今や多くの企業がチーム作りやメンバーのモチベーションアップのために取り入れている1on1。上司と部下が1対1で話すというシンプルさから取り入れやすい施策ですが、話す内容などをしっかり吟味しなければ、効果がないどころか逆効果にもなりかねません。
今回は1on1を効果的に行うために、その目的や注意点などについて紹介していきます。
1on1とは
1on1とは、上司と部下が1対1で定期的に行う面談のこと。部下が抱えている悩みや将来的なビジョン等を把握して、対話を通して問題解決や気付きによる部下の成長をサポートしていきます。
大事なのは「部下のための時間」であること。上司主導で話が進んだり、説教の時間になってはいけません。
人事面談との違い
これまで1対1で面談すると言えば「人事面談」を思い浮かべる人も多いのではないでしょうか。4半期や半期に一度、15～30分程度人事と話して仕事の状況や悩みを共有する時間です。それらの情報をもとに人事が配属などを考え、より効率的に機能する組織図を考えます。
一方で1on1は長くても月に1度、短ければ週に1度の頻度で実施するのが一般的。時間も30分～1時間と十分にとり、部下の話を聞いていきます。普段から一緒にしている上司と部下が話すからこそ、部下が置かれている状況を詳しく理解できるのも大きな違いです。
1on1の目的
なぜ多くの企業が1on1を取り入れているのか、その背景には「部下の成長を促進させるため」「組織力を高めるため」という2つの理由があります。日々の業務の中でも部下は成長していますが、それを上司と共有することで成長を確認したり、一緒に問題を解決していくことで成長を加速させていきます。
もう一つの目的は、ゆっくり話す時間を作ることでメンバーを組織に定着させること。日々の業務ばかりでは孤独感を感じ、モチベーションの低下に繋がることもあります。そのような事態を防ぐためにも、自分の話を聞いてもらえる安心安全な環境を作ることで、離職率を下げたりモチベーションアップも期待されているのです。
1on1が注目される背景
多くの企業に1on1が注目されているのは、社会の大きな流れも影響しています。
人材の流動化
1つ目の背景は人材の流動化。ひと昔に比べて転職のハードルが下がり、今や多くの人は転職を経験しています。生涯雇用という概念は既に崩壊しており、転職によってキャリアアップを目指す人も少なくありません。
しかし、企業としては社員にできるだけ長く働いてもらいたいもの。そのためには、社員一人ひとりに仕事のやりがいを感じてもらう必要がありますし、仕事に対する悩みを解決しなければなりません。そのための施策として1on1の需要が高まっているのです。
VUCAの時代
VUCAとは「Volatility（不安定性）」「Uncertainty（不確実性）」「Complexity（複雑性）」「Ambiguity（曖昧性）」の頭文字をとったもの。つまり先行きの見えない時代ということです。そのような時代では、決まった答えというものがなく、時代の流れに合わせて柔軟に対応していかなければなりません。
それはつまり、上司が決めたことを部下が実行する組織では時代に対応できないということ。社員一人ひとりが考え、現場から意見を挙げる必要があるため、部下を成長させ部下の意見を吸い上げる1on1が効果的なのです。
1on1のメリット
1on1をすることでどのようなメリットを得られるのか見ていきましょう。
信頼関係が高まる
上司が部下の話に耳を傾けることで、部下からの信頼関係が高まります。普段の仕事ではなかなか部下の話をゆっくり聞く時間をとるのは難しいもの。1on1でしっかり耳を傾けることで、普段から部下が心を開きやすくなるのです。
上司が自分の意見を聞いてくれると思えば、部下の自発性も育ち、普段の仕事にも好影響を期待できるでしょう。
部下の成長が促進される
部下の中には上司に相談したいことがあっても、遠慮してなかなか相談できない方もいることでしょう。1on1の時間を作ることで安心して上司に相談できるため、仕事での課題や悩み事を解決し、より成長が促進されることになります。
ただし、気をつけたいのは上司が一方的に部下の課題を解決してしまうこと。あくまでサポートに徹し、部下が成長できる機会を作ってあげましょう。
パフォーマンスが高まる
上司と話す時間を作ること、部下の帰属意識が高まり仕事へのモチベーションに繋がります。逆に普段の仕事で孤独を感じていると、組織に愛着を感じづらくモチベーションの低下に繋がります。
「自分の話を聞いてもらえる」と思えば組織のことも好きになりますし、組織のために頑張ろうという気持ちにも繋がるでしょう。
離職を防げる
組織に愛着を持つようになれば、当然離職を防ぐ効果も期待できます。どうしてもやりたい仕事がある場合などは別ですが、ネガティブな理由で離職される可能性は下げられるでしょう。長期に渡って働いてもらうことで、より成長してもらえますし、そのノウハウを部下にも伝えてもらえるため、組織強化にも繋がります。
1on1を行う際の注意点
1on1は簡単に取り入れられる施策ですが、始める前にしっかりと設計が必要です。どのような点に注意すべきか見ていきましょう。
実施状況にばらつきを防ぐ
1on1の取り組みを現場に丸投げしてしまうと、しっかり取り組む人と取り組まない人のばらつきが生まれることになります。場合によっては部署によって実施状況や実施内容にばらつきが生まれることにもなりかねません。
そのままで放置してしまうと、チームによって1on1が行われなかったり、期待した効果が得られないこともあります。1on1を取り入れる際には、しっかり制度化し、その取組状況を把握できる仕組みも作っておきましょう。
心理的負担を減らす
日々忙しい時間の中で、直接業務に関係のない1on1に時間が割かれるのは部下にとって負担になることもあります。時間的な負担だけでなく、上司の期待に応えようという思いから心理的負担になり逆効果になってしまうかもしれません。
1on1を取り入れる際には、しっかりその目的などを共有し、部下が安心して参加できる環境を整えましょう。
上司の時間がとられる
部下以上に時間がとられるのが上司です。10人の部下を持っていれば、それだけで部下の10倍の時間を費やすことになりますし、仮に毎週実施するとなれば業務に支障がでるリスクも高まります。
一人の上司に負担が集中しないように、たとえばサブリーダーと分担して行うなどの工夫も必要です。
1on1のやり方
1on1をどのように取り入れているのか、ステップを踏んでその手順を見ていきましょう。
目的・実施の仕方を決める
まずは、なぜ1on1をするのか、その目的から明確にしていきましょう。人によって認識がずれていれば、実施方法や話す内容にもばらつきが生まれてしまい、本来期待していた目的を達成できないことになります。
目的が決まったら、それを達成するための実施の仕方を決めていきます。実施の頻度や話す内容、誰と誰が話すのかなどを決めていきます。目的が変われば実施の仕方も変わるため、目的に沿って考えることが重要です。
どのように目的や実施の仕方を決めていくのか、下記の記事でoviceの事例が紹介されているので参考にしてください。
＜参照＞1on1の目的を明確にして成果を上げる-oViceの事例から学ぶ1on1-｜ハーモストレンド
周知する
実施の仕方まで決まったら、それを社内に周知します。単に1on1の仕方だけを伝えるのではなく、なぜ1on1をするのか目的もしっかり共有しましょう。上司と部下で目的の認識に齟齬が生まれていると、1on1はうまく機能しません。
特にマネージャー陣に徹底的に目的を理解してもらい、実際に1on1をする際にはマネージャーの口からも部下に目的を伝えてもらうようにしましょう。
スケジュールを決める
毎回1on1のスケジュールを決めるやり方になってしまうと、業務を優先してしまって、定期的に実施するのが難しくなってしまいます。特に繁忙期では上司と部下の時間を合わせるのが困難になり、数ヶ月に渡って行えないことにもなりかねません。
できれば「何曜日の何時から」「毎月第1何曜日の何時から」など実施する日時を固定しておいて、どうしても都合がつかない時のみ変更するというルールがおすすめです。
実施・振り返り
1on1を行なう際には、後から振り返りができるよう必ず記録をとっておきましょう。定期的にマネージャー陣で集まって振り返りをすることで、期待通りの効果が出ているのか、どのような点を改善すべきか話すことが重要です。
また、記録をとっておけば、前回部下と話したことも確認できるため「前回話していた課題はどうだった」と課題の進捗も確認できます。部下としても自分の話を覚えておいてもらうことで、信頼関係の構築がしやすくなるでしょう。
1on1の目的・話すこと
1on1でどのようなことを話せばいいのか見ていきましょう。
心身の健康状態
アイスブレイクとしてよく用いられるのが、心身の健康状態について。仕事が忙しいと生活リズムが乱れがちになり、体調を崩す方も少なくありません。しっかり睡眠がとれているのか、不調を感じていないか確認するためにも話題にするのがおすすめです。
もしも、仕事が多すぎて健康を害しているようであれば、仕事量を調節するなどの工夫が必要となります。
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仕事の状況
1on1は部下の成長のための時間なので、当然仕事の状況についても話します。普段の業務の中では相談しづらいことや、困っていることを時間をかけて聞きましょう。ただし、悩みを聞いたからと言って「こうしたらいいよ」とアドバイスするのは避けましょう。
「私だったらこうするけど、参考にしてみて」と示唆を与える程度に止め、部下が自分で解決できるのをサポートすることが重要です。
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キャリアについて
今の仕事だけでなく、今後どのようなキャリアプランを練っているのかも話しましょう。部下一人ひとりのキャリアプランを把握することで、それを実現できる仕事を割り振ることができ、結果的にやりがいを持って働けるようになります。
キャリアプランは変わることもあれば、より具体的になることもあります。一度聞いて終わりではなく、定期的に確認して部下のキャリアプランを明確に把握しておきましょう。
1on1のコツ
1on1を効果的に行うためのコツを何点か紹介します。
目的を理解してもらう
最も大事なのは、上司と部下で目的を共有しておくこと。上司は部下の成長のために行っているのに、部下の方が「上司に評価される時間」だと思っていれば、思うように心を開いてくれません。
アイスブレイクをする
部下が話しやすいように、1on1の冒頭ではアイスブレイクをしましょう。普段から信頼関係を構築できており、本音を言い合える仲であればいいですが、一般的には部下は上司に本音を言いづらいもの。少しでも心を開いてもらうために、本題に入る前に身近な話題で場を和ませましょう
ログを残す
1on1で話した内容はできるだけログを残しましょう。1on1の効果を検証するためにも必要ですし、次回の1on1で「前に話していた課題はどうなった」と話題にもなります。後から見返すことで、部下の成長の記録にもなるでしょう。
部下のための時間にする
1on1は部下のための時間です。相談されたことに対するアドバイスに夢中になったり、説教などをしてしまうと、上司の話す時間が長くなり部下が話す時間がなくなってしまいます。上司は意見を求められたときだけ話すようにして、部下が話す時間を長くとりましょう。
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