仮想オフィス（バーチャルオフィス）ツールはオンラインツールの一つですが、テキストコミュニケーションとは異なるメリットが多くあり、企業が今注目しているツールのひとつです。さまざまな製品があるため、各製品の強みや特徴を理解し、自社の利用目的にフィットするものを選ぶと、導入後の活用が進み効果が得られやすいでしょう。
そこで今回は、仮想オフィスの選び方や比較する際のポイント、無料で試せるツールをご紹介します。
仮想オフィスツールとは
まずは、仮想オフィスツールの概要についてご紹介します。
仮想空間上のオフィスでメンバーと会話ができる
仮想オフィスツールとは、バーチャル空間上に疑似的なオフィスを作り、実際のオフィスに出社する感覚で仕事ができるツールです。
仮想オフィスはオンラインツールの一つですが、ビジネスチャットやWeb会議とは異なり、社内のメンバーと同じ空間にいることで一体感を感じられ、偶発的なコミュニケーションが生まれやすいというメリットがあります。
仮想オフィスにログインすると、アバターとしてオフィス内を動き回ったり、画面を共有しながらミーティングをすることも可能です。また、アバターならではのリアクションで相手に気持ちを伝えるなど、ゲーミフィケーションの要素もあるため、楽しみながら仕事ができるのも大きな特徴です。
テレワーク中の新たなコミュニケーションツールとして企業が注目
テレワークを推進する多くの企業は、社内の情報共有や連携が滞らないようにコミュニケーションツールを取り入れました。たとえば、会話形式で意思伝達ができるチャットツールは、遠隔にいる社員同士のコミュニケーションを加速させるのに効果的です。
一方、仮想オフィスは、リモートワークの課題を解決する手段として注目されています。メンバーの存在を感じながら仕事をし、メンバー同士が気軽に相談や雑談をする光景はオフィスでは当たり前でしたが、リモートワークでは難しいでしょう。
仮想オフィスでは、コミュニケーションの希薄化や帰属意識の低下など、テレワークで顕在化した問題を解消できます。さらに、仮想空間のメリットを活かし、地方に住む優秀人材の採用強化や、国境を超えたグローバルなコラボレーションの醸成など、企業価値向上につながる使い方にも期待が高まっています。
基幹システムとの連携でマネジメント効率化の効果にも期待
仮想オフィスツールは日々進化しており、コミュニケーションツールとしての役割以外にも、他システムとの連携でマネジメントの効率化に貢献するなど、企業へのインパクトは今後ますます大きくなる見込みです。たとえば、oviceでは2022年4月より勤怠管理システム「KING OF TIME」とのAPI連携を開始し、仮想オフィスのログイン情報を勤怠データとして管理できるようになりました。
また、日立グループでは、人事総合ソリューション「リシテア」と仮想オフィスを連動させ、社員の業務時間可視化を目指しています。
仮想オフィスツールを選ぶ際に見るべき5つのポイント
仮想オフィスツール製品は無料のものから有料のものまで幅広く、提供企業も増えています。何を基準に選定するかを予め決め、自社に最適なツールを見極めることが大切です。
以降で説明する5つのポイントを参考に、社員が躊躇なく使えるかどうかや、自社のカルチャーに合っているかどうかなどをチェックしましょう。
ポイント1. 操作性
社員がオフィスにいるかのような感覚で自由に声かけや相談ができれば、自然なコミュニケーションが促進されます。このため、わかりやすいUIかどうかや、操作が直感的かどうかは重要なポイントです。高いITスキルを求めるような使い勝手では、社員が敬遠してしまい逆効果になります。トライアル利用などで事前に操作性をチェックしましょう。
ポイント2. 機能ラインナップ
自社における仮想オフィスツール導入の目的を果たせる機能が備わっているかどうかも大切なポイントです。たとえば、「非公開情報を扱う経営会議や社外の人を招いた打ち合わせ時は、周囲に会話が漏れないようにしたい」「海外拠点のユーザー向けに多言語表示が必要」といったように、実際の業務を見据え要件を洗い出してみましょう。
ポイント3. カスタマイズ性
仮想オフィスの背景やレイアウトを自在に設定できれば、自社のブランディングを仮想上で表現できます。コンセプトのあるオフィスづくりを簡単に実現できるのも、仮想オフィスならではです。
導入企業の使い方も、季節に合わせてデザインを変化させたりSF映画のような空間にしたりとアイデアはさまざまです。ワクワクするようなオフィスは、社員満足度向上にもつながるでしょう。また、その日の気分やイベントに応じてアバターを変化させられれば、会話のきっかけとなり、コミュニケーション活性化にも効果的です。
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ポイント4. セキュリティ対策
仮想オフィスに接続する際の通信傍受や、不正アクセスによるデータ改ざんなどのセキュリティリスクに対し、対策がなされているかを必ずチェックしましょう。
社外の人が物理オフィスへ無断で立ち入れないのと同様に、仮想オフィスへのログインも、ユーザー認証機能や社内情報を保護する仕組みの有無は重要なポイントです。第三者によるセキュリティ認証規格の取得状況など、公的にセキュリティレベルが認められているかどうかも一つの判断基準になります。
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ポイント5. 安定性
社員がいつでもログインできるオフィス、かつ社外向けセミナーやイベント会場として使う場合、性能面が担保できるかも大切なポイントです。利用シーンそれぞれにおける同時アクセス人数を想定し、耐えうるサービスかどうか調べておきましょう。
また、画面共有や動画共有ができるツールであれば、動作にもたつきがないかもチェックすると良いでしょう。
【2024年版】必見！おすすめ仮想オフィスツール
年々、仮想オフィスツールが増加傾向の中、2022年におけるおすすめの仮想オフィスツール8選を紹介します。
①ovice
画像出典：ovice 公式サイト
「となりで話しているようなバーチャル空間を」をコンセプトに、導入企業数2,300社以上を誇る仮想オフィスツール「ovice」（オヴィス）は、テレワークやハイブリッドワーク中の社員がオフィスとして活用する以外にも、面接や会社説明会などの採用活動、社内イベントや顧客招待型イベントの開催など、幅広いシーンで活用できます。
大きな特徴は、アバターに近づくと声が大きくなり、遠ざかると声も小さくなるという、距離の概念がそのまま踏襲されている点です。メンバーの立ち話を近くで聞いたり、興味のある話題が聞こえれば途中から会話に参加できたりと、あたかもリアルオフィスのようなコミュニケーションを体感できます。
また、部門ごとにフロアを分けたり、採用活動専用、イベント専用といった目的別のフロアを設けるなど、バーチャルの利点を活かしたスペース拡張が可能です。
他システムとの連携の進度も目覚ましく、GoogleカレンダーやMicrosoft Teamsとステータス状況の連携、Zoomと会議機能の連携、RICOH THETAとライブストリーミング映像の連携など、オフィスワークを中心としたサービスとのコラボレーションや、KING OF TIMEとの勤怠データ連携も実現しています。ユーザーの利用継続率は約99％と、満足度の高いサービスの一つです。
- 利用環境：ブラウザ
- 料金：1スペース6,650円/月あたり* （*年間契約の税抜金額を月換算した場合の金額）
- ※2週間の無料トライアル利用が可能
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参照：PRTIMES｜バーチャル空間「ovice」が「Googleカレンダー」とも連携
②Remotty
画像出典：Remotty 主な機能
「Remotty」（リモティ）は、リモートワークのための仮想オフィスです。
パソコンのカメラ映像が2分単位で各自のアイコンに反映され、在席状況がほぼリアルタイムで把握できます。対面で仕事をするのと同様に、その日の様子が表情から読み取れるため、テレワーク中でも同僚や部下のコンディションがわかりやすく、タイムリーなフォローにつながります。
さらに、Remottyを通じたテキストメッセージの件数やテレビ会議参加回数などの定量データが可視化されるため、コミュニケーション量の個人差が把握可能です。どの社員が活発にコミュニケーションを取っているのか、モチベーションが下がっている社員はいないかなどデータから分析し、稼働調整やアドバイスに活かせるでしょう。
また、GoogleカレンダーやMicrosoft予定表など、スケジュールツールとの連動で、メンバーが今何をやっているのかもRemotty内で把握できます。
顔写真が並ぶシンプルなUIかつ必要な機能に絞り込んだツールのため、通信データ量も少なくPCへの負荷も安心です。
- 利用環境：ブラウザ／デスクトップアプリ／モバイルアプリ
- 料金：要問い合わせ
- 無料トライアル可
③NeWork
画像出典：NeWork ワンクリックで気軽に話せるオンラインワークスペース
NeWork（ニュワーク）は、会話中のメンバーやミーティング中のメンバーをグラデーションの美しいバブルで表現し、誰が誰と話しているかが可視化する仮想オフィスツールです。1on1通話の際は、話したい相手に近づくとアイコンのバブル同士がくっつき、ミーティングの際は大きな円のバブルに入ると参加できます。
また、個人のステータスを「ウェルカム」「フラット」「ゾーン」の三種類から選んで表示でき、話しかけていい状況かどうかを周囲に明示できます。
Remottyと同様、空間の背景デザインを工夫することは不可ですが、アイコン移動による直感操作と状態を把握できる機能で、効率的なコミュニケーションが可能です。
NeWorkはNTTグループが手がけるサービスのため、セキュリティ面も大きな強みと言えるでしょう。
利用の際は、20人までの無料プランで基本機能がすべて使えるため、気軽に利用開始できるのも魅力です。
- 利用環境：ブラウザ／デスクトップアプリ／モバイルアプリ
- 料金：無料～
④LIVEWORK
画像出典：LIVEWORK｜仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）
バーチャルオフィスツールのLIVEWORK（ライブワーク）は、メンバーのカメラ映像が並ぶ画面で、オフィスのようにいつでも様子がわかる仮想オフィスツールです。
オフィスで気軽に声をかけるのと同様に、ワンクリックで話したい相手と通話ができます。また、部署やプロジェクトなど任意の単位でルームを作り、スムーズな資料共有が可能です。
スペースのデザインを変えたり、アバターで動き回るような機能はありませんが、いつでもメンバーの顔が見えるため、テレワーク中でも孤立感なく仕事ができます。
- 利用環境：ブラウザ
- 料金：2,500円／10人～
- 30日間の無料トライアルあり
⑤VoicePing
画像出典：リアルタイム音声翻訳と会議の自動要約 – VoicePing 2.0
VoicePing（ボイスピング）は、リアルタイム音声翻訳と会議の自動要約ができる仮想オフィスです。メンバーの業務を効率化させる機能やマネジメント層向けの管理機能など、テレワークにおける生産性向上を目的とした機能を幅広く揃えています。
バーチャル空間上で会議を実施すると、AIにより会話内容が自動で文字起こしされ、議事録作成が効率化できます。また、プロジェクト管理機能では、プロジェクトごとにメンバーの稼働時間が可視化され予算の調整が可能です。
その他にも、英語、中国語、ベトナム語を含む40か国以上の外国語を翻訳して表示する機能や、共有画面に書き込めるホワイトボード機能などがあり、共同作業がスムーズになるでしょう。
- 利用環境：アプリ
- 料金：無料～
⑥RISA
画像出典：メタバースオフィス RISA（リサ）
メタバースオフィスのRISA（リサ）は、アバターのカスタマイズ性が高く、ステータスの選択肢も多いため、社員が自分の気分や状況を表現しやすいツールと言えます。
また、フロアのレイアウトやデザインも自由に変えられ、社内だけでなく社外からの来訪者にも、自社ならではの体験価値を与えられるでしょう。
アバター同士で身振り手振りのリアクションができ、遊び心あるコミュニケーションにより活発な会話や社内コラボレーションが期待できます。
2022年3月にはISMS（ISO27001認証）を取得しており、安全面でも評価が高いツールです。
- 利用環境：アプリ
- 料金：4,000円／1フロア～
- 2週間の無料トライアルが可能
⑦Sococo
画像出典：バーチャルオフィスSococo
Sococo（ソココ）は200以上のフロアデザインがあり、オフィスでは「執務エリア」「会議エリア」など目的別の部屋が用意されています。アバターは自分のスケジュールに合わせてフロア内を移動し、作業に集中したり会議に参加したりできます。
テレワークに必要なチャットやWeb会議などのコミュニケーション機能があるのはもちろん、近くで話すメンバーの会話が聞こえてきたり、会議室のドアをノックすると入室が許可されたりと、実際のオフィスに近い感覚で仕事が可能です。
- 利用環境：アプリ
- 料金：25,000円／10人～
- 3週間の無料トライアルが可能
⑧roundz
画像出典：ラウンズ 声のバーチャルオフィス
roundz（ラウンズ）は音声コミュニケーションに特化したツールでカメラ機能はありません。これは、テレワーク中に常時カメラONを強要することで受ける監視感を防ぎ、ストレスなく集中力を高めて仕事ができるようにするためです。
テレワークでは、画面を介して必要以上に社員のプライバシーが漏れてしまったり、性悪説に立ったマネジメントで社員がストレスを受けてしまう場合があります。
roundzを導入すれば、社員のプライバシーを守りながら、必要な時は瞬時に会話ができ、適度な距離感を維持したまま快適に仕事ができるでしょう。
通話可能かどうかのステータス表示で声をかけていいタイミングが把握でき、画面とポインタの表示を共有しながらミーティングすることも可能です。また、SlackやChatworkで呼び出し通知を受け取る設定もできます。
画面を占有しないバー表示で必要な時のみ手軽に使えるため、拘束感なく、個人作業に取り組みやすいUIです。
- 利用環境：デスクトップアプリ（ブラウザはゲストのみ利用可能）
- 料金：
- Small（5名まで）月額5,500円
- Basic（20名まで）月額16,500円
- Team（50名まで）月額40,000円
仮想オフィスツールを社内で効果的に活用するには
仮想オフィスツール導入の際は、自社の導入目的と照らし合わせ、効果が見込めそうなものを選ぶと良いでしょう。また、利用開始前に、導入の狙いや、どんな課題解決につながるのかなどを社内に展開すると、浸透しやすくなります。
既にほかのコミュニケーションツールを使用している場合は、仮想オフィスの位置づけを明確にすることが大切です。他社の導入事例などを参考に、それぞれのツールと役割を整理しましょう。
導入ステップにも工夫が必要です。全組織で一斉導入する方法もありますが、事前に無料トライアルを試したり、イベント利用や一部組織での利用など、スモールスタートから広げていくと、スムーズな場合もあります。また、基本的な使い方に慣れたら、権限を各部署に解放し、カスタマイズを楽しむのも良いでしょう。
