テレワークにより社内のコミュニケーションの仕方が大きく変わりましたが、それにより報連相の難しさを感じている方もいるのではないでしょうか。オフィスにいれば気軽にできた報連相も、テレワーク下では勝手が違います。
十分に報連相が機能していない状態が続けば、業務の進捗にも支障をきたすため、見逃していい問題ではありません。今回は適切な報連相の仕方について、基本から紹介します。報連相が必要な前提も含めて解説するので、最近社内の報連相がうまく機能していないと感じる方は参考にしてください。
目次
報連相とは
「報連相（ほうれんそう）」とは「報告」「連絡」「相談」の略で、よく「組織の血液」に例えられるほど重要なものです。私たちの体内で血液が十分に循環しなければ様々な問題が起こるように、組織内で報連相がうまく機能しなければ様々な問題を引き起こします。
まずは「報告」「連絡」「相談」がそれぞれ、どのような役割、意味を持っているのか紹介します。
報告とは
報告とは、上司からの指示に対して、部下が経過や結果を知らせること。問題が発生した時はもちろんですが、問題なく進んでいるのであればその旨も報告しなければなりません。適切に報告することで、上司が手助けをするのか、そのまま任せておくのか判断できます。
連絡とは
連絡とは、簡単な情報を関係者に知らせること。連絡に自分の意見や憶測は入りません。上司や部下にかかわらず、誰もが発信側・受信側になります。総務や人事から全社員に向けて、プロジェクトリーダーからメンバーに向けて、など様々な連絡があります。
相談とは
相談とは、判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時などに、上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、アドバイスをもらうことです。相談の仕方で、上司からのアドバイスの質も変わるため、適切な相談方法も身に着けておかなければなりません。
報連相を怠ると
組織内で報連相を怠ってしまうと、次のような問題が発生してします。
- 問題の原因がわからなくなる
- 部下の状況がわからない
- チームの連携が弱くなる
報連相を怠ると、問題の原因やその事象につながった経緯が不明になり、原因究明のための工数も増えてしまうでしょう。
また、報連相が行われていない組織では、部下の状況が確認できず、大きなトラブルにつながる恐れもあります。
さらに、メンバー同士の意思疎通が取れなくなると、チームの連携が弱まり、本来期待できるはずだったパフォーマンスを発揮できないかもしれません。
報連相のメリット
適切な報連相をすることで、組織にどのようなメリットがあるのか紹介します。
ミスを防げる
報連相が機能していれば部下のミスも防げます。たとえば業務を始める前に「これから〇〇を始めます」と報告があれば、ミスがあってもその時点で指摘できるからです。もしも報告がなければ、終わってから指摘することになり、損失も大きい上に互いの信頼関係にもしこりが残ってしまうでしょう。
社内の状況を把握できる
社内で報連相が活発になれば、それぞれのメンバーの状況も把握しやすくなり、業務の配分など管理がしやすくなります。たとえば、部下に仕事をお願いしたいと思った時も「Aさんは今大変そうだから、比較的余裕のあるBさんにお願いしようかな」という判断もできるのです。
コミュニケーションが増える
テレワーク下の大きな問題といえば、コミュニケーションが減ってしまうこと。報連相はそれ自体がコミュニケーションとなるため、コミュニケーション不足解消にも繋がります。何気ない報告だけでも上司や部下との繋がりを感じられるため、仕事へのやりがいも感じやすくなるはずです。
メンバーの個性を把握できる
報連相を通して、それぞれのメンバーの個性や得意不得意も把握しやすくなります。個性がわかれば、マネジメントもしやすいでしょう。「このメンバーは、こういう仕事が苦手だから、意識してフォローしよう」「Bに苦手な仕事を任せて成長のチャンスにしよう」という判断が可能になるのです。
テキストで報連相する際の注意点
テレワークでは、テキストで報連相をすることも増えました。その際の注意点も紹介するので参考にしてください。
メッセージを送って終わりではない
自分からメッセージを送って満足しないようにしましょう。上司が忙しくメッセージに気づかない場合もあるからです。社内で既読かどうか分かるようルールをつくっておき、いつまでも既読にならない場合は、電話などでメッセージを見てもらえるよう促しましょう。
口頭の方がいい場合もある
普段はチャットツールでコミュニケーションをしていても、シンプルな内容である場合や、テキストだけでは伝えにくいと感じる場合には口頭で伝えます。その際、なぜテキストだと伝えにくいと感じたかの自分の意見も一緒に伝えると良いでしょう。報告の時間をもらいたい場合には「〇〇の件について報告したいので〇分でいいので時間をくれませんか」のように提案します。
メッセージにはすぐにリアクションする
報連相は基本的に、上司からの返答やフィードバックがセットとなっています。何かメッセージを受け取った際にはそのまま放置せず「ありがとうございます。言われた通りにすすめてみます」など返信を入れましょう。あなたがメッセージを受け取ったことが相手に伝わります。上司からのアドバイスに限らず、普段からメッセージにはすぐにリアクションすることで、メンバーとの協力や業務進行が円滑になるはずです。
報連相に大事な「おひたし」とは
部下が上司に対して報連相が大事なのと同じように、上司は部下に対して「おひたし」を守ることが重要です。どういう意味かそれぞれ見ていきましょう。
お（怒らない）
部下と関係性を築くためには、まず「怒らない」ことが大事。ただし、怒らないとは「怒りに身を任せない」ということで、部下の成長のために叱ることは重要です。至らない部分について指摘し、今後同様の事態が起こらないような共通認識を打ち立てましょう。
ひ（否定しない）
部下と一緒に仕事をしていれば、部下が間違うこともあるでしょう。上司として間違いを正すことは重要ですが、頭ごなしに否定してはいけません。部下がなぜ間違ったのかを正確に理解し伝えるためにも、まずは話を聞き入れた上で、その後「何がどう間違えているのか」と「どう修正すればいいのか」を伝えます。
た（助ける）
部下から助けを求められたら上司はしっかりと助けましょう。しかし、助けを求められる前に手を貸してしまうと、部下の成長を阻害する恐れもあります。部下がしっかりとSOSを発信できる環境を整え、その上で部下には仕事にチャレンジしてもらいましょう。
し（指示する）
部下が迷わず業務に集中できるよう、的確に指示を出しましょう。しかし、常に1から10まで指示を出していると、部下は考えることを放棄して「指示待ち人間」になってしまいます。部下の力量を見ながら、適度に自分で考える余白を作りながら指示をコントロールすることが重要です。
効果的な「報告」の仕方
効果的な報告の仕方を紹介します。
内容によって報告の仕方を変える
報告の中にはすぐにでも知ってもらいたい内容と、そうでもない内容があります。何かトラブルが発生した時は電話などで直接伝えることが重要ですが、そうでない場合はメッセージで十分です。毎回電話をしていると、上司も時間がとられてしまうため、内容に併せて適切な方法で報告しましょう。
事実と意見を分けて伝える
報告をする際は事実と意見を分けて伝えましょう。トラブルが起きた時を想像してみてください。もし既に対処したことがあればそれは事実となります。一方で「こうした方がいいと思います」というのは意見です。事実と意見がごちゃまぜになっていると、上司も適切に状況を把握できなくなってしまいます。普段から事実と意見を分けて伝える意識をしましょう。
結論から伝える
報告する際は、伝える順番も重要です。まずは結論から伝えましょう。
報告すべきことがいくつかある場合には、最も重要な情報から報告しましょう。最初に「〇〇について2点、〇〇について1点報告します」と伝えておくと、相手も全体を踏まえた上で聞けるので理解しやすくなるはずです。
こまめに報告する
報告はこまめに行いましょう。報告の頻度が下がれば下がるほど、上司がマネジメントするのが難しくなり、トラブルが発生する可能性も高くなってしまいます。しかし、あまりに報告の頻度が高すぎても手間が増えてしまいます。どのタイミングで報告をするべきか、組織内で決めておきましょう。
効果的な「連絡」の仕方
連絡は上司・部下だけでなく、様々なパターンがあるため、適切な連絡の仕方を身に着けておきましょう。
曖昧な表現を避ける
連絡では事実だけを伝えましょう。個人の憶測や願望を混じえて伝えてしまうと、余計な誤解を生みかねません。たとえば「雨天決行かもしれません」という表現の連絡では、情報の受け取り手は決定事項だと誤解するリスクがあります。決定していない場合は「雨天時に決行するかは現状未定です。後ほど状況に応じた新たな決定事項を共有する予定です」など、正確な情報を伝えます。
迅速に連絡する
連絡事項はできる限り早く連絡しましょう。連絡を待っている人の中には、その内容によって予定が変わってしまう人もいます。小出しでもいいので、決定事項は迅速に連絡するのがおすすめです。
連絡する順番も大事
内容によっては連絡する順番が重要になる場合もあります。たとえば上司の確認が必要な内容を、未確認のまま一斉送信してしまうと、その後訂正が必要になってしまうということもあります。もっと悪い事態に、顧客に送ってしまうという事態もあり得ます。この場合はトラブルに発展する可能性もあります。どのような手順で連絡すべきなのか、組織内で連絡する順番を予め決めておきましょう。
効果的な「相談」の仕方
相談は上司と部下の認識のズレを減らすためにも重要なステップです。疑問があるまま仕事を進めないことが重要です。
疑問があるまま仕事を進めない
仕事をしながら疑問が発生しても、それを放置したまま仕事を進めてしまうのはトラブルのタネになります。仕事に関して分からないことがあった場合は、すぐに上司に相談してみましょう。
しかし、疑問の内容によっては自分で調べて解決できることもあるはずです。まずは自分で調べた上で「調べてもわからなかったので教えてください」と相談するのがおすすめです。
まずは直属の上司から相談する
相談内容によっては、直属の上司では分からないこともあるかもしれませんが、必ず直属の上司に先に相談しましょう。上司を飛ばして相談するとき、組織の指揮命令系統が崩れてしまいますし、上司との信頼関係にも悪影響が出るかもしれません。「〇〇さんに相談しようと思うのですが、どう相談すればいいですか」と相談すれば、上司のメンツも保てるでしょう。
準備をしてから相談する
相談するのは大事ですが、最低限の準備をしてから相談するのも重要です。たとえば「こんな事が起きたのですが、どうすればいいですか」と丸投げにするのではなく「自分はこう対処しようと思いますが、どう思いますか」と自分の意見も添えましょう。
自分で考えることで成長に繋がりますし、上司も判断しやすくなるはずです。部下はそのようなことを繰り返すことで「君の判断は信頼できるから、今度から自分で判断していいよ」と言われ、独り立ちしていけるでしょう。
報連相ができない原因と解決方法
報連相が大事だと分かっていても、慣れない方にとっては続けるのが難しいもの。社内で習慣化するためのコツは以下の3つです。
解決方法①報連相をルール化する
最も大事なのは報連相のルールをつくること。「報連相をしてね」だけではなく、どのようなタイミングで、どのように報連相をするのかルールを作って教えてあげましょう。報連相に慣れていない方の中には「こんなことをいちいち報告して迷惑じゃないかな」と不安に思っている方もいるので、ルールをつくることで安心してもらえるはずです。
解決方法②心理的安全性を高める
心理的安全性というのは「報連相をしてもいいんだ」という心理状態をつくること。先述したように、社内に助け合う雰囲気がなかったり、報連相をしてもネガティブなフィードバックばかりでは、安心して報連相ができません。どうすればメンバーが安心して報連相ができるのかを第一に考え、社内にそのような環境を整えましょう。
解決方法③ツールを導入する
テレワークにおいて報連相を徹底するには、社内コミュニケーションのためのツールが欠かせません。既にツールを導入している企業も多いと思いますが、それらが報連相に適しているか見直してみましょう。全社員が簡単に使えるか、どんなデバイスに対応しているか、簡単に反応できるかなどがチェックポイントになります。
特に報連相しやすい環境を作るのにおすすめなのがバーチャルオフィス。普段から気軽にコミュニケーションできる環境を作ることで、報連相のハードルも下げられるでしょう。オフィスにいるように「ちょっと聞きたいこと」を聞ける空間を作ることで、報連相がスムーズになるはずです。
