスケアシステムなどと連携する機能もあり、内部管理の業務効率化に強みがあります。
初期費用0円、 1人あたり月額200円から利用できるため、導入費用を安く抑えたい企業にも向いています。自社サーバーを用意する必要もないため、購入費用やメンテナンス費用などの心配もありません。
勤革時
勤革時はNEC社が提供している勤怠管理システムで、豊富な打刻手段が強みのシステムです。
勤革時はレコーダー設置環境に応じてPC、タブレット、モバイルなどさまざまな打刻機器から選択することができるため、どんなオフィスでも対応できます。
また、生体認証機能も強みのひとつで、顔を映すだけで出退勤記録ができる顔認証タイムレコーダーアプリも便利な機能です。
勤怠管理システムの強みであるWeb上から申請やタイムカードの確認にも対応しているため、営業や出張時の出先の打刻にも対応しています。
これにより、わざわざ外回りや出張から打刻のために帰社する必要はなくなります。
チャットツール
リモートワーク・テレワークに欠かせないのが日々のやり取りを行うチャットツールです。チャットツールはメッセージやファイルのやり取りなどを頻繁に行うため、社内のニーズに応じて慎重に選定しましょう。
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Slack
Slack（スラック） は、世界中で多くのユーザーが利用しているチャットツールで、世界100国以上で使われています。日本国内でも毎日50万人以上が利用しおり、国内でも最も人気のチャットツールと言えるでしょう。
アプリをインストールすればPCのほかスマホでも利用ができるため、いつでもメッセージやファイルの閲覧、通話などが可能です。
Slackはさまざまなファイル形式に対応しており、ワードやエクセル、パワーポイントなどのofficeソフト対応しているのはもちろんのこと、zipファイルやpngファイルなどもチャンネル内にアップロードするだけで手軽に共有できます。
また、Slackは目的ごとにチャンネルをいくつも作成することができるため、チームやプロジェクト、クライアントなどによって複数のコミュニケーションの場をつくることが可能です。
また、無料ビデオ通話と音声通話、1,500以上のツール連携など、これ1つで大抵のコミュニケーションができるほど充実した機能を持っています。
Chatwork
Chatwork（チャットワーク） は日本発のツールであり、27万社以上の企業に導入されている人気のチャットツールです。デスクトップのほかアプリをインストールすればスマホなどモバイルでも利用できるため、出先でもすぐに返信などが可能です。
Chatworkはビジネスのさまざまな場面で生じるコミュニケーションを手軽に行えるように、シンプルな設計になっています。
グループチャット機能もあるため、プロジェクトごとにチャンネルを複数分けることも可能で、さまざまなファイル形式をアップロードすることができます。
また、ビデオ通話機能を使ってリモート会議をすることも可能。料金プランは無料のフリープランから段階的に料金が上がっていきますが、個人や小さな組織での利用であればそれほど高額にならないでしょう。
機能制限ありの 無料プラン、 400円/1名のパーソナルプラン、 500円/1名のビジネスプラン、 800円/1名のエンタープライズから選択可能です。
LINE WORKS
LINE WORKS（ラインワークス） は、LINEによって提供されているチャットツールです。多くの方に馴染みのあるLINEの使用感を踏襲し、いつもと同じ感覚でビジネス用チャットを使えます。
導入している企業は25万社を超え、日本の法令を遵守したセキュリティ体制も整備されています。
アプリをインストールすれば誰でも使えて、スマホひとつですぐに連絡が可能です。
機能としては、LINEと同様に使えるトーク機能、スケジュールを社内メンバーで共有できるカレンダー共有など基礎的なものは備わっており、特にモバイルの使い勝手が良い点が大きな強みと言えます。
社内のメンバーが外回りや出張、その他の作業でデスクを離れることが多い場合重宝するサービスです。
ファイル共有ツール
テレワークではデータのやりとりが主になるため、業務に必要なファイルを保存・共有するツールが必要不可欠です。ここでは主なファイル共有ツールの機能をご紹介します。
Google Drive
Google DriveはGoogleが提供している言わずと知れたファイル共有ツールで、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用することができます。
また、フォルダを作成することで各ファイルを階層化することもできるため、目的に合わせて柔軟に利用可能です。
企業で利用する場合は法人プランも用意されています。
無料版は15GBまでで、登録をするだけで大容量のストレージが利用できる点は最大の魅力です。そのため、容量の少ないファイルの共有などであれば個人利用の無料版でも足りてしまうこともあります。
より大容量のストレージが必要な場合は、法人・個人ともに使える100GBプラン（1人あたり250円/月）、ビジネス用のグループウェアである「G-Suite」が利用できるプラン（1人あたり680円/月）なども用意されています。
Dropbox
Dropboxは世界で5億人以上のユーザーに利用されているオンラインストレージツールです。シンプルな機能なため、初心者の方でも使いやすい点も魅力です。
パソコンはWindows・Macともに対応しているほか、iPhoneやAndroid向けのアプリも提供されているため、モバイル端末からでも同時にアクセスすることができます。
操作性は極めて直感的で、Dropbox上のフォルダにファイルをドラッグ&ドロップするだけ。誰でも簡単にファイルのアップロードや共有が可能なので、ITに苦手意識を持つ従業員でもすぐに慣れることができます。
テレワーク環境そのものを構築するバーチャルオフィス「oVice」
これまでさまざまなテレワークアプリ・ツールをご紹介してきましたが、これらのツールを利用したからと言って、すぐにテレワーク環境が整備されるわけではありません。
oviceはチャットや通話、Web会議などさまざまな機能を利用できるテレワーク支援ツールです。バーチャルオフィス上のアバターを動かすことで、自由に移動や入退室が可能です。
また、ZoomやSlackなどのツールだけを使っていると雑談や些細な相談などが不足してしまい、チームワークに悪影響を及ぼすことがあります。
oviceはバーチャルオフィス内にいればフォーマルな会話のほかに立ち話も可能なため、きめ細かなコミュニケーションが可能です。
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