コロナ禍でさまざまなものがオンラインに切り替わってから一年以上が経過しました。多くの会社ではテレワークが導入されましたが、コミュニケーションの課題も顕在化しています。
特に新入社員は実際に対面で先輩や上司と仕事をする機会が少ないため不安を感じやすいものです。そこで今回は、オンライン上で新入社員の研修やフォローアップを成功させるためのコツやツールについてご紹介します。
テレワークにおける新入社員へのフォローアップの難しさ
テレワークは新入社員にも広く普及しており、仕事のやり取りの多くがオンライン上で行われていることがわかります。テレワークの普及に伴う新入社員へのフォローアップの課題をデータから読み解いていきましょう。
新入社員にも広く普及したテレワーク
2020年卒新入社員の入社後を追跡した調査によると、テレワークを経験した新入社員は58.4％となっており、半数以上がテレワークを経験していることがわかります。また、今後もテレワーク・在宅勤務の利用を希望するかを質問したところ、新入社員の51.6％が「利用したい」と回答しています。
出典：公益財団法人全国求人情報協会 | 「2020年卒 新卒者のテレワーク勤務実態調査リリース」
新入社員のテレワーク経験を地域別で見ると、首都圏（東京・埼玉・千葉・神奈川）では66.9%、京阪神（京都・大阪・兵庫） では64.0%、その他の地域では47.6%という分布になっています。
出典：公益財団法人全国求人情報協会 | 「2020年卒 新卒者のテレワーク勤務実態調査リリース」
新入社員のテレワーク経験を会社の規模別に見てみると、100人未満の比較的小規模な会社では46.4%となっている一方、1000人以上の会社では60%以上がテレワークを経験していると回答しています。
出典：公益財団法人全国求人情報協会 | 「2020年卒 新卒者のテレワーク勤務実態調査リリース」
以上をまとめると、新入社員へのテレワークの導入は地域や会社の規模によって差は見られるものの、地方の小規模な会社であっても半数近くの新入社員がテレワークを経験しているということになります。
テレワークにおける新入社員へのフォローアップの課題
同調査では、テレワークを利用する新入社員の業務内容や課題に感じたことについても質問しています。
まず、テレワーク時に社内コミュニケーションツールやチャット、メッセンジャーなどで「常時」上司や同僚と相談・会話をしていた新入社員は47.8%となっています。常時コミュニケーションを取っていなくても、「定期的に」「機会があった」と回答する新入社員はあわせて66.7％にのぼっています。
一方で、テレワーク時にツールを利用した相談・会話の機会がなかったと回答した新入社員は33.3％、与えられた研修課題を一人で進めていたと回答した新入社員は38.5%となっています。
出典：公益財団法人全国求人情報協会 | 「2020年卒 新卒者のテレワーク勤務実態調査リリース」
最後に、同調査ではテレワーク時のコミュニケーションと適職意識の関係についても調査しています。
テレワーク時に「ちょっとした問題や困りごとを相談する機会」や「自分の頑張りへの評価・自分の仕事への感謝の言葉をかけられる機会」があると回答した新入社員は、「不十分だった」「機会がなかった」と回答した新入社員よりも、「自分はこの会社の仕事に向いている」と感じている傾向が見られました。
出典：公益財団法人全国求人情報協会 | 「2020年卒新卒者の入社後追跡調査」
以上のように、新入社員へのモチベーションや適職意識を向上させるためには、テレワーク時のコミュニケーション機会を適切に設けることが必要だと考えられます。
新入社員のテレワークにバーチャルオフィスを利用するメリットとは
たとえばバーチャルオフィス oviceを使うと、現実のオフィスを再現した空間の中でメンバーと様々なコミュニケーションを行うことができます。
特長(1) バーチャル上で仲間と一緒に仕事をしている感覚を得られる
oviceでは、バーチャルなオフィス空間をアバターを利用して移動します。音声での会話は相手との距離や自分が向いている方向によって音量が変化し、現実空間の会話に近い体験が可能です。
バーチャルオフィスにアクセスすれば同じ空間・時間を仲間と共有できるため、孤独感を感じやすいテレワーク中でもチームのメンバーと一緒に仕事をしている感覚を得ることができます。
特長(2) 新入社員の悩みや不安を聞く機会を増やせる
社会人経験や社内の業務経験が少ない新入社員は、上司や先輩に相談する機会が必要です。しかし、Zoomなど既存のWeb会議ツールで相談する場合、URLの発行などに手間がかかってしまいます。
一方、oviceではオフィスに入室すればいつでも1on1のコミュニケーションが可能です。バーチャルオフィスに内では音声による会話のほか、チャットやビデオ会議にも対応しているため、状況に応じて様々なコミュニケーションをすることができます。
上述のように、新入社員は悩みを定期的に相談する機会があるほどモチベーションが向上する傾向が見られます。適切なチームマネジメントのためにコミュニケーションを増やしたいのであれば、oviceは非常に便利なツールです。
特長(3) すぐに誰かと会話ができる
これまでのテレワークにおけるコミュニケーションツールは、URLを発行したりカレンダー登録をしたりと、コミュニケーションが断続的になりやすいというデメリットがありました。
一方、oviceではURLの発行など特別な設定は必要なく、リンク先のオフィスに入室すればすぐに他のメンバーとコミュニケーションすることができます。
ZoomなどのWeb会議ツールでは難しかった自然な会話も生まれやすく、チームメンバーといつでも話をすることが可能です。
特長(4) 会議室を使えばプライベートな話も可能
oviceには会議室があり、鍵をかけることで会議室内のメンバーだけで秘密の会話をすることができます。
新入社員の中には他のメンバーに知られたくない悩みを持っている人もいるでしょう。メンターによる新入社員への指導や個人的な悩み相談などは、会議室を積極的に利用してみましょう。
特長(5) 新入社員の動きが自然と目に入る
上司や先輩であれば、入社したての新入社員の動向は気になるものです。
しかし、テレワークには、新入社員の仕事ぶりやストレス状態などを細かく把握しづらいという課題があります。アンケートや定期的な面談によりある程度状況を把握することはできますが、これらは本人の自己申告であるため、客観的な判断がしづらいという欠点があります。
oviceは、これらの課題を解決できる可能性があります。oviceは個人の作業からチーム作業まで、あらゆる作業をバーチャルオフィス内で行うことができるため、任せた作業の進捗状況やメンバーとのコミュニケーション、仕事に対する姿勢など、オンライン上では確認しづらい新入社員の動向を客観的に把握しやすい環境なのです。
仕事の行き詰まりやミス防止のためにも、oviceで密接なコミュニケーションを図ってみてはいかがでしょうか。
oviceを利用する際の注意点
oviceを利用して新入社員とコミュニケーションを図る際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
注意点(1) 単なる監視にならないように注意する
新入社員は慣れない環境や業務内容、対人関係にストレスを感じやすいため、バーチャルオフィス上で干渉しすぎないように注意が必要です。
oviceのバーチャルオフィスでは上司が新入社員の動向を確認しやすいというメリットがありますが、干渉をしすぎると上司による監視の要素が強まり、新入社員はストレスを感じてしまいます。
新入社員とのやり取りはメリハリを持たせるように心がけましょう。
注意点(2) ツールの導入だけでコミュニケーションの課題は解決しない
oviceはチームのコミュニケーション課題を解決する際に有効なツールですが、ツールを導入しただけで課題が解決するわけではありません。
新入社員にoviceのバーチャルオフィス内を快適に過ごしてもらうためには、上司が適切なタイミングで声がけを行うなど、本人の性格を理解した上でフォローアップする必要があります。バーチャルオフィスを導入する際には、会社のメンバーで新入社員をどうフォローするのかあらかじめ決めておくと良いでしょう。
リアルと変わらないコミュニケーションを。
