さまざまな企業で取り入れらてきた「フリーアドレス」が、オフィス出社とテレワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」と共に再び注目を集めています。「自由に座席を選べる」というシンプルなルールですが、かたちだけ取り入れても逆効果になることも少なくありません。
今回はフリーアドレスを導入することで、どんな課題が起きているのか、どのようにそれらの課題を解決すればいいのかをご紹介します。既にフリーアドレスを導入して課題を感じている方、これからフリーアドレスの導入を検討している方は参考にしてください。
目次
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィス内で席を固定せず、空いているデスクから自由に席を選んで仕事ができるワークスタイルのこと。オフィスには机と椅子だけが用意されており、従業員はその日の気分や業務内容によって座席を選びます。
働き方の多様性が重要視されている近年、新しいオフィスの形の1つとして注目されています。従業員の生産性向上や業務の効率化を図るほか、従業員間のコミュニケーション力アップにもつながるなど、様々なメリットが期待されています。
フリーアドレスの種類
フリーアドレスの運用方法は、大きく分けて「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の2種類があります。
完全フリーアドレスは、部署や組織を問わず従業員全員が自由に席を選ぶことができる運用方法です。これにより、部署の垣根を超えたコミュニケーションが活発になることが期待されます。
一方、グループアドレスは、同じ部署や組織の中で自由に席を選ぶことができる運用方法です。これにより、同じ部署内での仕事の連携がスムーズになることが期待されます。
どちらのフリーアドレスを選択するかは、会社の現状や目標に応じて決定しましょう。
フリーアドレスが求められる背景
フリーアドレスが求められる理由は、主に3つあります。
1つ目は、新しいアイデアが求められていること。消費者はこれまでとは違ったサービスや商品を求めるようになり、企業がモノを売り続けるためには、新しい価値を生まなければなりません。そのため、新しいアイディアが生まれるのを期待して、自由に働けるフリーアドレスが求められているのです。
2つ目の理由は、ワークスタイルの変化です。近年、テレワークや時短勤務などの導入が進められ、人によって働く時間や場所が異なるというように、ワークスタイルが異なることもあります。フリーアドレスでは、常時決まった席で仕事をするわけではないので、従業員がそれぞれ異なるワークスタイルを持っていても対応しやすくなります。
3つ目の理由は、IT技術の活用による環境の変化です。ノートパソコンやスマートフォン、Wi-FiといったIT環境が整ったことも、フリーアドレス化しやすくなりました。情報をデジタルデータとして作成・保存することが増え、従来に比べて紙でのやり取りや保存も少なくなってきたため、多くの業務は固定席で行う必要がなくなったのです。
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フリーアドレスによくある課題
フリーアドレスを導入するにあたって、多くの企業が直面する以下6つの課題について紹介します。
- 課題①仕組みが形骸化
- 課題②部下の管理が難しくなる
- 課題③どこに誰がいるのかわからないので、コミュニケーションしづらい
- 課題④疎外感や孤独感を感じる・帰属意識が持てない
- 課題⑤荷物を移動させる負担が生じる
- 課題⑥導入にコストがかかる
課題①仕組みが形骸化
フリースタイルを導入する企業には「コミュニケーションを活性化したい」「働き方を柔軟にしたい」など、導入する目的があるはずです。しかし、フリーアドレスの導入が目的になってしまい、本当の目的を見失ってしまうことも少なくありません。
なぜフリーアドレスを導入するのか、どのような状況をゴールとするのか予め決めておくことが重要です。
課題②部下の管理が難しくなる
完全フリーアドレスの場合、チームが離れて仕事をすることになります。近くにいれば「あの件どうなってる？」と聞けますが、遠くで働いている部下をわざわざ探して聞くのはハードルが高いでしょう。
固定席のときのような管理方法が難しくなるため、戸惑ってしまう上司も少なくありません。フリーアドレスにはフリーアドレスに適したマネジメント方法があるため、その仕組みや環境も整えましょう。
課題③どこに誰がいるのかわからないので、コミュニケーションしづらい
課題②のように、チームのメンバーがどこにいるのかわからないだけではありません。働いていれば、自分の所属するチーム以外のメンバーと交流したい場合もありますが、そういった場合にも目的のメンバーを探すのに一苦労…ということもあり得ます。
メッセージをして所在地を確認することももちろんできますが、そこまでするなら直接話さなくてもいいかも…と考えることもあるでしょう。せっかく同じ空間にいるのに、コミュニケーションにより新たなひらめきや情報が得られるかもしれないのに、そのような機会が減ってしまいます。
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課題④疎外感や孤独感を感じる・帰属意識が持てない
自由に席を選べると、関係性の強いメンバーで固まってしまい、中には疎外感や孤独感を感じてしまうメンバーが生まれてしまうケースもあります。組織のメンバーの一員であるという感覚が弱かったり失われてしまえば、アウトプットに支障が出ることも懸念されます。
ただし「一人で集中したい」という人もいるため、見分けがつかないのも解決が難しい問題でもあります。業務のやりづらさや孤独を感じた人がすぐに上司やチームの人に相談できるよう、定期的に1on1を行うなど、メンバーの話を聞く場をつくりましょう。
課題⑤荷物を移動させる負担が生じる
フリーアドレスではオフィスに固定の席がないため、私物を置くスペースがほとんどありません。そのため、移動するたびに自分の荷物も持って移動しなければならないのです。
固定席のように、リフレッシュアイテムや仕事効率化のための置く余裕がないため、かえって生産性が落ちてしまうこともあります。私物を置けるロッカーを用意するなどして、荷物を移動させる負担を減らす必要があります。
課題⑥導入にコストがかかる
フリースペースは単に机と椅子を置いておけばいいだけではありません。従業員が気持ちよく仕事できるよう空間を設計しなければならないため、導入する際にはプロに依頼するなど、コストがかかります。
フリーアドレスの課題を解決する具体的な方法
フリーアドレスの課題を解決する方法について、5つ紹介します。
- 解決策①フリーアドレスの目的を社内に浸透させる
- 解決策②形骸化しない仕組みづくりをする
- 解決策③従業員の変化に気づけるコミュニケーションが必要
- 解決策④従業員にストレスがかからない運用を心がける
- 解決策⑤フリーアドレスに適したツールを選定する
解決策①フリーアドレスの目的を社内に浸透させる
まずはフリーアドレスを導入する目的を、しっかりと社内に浸透させること。理由も分からずにフリーアドレスを始めても、効果が半減するどころか、以前よりパフォーマンスが下がってしまうこともあります。
そうならないためにも、フリーアドレス導入の目的を周知する必要があります。導入する数か月前から何度かに渡って周知し、従業員一人ひとりに目的を理解してもらうことが重要です。
解決策②形骸化しない仕組みづくりをする
フリーアドレスが形骸化すると、結局いつも座る席が固定化されてしまい本来の目的を達成できません。そうならないためにも、制度が形骸化しないようなルール作りも徹底しましょう。
たとえば、グループ同士の席を月に一回ローテーションさせ、他の部署との接点を意図的につくり出しておくのもおすすめです。また、コミュニケーションのための休憩スペースを作り、普段話さない人とも接点が持てる仕組みをづくりましょう。
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解決策③従業員の変化に気づけるコミュニケーションが必要
フリーアドレスでは、決まった相手とのコミュニケーションが減るため、メンタル不調などに気づきにくいというデメリットがあります。メンタル不調に気づくのが遅くなれば、それだけ症状も悪化し、離職するリスクも高くなるでしょう。
そうならないためにも、チームランチを推奨や1on1など、定期的にコミュニケーションする機会を設けて、状態の変化に気づける組織づくりが必要です。
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解決策④従業員にストレスがかからない運用を心がける
会社に私物を置くスペースがないと、出社時の荷物が増えるなど、従業員の負担が増えることになります。フリースペースになって従業員のストレスが増えては本末転倒なので、従業員にヒアリングしながらストレスフリーな運用を心がけましょう。
ロッカーを設けて私物を置くスペースを確保したり、多くの従業員が必要なアイテムがあるなら会社から貸し出すのもいいでしょう。
解決策⑤フリーアドレスに適したツールを選定する
フリーアドレスを導入する際には、同時にツールも導入しましょう。従来のアナログなマネジメント方法では、適切にチームをマネジメントできずフリーアドレスのデメリットばかりが強調されてしまいます。
メンバーが離れていてもチームのパフォーマンスが最大化するように、自分たちのチームに合ったツールを選定してください。
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フリーアドレスに適したツール3選
最後に、フリーアドレスに適したツールを3つ紹介します。
- ovice
- Workstyle OS
- Colorkrew Biz
①ovice
バーチャルオフィスoviceは、フリーアドレスの様々な課題を解決してくれます。そしてそれは、物理出社とリモートを組み合わせたハイブリッドな働き方の場合でも機能します。
たとえば「位置表示」機能を使えば、リアルのオフィスでの所在地をバーチャルオフィス上に再現したデスクに合致させることも可能です。オフィス内で、誰がどこにいるのか把握することに役立ちます。
＜参照＞位置情報表示ソケットの利用（ovice Go – モバイルアプリ）
リモートで稼働するメンバーも、リアルオフィスのメンバーのアバターに近づけば、まるでその人に近づいて隣の位置に立って話しかけるような体験が実現します。誰かと誰かが話している様子を見てプロジェクトの進捗を推測したり、その会話に混ざったり、あるいはそばにいて話を聞き取ったり…といったことも可能です。
さらに、oviceの「窓」の機能を使えば、勤務中の様子をバーチャルオフィス上に映像配信することができるので、フリーアドレスでも、またマネージャーと部下が出社・リモートのタイミングがそろっていなくても、お互いの様子を簡単に確認できます。
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②Workstyle OS
Workstyle OSはハイブリッドワークをサポートするオフィスDXサービスです。直感的なUIで簡単に座席を予約でき、誰がどこで働いているのフロアマップですぐに分かります。また、チェックインログから最適なオフィスの広さを分析し、働きやすいオフィスレイアウトへ刷新することも可能。
また、会議室予約機能や受付・入退館管理機能も備わっているため、スマートな働き方を実現できるでしょう。
③Colorkrew Biz
Colorkrew Bizはフリーアドレスに特化した座席管理ツール。座席やスペース用のQRコードを読み取るだけで人がいる場所やオフィスの状況を簡単に可視化できます。
出社対リモートワークの比率、座席の予約率、頻繁に同エリアに座っているメンバーなど、細かなセグメントで分析できるため、よりよい働き方にしていくための重要なデータになるでしょう。
フリーアドレスのコツは「目的意識の共有」「不便を取り除く準備」
フリーアドレスは従来のオフィスでの働き方を刷新する画期的な手法ですが、同時に仕組みが形骸化するなど運用が難しく、課題を解決できない企業も多いのが現状です。フリーアドレスの導入を成功させるためには、現場のメンバーにも導入の目的をよく理解してもらう必要があるでしょう。
また、フリーアドレスは必ずしも1つの答えが存在するわけではありません。今回ご紹介したように、定期的にローテーションする、フリースペースを併設してコミュニケーションの活性化を図る、ovice等のツールを導入するなど、さまざまな施策を組み合わせてその効果を探るのも良いでしょう。
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