バーチャルオフィスを使う50の理由

※本記事は米国ovice officialの翻訳記事です。Medium｜50 Reasons to Use a Virtual Office

バーチャルオフィススペースは、完全対面で作業をするチームが、パンデミックによってリモートワークの必要に迫られたときにもたらされた新たな概念だ。

時間の経過とともに、自宅で仕事をすることのメリットを発見する企業が増えてきている。

しかし、Zoom会議などでできてしまう第四の壁（相手と切り離されているように感じる見えない境界線）によって、オフィスで行われるような自発的な会議や、クライアントと繋がる機会を逃している。

そこで、リモートワークとオフィスワークの中間にあるバーチャルオフィスが誕生した。バーチャルオフィスは、チームが同じ部屋を共有することなく気軽に交流する方法を提供する。

この記事では、チームリーダーとビジネスオーナーがバーチャルオフィスを導入するべき50の理由を紹介する。

< Efficiency (効率) >

1. コストカット

オフィスの運営は資金を浪費する。企業は、平均 1平方フィートあたり2.23ドルのメンテナンス費用を毎月支払う必要がある。したがって、小さなオフィススペースを運営すると、地域によっては月額500ドル以上の費用がかかる。

コロナ感染防止対策により、出社する従業員数は減っていたとしても、維持・管理が必要だ。そのため、バーチャルオフィスへの切り替えは、ビジネスオーナーにとってコスト削減の機会であり、賃貸契約の解除を可能にする。

2. 現実のオフィスよりもカスタマイズできる

物理的なスペースでは、想像的自由が発揮される度合いに制限がある。― オフィスの壁を壊さないでできることは限られている。

一方、バーチャルオフィスではあなたの望むクリエイティブなオフィスにレイアウトを変更できる。

3. チーム全体と即座に繋がることができる

バーチャルオフィスはマネージャーにチームの全体像を提供し、いつでも誰にでも簡単にアプローチ・コミュニケーションを取れるようにする。

4. 従来のビデオ会議ツールよりも多くのツールがある

バーチャルオフィススペースは、リモートチームに従来のビデオ会議ツールよりもはるかに自由な交流を提供してくれる。スペース間を移動したり、埋め込まれたコンテンツにアクセスしたり、相手と対話することができる。またバーチャルオフィスプラットフォームには、より発達したチャットシステムがあり、簡単にタグ付け・メンション、リアクションすることもできる。

5. 大規模なリモートチーム（異なるフロアなど）の管理を支援

大規模なリモートチームを包括的に編成するには、マネージャーの更なる努力が必要だ。

チームを十分に把握するため、リーダーは定期的な会議を設定し、Slackで同僚を細かく統制し、複雑なプロジェクト管理プラットフォームを使用する必要がある。

そこでバーチャルオフィスは、大規模なチームに優れた組織の拠点を提供する。さまざまな地域（APAC、EMEAなど）のさまざまな部門あるいは本部を別々のフロアに配置し、自身の範囲外の洞察が必要になったとき、すぐに彼らの元へ行くことができる。

6.「歩き回ることによる管理」を改善

多くのマネージャーの仕事は、絶え間ない状況認識だ。必要な場合を除いて、干渉することなくスペースを歩き回り、チームワークを「歩き回ることによる管理」によって監視する。

バーチャルオフィスでチームリーダーは、チームのディスカッションに何気なく耳を傾けたり、チームが何かを構築し議論を開始するのを見るのと同じくらい、マネージャーの仕事である「歩き回ることによる管理」に忠実であり続けることができる。

このように、バーチャルオフィスはリモートチーム内で見落とされがちな「透明性」を生み出してくれる。

7. 8時間のビデオ会議より邪魔にならない

リモートのチームリーダーが、勤務時間中ウェブカメラを介して従業員を監督したいと考えることは珍しくない。そして、チームがオーウェル（英国の小説家）が書いたような斬新なシナリオを好まないことは驚くべきことではない。

バーチャルオフィスでは、従業員が8時間連続してカメラに接続し続ける必要がないため、より優れた、邪魔にならないソリューションだ。

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8. さまざまなタイプの対話

バーチャルオフィスは、ユーザーにさまざまな対話法を提供するため、従来の会議プラットフォームのような単調さはない。― ビデオ会議、生き生きとした環境での音声のみのチャット（歩み寄り、話す）、チャットメッセージ、インタラクティブなリアクション（拍手、ドラムロールなど）など、さまざまなタイプの対話が可能だ。

9.大規模なイベントを開催できる

バーチャルオフィスは、大勢の人々を招待し、ゲストとの交流を容易にしてくれる。会場内にいる参加者全員がはっきりと見え、参加者と1対1で話すことができる。また、さまざまなスペースとアクティビティによって、これらのツールはリモートイベントに適合する。

10. ゲーミフィケーションと遊び心を仕事に与えてくれる

ある意味、バーチャルオフィスはSecondLifeやSimsのようなビデオゲームに似ていると感じる。したがって、リモートワークの反復的で面白くない「単調さ」を軽減してくれる。

11. チーム間のネットワーキングを容易にする

従来のリモートワークでは、多くの場合、社内部門同士の繋がりが切断される。セキュリティの観点から、チームリーダーはチャットやツールへのアクセスを制限しているため、従業員が組織全体の情報をアップデートして繋がることは難しい。

バーチャルオフィスを使用すると、バーチャルフロアを変更するのと同じくらい安易に異なるチームの人々と繋がることができ、やり取り自体も豊富になる。― 立ち寄って質問するだけだ。

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12. 組織の団結力を高める

チーム参加時からキャッチアップが可能で、（物理的でなくても）職場を共有できることで、チーム内での帰属意識が向上し、定着率が向上する。

13. リモートワーカーが孤立に対処するのを助ける

調査によると、リモートワークは従業員のメンタルヘルスに犠牲をもたらす。そしてそれは見過ごされがちだという。バーチャルオフィスを利用することでチームメイトと対話したり、カジュアルなディスカッションを行うことができ、孤立と戦うことができる。

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14. ハイブリッドワークプレイスでリモートチームとオフィスチームを接続する

リモートチームとオフィスチームの関係は、マネージャーがハイブリッド作業を採用する際に最も懸念することの1つだ。バーチャルオフィスは、オフィス内とリモートチーム両方の従業員が対話して更新を共有する場所を作ることができるため、2チーム間のギャップを埋めるのに役立つ。

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15. すべての会議のための1つのスペース

カスタマイズと柔軟性が向上したバーチャルオフィスは、スクラム、1対1、電話会議、大規模なプレゼンテーション、カジュアルなブレイクアウトチャットなどすべてのタイプのオフィス会議に対応できる。

16. 時間の節約

物理的なスペースではなくバーチャルオフィスで作業することで、チームの通勤に関連する時間を節約し、生産性と仕事満足度を最大限に向上させることができる。その上、机の間を歩いたり、エレベーターに乗って別フロアに行く物理的なオフィスよりも、はるかに高速でオフィススペースを通り抜けることができる。

17. シームレスなアクティビティのモニタリング

oviceのようなバーチャルオフィスプラットフォームは、マネージャーがチームの勤務時間を記録するのに役立つ訪問ログを提供している。

18. エリア間を移動しやすい

マップのような機能のおかげで、より大きなスペースを通り抜けるのもワンクリックのタスクだ。

19. 24時間年中無休で使える

物理的なスペースとは異なり、バーチャルオフィスは24時間年中無休で営業しているため、リモートチームのさまざまな作業スタイルに簡単に適応できる。

20. カスタマイズ可能なアバター

バーチャルオフィスでは、写真、スピリットアニマル（あなたを表す動物）、架空の人物など、アバターを設定することで、他の人が自分をどのように見るかを選択できる。

< Video conferencing (ビデオ会議) >

21. インスタントビデオ会議

従来のビデオ会議ツールとは異なり、バーチャルオフィスプラットフォームでは、ホストが招待状を共有する必要はない。現在オフィススペースにいるすべての人が自発的に会議に参加できるのだ。これにより、会議は対面でのやり取りと同じくらい自然になり、余分な時間を節約することができる。

22. 新しい参加者もすぐに会議に出席可能

バーチャルオフィススペースでの電話会議には、ゲストリストを設定する必要はない。チームメートは、空き時間が数分あれば、自発的に参加できる。このように会議の開催が簡単になるため、マネージャーはチームから最新の情報をすばやく入手することができる。

23. 複数人で同時に会話することができる

従来のビデオ会議プラットフォームでは、複数人で同時に会話ができないため、通話を切り替えるのは困難だった。バーチャルオフィススペースでは、ディスカッションをすばやく切り替えたり、あなたの意見が必要なときいつでも参加することができる。

24. 同時画面共有

oviceのようなバーチャルオフィスプラットフォームでは、複数の会議参加者が同時に画面共有することができる。これは、一度に1つの画面を表示できる従来のビデオ会議プラットフォームに勝るものだ。

25. 大規模なビデオプレゼンテーションを簡単に開催できる

バーチャルオフィスプラットフォームには、音声会議またはビデオ会議に参加できる参加者の数に制限はない。

26. プレゼンにリアクションが可能

バーチャルオフィスプラットフォームでは、ビデオ会議のホストが他のメンバーからリアクション受けることができる。

プレゼンテーション終了後に拍手喝采を浴びたり、ある物事についてもし聞いたことがある場合、拍手で反応してもらうなど、聴衆と繋がるためのシンプルで効果的な方法だ。

27. ビデオ会議ツールとの統合

バーチャルオフィスツールを従来のビデオ会議プラットフォームと統合し、従業員が使い慣れたツールやインターフェイスを使用することができる。

< Employee onboarding and team building (従業員のオンボーディングとチームビルディング) >

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28. 候補者に会社の雰囲気が伝わりやすい

面接の候補者をバーチャルオフィスに招待すると、一般的なビデオ通話より会社の雰囲気が伝わりやすい。

29. 新入社員に帰属意識を与える

オフィススペースを探索するだけで、新入社員は彼らが参加している会社の印象を構築することができる。オフィスをツアーすることは、実際のオフィスでは慣例だ。バーチャルオフィスは、新入社員に新しい職場に「滑り込む」方法を提供することで、この慣例を維持するのに役立つ。

30. メンターやチームと簡単に繋がることができる

バーチャルオフィスは、新入社員がSlackやその他のコラボレーションツールを介して自分自身を提示する必要をなくす。代わりに、彼らはチームに直接近づき、彼らと繋がり、質問をすることができる。

31. 新入社員は、会議やディスカッションにシームレスに参加できる

バーチャルオフィスは、新人の自主性を生かして学ぶ方法を提供する。― 彼らは招待を求めることなく、会議に参加できる。

32. 新入社員の才能を見つけやすくする

バーチャルオフィスに入るとすぐに、組織内の誰もが新入社員が動き回ってプロジェクトに取り組んでいるのを見ることができる。したがって、チームの他のメンバーが新入社員の才能に気付きやすくなる。

33. 新人教育のためのトレーニング空間を作成できる

バーチャルオフィスは、人事マネージャーがオンボーディングおよびトレーニングセッション用にデザインされたエリアを自由に作成できるため、従業員は会社に歓迎されていると感じることができる。

34. チームビルディングイベントを簡単に開催できる

チーム内でより強力な関係を構築するために、人事マネージャーはカスタマイズされた会場で定期的なチームビルディングイベントを開催することができる。

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35. チームメイトはグループで簡単にチャットできる

oviceのようなバーチャルオフィスプラットフォームは、空間オーディオ（範囲ベースのオーディオ伝達）を通じて没入型のソーシャル経験をつくる。基本的には、範囲内にいる人が話していることのみ聞こえ、その間、他の人は自分の仕事に集中し続けることができるということだ。

これにより従業員は作業の邪魔をされることを心配せず、必要なチャットを行う余裕ができる。

< Events (イベント) >

36. 柔軟な招待リスト

ビデオ会議のケースと同様、バーチャルオフィススペースでの集まりでは、イベントの流れを妨げることなく、皆が都合の良いときに参加・退出できるため、柔軟性がある。

37. クリエイティブなイベント会場をデザインできる

バーチャルオフィススペースプラットフォームは、ホリデーの集まり、テーマパーティー、そして専門的な業界イベントの雰囲気に合わせてデザインすることができる。

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38. アクティビティーに合わせたさまざまなエリア

主催チームは、レイアウトをゾーンとエリアに分割することができる。― スピーカーステージ、ラウンジルーム、DJゾーン、販促資料のあるスタンド、フードコートなど。

39 .複数のプレゼンテーションを同時に行う機能

バーチャルオフィスプラットフォームでは、複数のスピーカーセッションを同時に実行することができる。さらに、トークの切り替えは、会場のさまざまなエリアに移動するのと同じくらい簡単で直感的だ。

40. 組み込みのソーシャルメディアストリーミング

一流のバーチャルスペースプラットフォームでは、YouTubeなどのソーシャルメディアプラットフォームを介してリモートイベントをストリーミングできる。

41. ゲストと1対1で会話するための部屋

バーチャルオフィススペースでイベントを主催することで、主催者はゲストと交流する可能性が広がる。ゲストのところまで歩いて行き、カジュアルな会話をし、イベントの印象とフィードバックをもらい、質問するだけだ。

42. アナウンスボードなどのオブジェクトは、イベントの整理に役立つ

バーチャルスペースツールを使用すると、セクションに名前を付けたり、スペースの周りにアナウンス付きのボードを配置したり、レイアウトをカスタマイズできるため、イベント会場の案内が簡単になる（床や壁に矢印を配置するなど）。

43. イベント終了後にクライアントとチャットする機会

ほとんどのオンラインイベントでは、イベントが終了すると、主催者と参加者が質問に答える方法はない。ゲストは会議室を離れるだけで、対話は突然終了してしまう。

そういう意味で、バーチャルオフィスはリアルな体験に近づく。イベント終了後に、主催チームが参加者やゲストと繋がり、チャットすることができる。

関連動画

44. すべてのイベントに適合することのできるスペース

バーチャルオフィススペースのもう1つの利点は、企業が同じ会場で定期的にバーチャルイベントを開催できることだ。したがって、会議ごとに空間を再構築する必要はない。

45. スポンサーと交流するより多くの機会

バーチャルイベントスペースは、スポンサーを引き付けるためのより多くの機会を主催者に提供する。 1つは、世界中の視聴者にリーチできるため、与信枠の拡大に関心のある企業のプールが広がる。

また、oviceのようなプラットフォームを使用すると、主要スポンサーのブランディング要素をレイアウトに簡単に組み込むことができ、印象も良くなる。

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ovice活用事例

< External meetings (外部会議) >

46. クライアントミーティング用にカスタマイズされたラウンジスペース

バーチャルオフィススペースは、ビジネスオーナー、見込み客、クライアント、パートナー、または投資家とつながるためのブランド化されたバーチャルラウンジスペースを作成する機会を提供してくれる。

47. 世界中のカスタマーと簡単に繋がる

対面的なオフィスとは異なり、バーチャルロビーには世界中からアクセスできる。さまざまな地域のクライアントが快適にスペースをナビゲートできるようにするために、レイアウトデザイナーは翻訳をレイアウトに組み込むことができる。

48. 複数のクライアントと同時にチャットする機会

クライアント用のバーチャルロビーにより、時間のかかるビデオ会議に余分な時間を費やすことなく、入ってきたすべての人に簡単に挨拶できる。

49. クライアント、投資家、パートナーがチーム全体に会う可能性

チームのバーチャルオフィスに来ると、そこで働くすべての人に見込み客、クライアント、または投資家をシームレスに紹介することが可能だ。さらに、シームレスなビデオ会議により、チームは気軽にディスカッションに参加することができる。

50. 従来の会議よりも対話型で魅力的に

ビデオ会議では、創設者は見込み客や投資家を退屈させないため、可能な限り魅力的なピッチデッキを作ることに集中する必要があるが、バーチャルオフィスは双方向性を高める。― 会社を紹介しながら、オフィスのツアーにゲストを連れて行くことができる。

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この記事で紹介した、あるいはそれ以上の「バーチャルオフィスを使うメリット」については、トップ15のバーチャルオフィスプラットフォームのリスト(英語)をご覧ください。

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