組織内での情報伝達や意思疎通がスムーズでないと、業務が滞りやすくなり、全体の業務効率も低下する可能性があります。本記事では、コミュニケーションコストが高くなる原因や、その問題点と削減方法などについて詳しく解説します。
目次
コミュニケーションコストとは？
コミュニケーションコストとは、情報を伝達し意思疎通を図るうえで要する時間や労力を指します。加えて、不適切なコミュニケーションによって生じるミスや仕事の遅延、修正作業などの間接的な負担も含まれます。コミュニケーションにおいて、情報の伝達はあくまでも手段であり、コミュニケーションの目的は、社員相互の意思決定や合意形成などを図り、一貫した方向性を維持することで、組織全体としてのコラボレーションを最大化することです。コミュニケーションコストが低いほどスムーズに方針が決まり、効率的な仕事環境が生まれます。
異なる拠点間でのやり取りでは、直接会って話す機会が限られるため、即時性、速達性が制限されるため、コミュニケーションコストが高くなりやすい傾向があります。リモートワークにおいても、同様の課題が見られます。スムーズで効果的な意思疎通を実現するには、情報伝達の手順やルールを整備するなどして適切なコミュニケーション手段を確立し、時間や労力のかかる要因を逓減することでコストを削減する工夫が求められます。
コミュニケーションコストが高くなる原因
コミュニケーションコストが高くなる原因としては、コミュニケーションの仕方が非効率的、情報の伝達方法が不適切、コミュニケーションの取りにくい環境などがあげられます。以下にそれぞれについて詳しく解説します。
効果的な情報伝達の方法が確立されていない
効果的なコミュニケーションのためには、相手に情報を的確に伝える方法を知っておかなければなりません。もし要領を得ないまま話を進めると、相手が意図を把握しにくくなり、伝わり方に齟齬が生まれて、コミュニケーションコストが増加してしまうでしょう。
情報伝達のための代表的なフレームワーク3選
ここでは、スムーズに情報伝達するために有用となる、代表的なフレームワークを3つ紹介します。
PREP法
「Point」「Reason」「Example」「Point」の4つの頭文字を取ったフレームワーク。まず要点を主張し、その後に理由や具体例を説明する方法です。説得力を高めたい時に有効です。
DESC法
「Describe」「Express」「Suggest」「Consequence」の4つの頭文字を取ったフレームワーク。状況を描写しそれに対する提案を行うことで、相手からの承認率を高めます。
SDS法
「Summary」「Details」「Summary」の3つの頭文字を取ったフレームワーク。まず結論を示すことで全体像をイメージさせ、その具体的内容、総括という具合に順序立てて話すことで、相手の理解を高められます。
上層部やリーダーがこれらの手法を理解して実践するとともに、部下にも研修を通じて伝達するなどして、効率的な情報伝達の方法を組織全体に浸透させることが重要です。
情報の伝達方法が不適切である
情報の伝え方が不適切だと、それに起因したコミュニケーションコストが生じてしまう場合があります。たとえば、対面で伝えたほうがよい内容をメールやチャットで済ませたり、逆にメールで事足りる報告をわざわざ会議にしたりすることで、手間が増えるケースです。
また情報を伝える際には、伝達内容や重要度、伝達する相手などを考慮した、効率的に伝えるためのルールを設けることも大事です。伝達ミスや情報漏れを防ぐには、お互いの立場や考えを理解し、同じ基準で物事を進める必要があります。相互理解がないままに情報が行き交うと、思わぬ齟齬が生まれて業務がストップしかねません。伝達方法が上手くいっていないと感じている場合は、チームでルール整備や伝達方法の見直しを行ってみてもよいでしょう。
コミュニケーションがとりにくい環境になっている
企業内での円滑なコミュニケーションを阻む要因としては、組織の雰囲気の問題も挙げられます。職場が緊張感に包まれている、話しかけにくい雰囲気があると、情報共有や意見交換が行われず、相互理解不足によるコミュニケーションコストが発生しがちです。
また、時差勤務やハイブリッドワークなど働き方の多様化により、雑談や短い会話が減り、関係性の構築や柔軟な情報共有が難しくなっています。リモートワークを取り入れている企業や、分散化した拠点間でやり取りを多く行う企業では、直接顔を合わせて話をするかわり、チャットやオンライン会議を介して会話することが多いでしょう。そのとき十分なコミュニケーション環境が整備されていなければ、互いに会話できるタイミングを調整するのに時間がかかり、会話でも意図やニュアンスが十分に伝わらず、無駄な待ち時間や調整時間、再確認の手間がかかってしまう可能性があります。そこで、物理的な距離に関係なく、同じ空間にいるかのようにコミュニケーションがとれる環境を整えることが重要です。
コミュニケーションコストがもたらす問題点
コミュニケーションコストが高い企業では、コラボレーションの促進が阻害され、業務効率が低下し、意思決定が遅延するなど、業務上の課題が生じやすくなります。
業務効率が低い
コミュニケーションコストの高さは、業務効率の低下につながります。情報の伝達や意思決定に時間や労力がかかることで、本来スムーズに進むべき業務に滞りが生じ、余計なことに時間を奪われ、場合によっては長時間労働の要因にもなります。このような状況が続けば、従業員の生産性が低下し、企業としての競争力も損なわれかねません。
意思決定が遅れる
コミュニケーションコストがかかる状況が続くと、意思決定のスピードの遅れも顕著になります。情報がタイムリーに伝わらないことで生じるのは、早急に対処すべき課題を見落としたり、ビジネスチャンスを逃したりといった問題です。特に競争が激しい業界では迅速な意思決定が重要ですが、社内外のやり取りに時間がかかると対応が後手に回りやすくなります。迅速かつ的確な意思決定を図るためにも、情報の流れを円滑にする取り組みが求められます。
社員が強いストレスを感じる
情報の伝達や意思疎通がスムーズに行われないと、行き違いや誤解が頻発し、業務に対するモチベーションの低下を招きます。また、周りとのコミュニケーションがうまくいかないと、仕事に対する不安やプレッシャーが増大し、精神的な負担が蓄積されかねません。社員のパフォーマンスやエンゲージメントが低下すれば、退職者が続出するリスクも生じます。
コミュニケーションコストを削減する方法
情報伝達や意思決定に負荷がかかることによる業務効率低下を防ぐには、計画的な対策が必要です。以下では、具体的なコミュニケーションコストの削減方法を解説します。
情報を整理する
まず相手に伝える情報の整理が重要です。情報が未整理だと共有内容に漏れや重複が生じやすく、コストの増加につながります。特に、伝えるべき情報が多岐にわたる場合、情報が散逸していると必要な情報にアクセスするまでの時間も手間も増えます。そこで、情報を分類・整理し、誰もがすぐに必要な情報にアクセスできるようにすることが重要です。たとえば、「5W1H」の観点から情報を整理することで、情報の一貫性が保たれて誤解が減り、伝わりやすくなります。それにより意思疎通がスムーズになり、コミュニケーションコストの削減につながります。
ルールを整備する
企業内でのコミュニケーションルールを整備することも効果的です。ルールが定められていない職場では、情報の伝達経路が属人的になりがちです。どのような情報を誰に、どの手段で伝えるかを明確に定義したルールやマニュアルを用意することで、必要な情報が速やかに共有され、コミュニケーションコストも削減されます。
また、コミュニケーションに関するルールは、伝えるべき情報の重要性に応じた伝達手段の選定にも役立ちます。口頭、チャット、文書など、何によって伝えるかを決めておけば、時間のロスが減るはずです。特に、新しい業務やプロジェクトが始まる際には、ルールやマニュアルに従って進めることで、効率的に作業が進むだけでなく、混乱を避けることも可能です。
コミュニケーションツールを活用する
社内SNSやFAQシステム、オンライン会議システム、ビジネスチャットなど、各種ツールを駆使することで、物理的な距離を問わず迅速に情報を伝えられます。たとえば、ビジネスチャットは非同期のメッセージ交換ができ、オンライン会議システムは場所に関係なくリアルタイムのディスカッションを可能にします。
適切なコミュニケーションツールを選定すると、コミュニケーション効率が向上し、手戻りやミスも少なくなるので、長期的なコスト削減につながります。
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コミュニケーションコストの削減にはovice
コミュニケーションコストを効果的に削減するには、バーチャルオフィスツール「ovice（オヴィス）」の活用がおすすめです。oviceは、単なるビジネスチャットやウェブ会議ツールとは異なり、実際のオフィスに集まっているような環境をオンライン上で提供する、デジタルワークプレイスのためのプラットフォームです。その特徴は、物理的には誰がどこにいても、みなが同じ場所に出社しているかのような一体感をオンラインで実現できるため、離れた場所にいるメンバーとも臨場感あるやり取りができます。
oviceでは、みながいま何をしているかをひと目で把握できるため、タイミングを見計らってすぐに話しかけることができます。これにより、リモート環境で顕著だった「聞きづらさ」や「話しかけにくさ」が解消され、コラボレーションの自然な発生が期待できます。この環境下では、わざわざ「コミュニケーションをとろう」と意識しなくとも、同じ空間で働く結果として自然と意思疎通が行われるため、心理的なコストも下がります。
まとめ
現代のビジネスシーンにおいて、スムーズなコミュニケーションは業務の効率化や組織全体の生産性に直結します。しかし、拠点間のコミュニケーションのような従来から存在する課題に加え、リモートワークやハイブリッドワークが普及していく中で情報共有に多くの手間がかかるようになり、コミュニケーションコストが上昇するケースも増えています。
この課題を解決するには、効率的な情報管理やルール整備と共に、適切なコミュニケーション環境を構築することが重要です。「ovice」は、オンライン上でのリアルなコラボレーションを実現するバーチャルオフィスとして、場所を問わず一体感のある意思疎通を実現します。メンバー同士が物理的に離れていても、同じ空間で働いているかのごとく、スムーズに連携を図れるため、無駄なコミュニケーションコストを減らしつつ、業務効率化を実現できます。ぜひご検討ください。
